Vinted: Göra nyanställda framgångsrika med en Okta-baserad infrastruktur
av färdiga integrationer sparar ett års arbete med att ansluta 394 appar till SSO
timmar om året för att hantera MFA-inloggningar tack vare snabbare push-baserade faktorer och adaptiv intelligens
timmar av provisionering sparas genom integration av kundappar med Lifecycle Management på en halv dag
- Förbereda för framgång
- Sökandet efter den bästa av världar
- Automatisering för folket
- Fler användare, fler kunder, färre problem
- En arkitektur för tillväxt
Vinted, en C2C-marknad på internet för klädmode second hand, är på väg att göra second hand-mode till ditt första alternativ. Före expansionen på nya marknader 2018, behövde företaget skapa sin första riktigt omfattande plattform för identitets-och åtkomsthantering som skulle klara av tillväxten.
Vinted hade två målsättningar med sin nya IAM-lösning: att göra livet enklare för sina anställda och att förbättra företagets säkerhet i stort. Efter att ha provat några av de ledande IAM-lösningarna såg man att Oktas lösning var den enda som uppfyllde alla behov som Vinted hade i en enda plattform.
För Vinted var det nödvändigt att den nya lösningen för identitets- och åtkomsthantering skulle minska friktionen med Single Sign-On och automatiserade processer med livscykelhantering. Samtidigt hjälpte Adaptive MFA Vinted att stärka skyddet utan att skapa problem för de anställda medan Universal Directory ytterligare stärkte säkerheten genom att göra det möjligt för företaget att se och hantera alla användarnas identiteter och åtkomsträtter från ett enda ställe.
Redan tre år efter att Okta implementerades hade Vinted vuxit från 200 anställda till 800 (samt konsulter och säljare). Tack vare automatiseringen genom Okta kunde man enkelt och snabbt sköta onboarding av nyanställda och expandera sin kundtjänst som gav bästa möjliga upplevelse för kunderna. Samtidigt behövde de anställda bara komma ihåg ett enda användarnamn med ett lösenord för att enkelt och säkert komma åt verktygen som de behövde.
Vinted är redan etablerade på 15 marknader runt om i världen och planerar att expandera in på nya marknader och därmed öka sin totala bas av medlemmar. Med Okta har man byggt upp en arkitektur med en infrastruktur som klarar en sömlös uppskalning.
Jag visste att vi skulle växa snabbt men trodde inte att det skulle gå så snabbt. Det hade aldrig varit möjligt utan Okta. Det hjälpte oss att förbättra säkerheten och snabbade upp vårt grundläggande administrativa arbete."
Aidas Staškevičius, IT Area Lead, Vinted
Fördelar
- Gjorde en snabb tillväxt möjlig från 200 till över 800 anställda på bara tre år.
- Anställer 15 nya medarbetare per vecka tack vara de inbyggda automatiseringarna i Lifecycle Management med en genomsnittlig tid för onboarding som minskat från en dag till 30 minuter.
- Ger användarna tillgång till nödvändiga verktyg när de behövs och har 394 appar integrerade med Single Sign-On.
- Ger bättre support för kunder och snabb onboarding av externa konsulter.
Många har kläder i garderoben som inte längre används, men någon annan skulle kanske göra det. "Om du inte använder kläderna, sälj dem" är mottot hos Vinted, Europas största C2C-plattform på internet för second-hand-mode.
Företaget startades i Vilnius, Litauen 2008 efter en idé från två personer, Milda och Justas. Milda flyttade men kunde inte ta med sig alla sina kläder. Justas byggde en webbplats för att hjälpa henne att ge bort kläder till sina vänner. Den webbplatsen blev Vinted som idag är verksamt på 15 marknader i Europa och Nordamerika där man har över 45 miljoner medlemmar.
En annorlunda marknadsplats
Nyckeln till framgångarna för Vinted baseras i huvudsak på två faktorer enligt Aidas Staškevičius, företagets IT Area Lead. "Först och främst ville vi göra second-hand-mode till det första valet över hela världen", säger han. "Och för det andra ville vi fokusera på likasinnade. Vi letade efter personer som dalade vår värdegrund när det gäller hållbar utveckling och självförverkligande."
Men Vinted är mer än bara en återförsäljare eller en marknadsplats. Först och främst är det ett teknikföretag. Den tekniska avdelningen är företagets största och sköter grundläggande funktioner. Detta har haft en fundamental påverkan på Vinteds kultur. "Vi trivs med förändringar", säger Aidas. "Vi har alltid anpassat oss och letat efter förbättringar."
Aidas började på Vinted 2016 som företagets första IT lead. "Det fanns gott om tekniker som arbetade på produktsidan men jag anställdes för att se till att allt fungerade smidigt", säger han. "Jag skötte faktiskt ensam hela supporten!" En central del av Aidas arbete är hantering av identitet och åtkomst till de appar som företaget använder. Vinted var ett teknikinriktat nystartat företag och ville ha en smidig molnbaserad teknik men det fanns ingen katalog för användaridentiteter som täckte alla appar som personalen använde. Vid den tidpunkten var företaget tillräckligt litet för att sköta allt manuellt.
En brytpunkt i tillväxten
Men när Vinted växte så växte också Aidas arbetsbörda. År 2018 hade Vinted 200 anställda och Aidas arbetsbörda blev ohållbar genom att all administration sköttes manuellt. Ur säkerhetssynpunkt gick det inte att hålla reda på alla appar. Samtidigt kämpade många kollegor med att komma ihåg användarnamn och lösenord varje gång en ny app lades till. Det var dags att leta rätt på en heltäckande lösning för identitets- och åtkomsthantering.
För fortsatt tillväxt behövde Vinted en plattform som kunde automatisera saker som vanligen gjordes manuellt och samtidigt förbättra säkerheten utan att skapa mer krångel för användarna. Aidas hade tidigare erfarenheter av Okta och kände till deras kapacitet men han ville ändå testa andra lösningar för att se om någon annan passade bättre för Vinted. Till slut valde man ändå Okta tack vare den omfattande tjänsten.
"Våra två främsta prioriteter var enkelhet och säkerhet", säger Aidas. "Okta var den enda plattformen av de vi testade som hade allt vi önskade i ett enda paket. Det kändes nästan som trolleri."
Integration utan avbrott
Efter att Aidas valde Okta upptäckte han att det fanns färdiga SSO-integrationer för 95 % av Vinteds 394 appar. Integration av dessa utan Oktas färdiga integrationer skulle ha tagit över ett år och krävt en heltidsanställd för detta till motsvarande kostnad. Tack vare enkelheten med Okta-integrationen upptäckte Vinted ett stort antal dubbletter av abonnemang och tjänster samt t.ex. tre till fyra appar som gjorde samma sak. Detta gjorde att Vinted skapade en egen katalog över användare och appar med Oktas Universal Directory. För första gången hade då företaget en centraliserad, heltäckande lista där man kunde se vem som använde vad och hur det användes.
En av Aidas största utmaningar innan man skaffade Okta var onboarding och offboarding av anställda. Med Lifecycle Management blev detta helt automatiskt liksom provisionering för de 14 mest använda apparna såsom Google Workspace, Microsoft 365, Slack och Zoom. Samtidigt gjorde API Access Management att Vinteds tekniker kunde hantera och kontrollera företagets API:er från ett enda ställe vilket minskade krånglet och riskerna.
Före Okta var det normalt att Vinted ägnade 30 minuter för att manuellt provisionera en användare till en app. Vinteds snabba tillväxt innebar att de skulle ha behövt nyanställa för att klara av den manuella provisioneringen av användare till de centrala apparna. Men med Okta behövde Vinted inte dras med kostnaderna för 37 nyanställda som bara utförde grundläggande IT-administration såsom manuell provisionering.
Okta medförde också andra värdefulla fördelar. Ursprungligen behövde nya anställda vänta en hel arbetsdag innan de fick tillgång till sina appar. Det var visserligen relativt snabbt men när företaget växte snabbt blev den takten för app-provisionering allt svårare och till slut nära omöjlig. Med Okta är app-provisionering dag ett helt automatisk och ger Vinted en besparing på 63 000 arbetstimmar vilket motsvarar den tid som de nyanställda skulle behövt vänta på tillgång till sina appar.
"Utan Okta skulle vi behövt en till två månader per app för att bygga kopplingar för att få automatisk livscykelhantering utöver att bygga en automatiseringsmotor vilket normalt ses som ett stort projekt. Okta kunde integrera de egna apparna för livscykelhantering på en halv dag", säger Aidas.
Säkerhet och enkelhet
Med Okta har Vinted kunnat införa säkerhetsmodellen Zero Trust och samtidigt gjort det enklare för sina användare. Företaget har integrerat nästan 400 appar med Single Sign-On vilket innebär att användarna inte längre behöver komma ihåg en mängd olika användarnamn och lösenord. Det har minskat behovet av VPN och de kostnader som sammanhänger med det. Och genom användningen av Adaptive Multi-Factor Authentication som tar hänsyn till enhetscertifikat, IP-adresser och andra riskfaktorer har Vinted, utan att äventyra säkerheten, kunnat befria sina användare från att hela tiden logga in och vänta på meddelanden.
"Vi brukade använda Multi-Factor Authentication (MFA) med engångslösenord. Men vi behövde ofta skicka begäran om lösenord två gånger eftersom SMS inte kom fram första gången. Detta krångel gjorde våra användare irriterade, två SMS två gånger om dagen motsvarade 19 000 timmar per år för att svara på MFA-inloggning", förklarar Aidas.
Med Okta har tiden för MFA minskat till 375 timmar tack vare snabbare push-baserade faktorer och adaptiv intelligens. "Single Sign-On och Adaptive MFA har hjälpt oss att hitta rätt balans mellan säkerhet och användarvänlighet", säger Aidas.
En startplattform för tillväxt
När Vinted började med Okta växte företaget snabbt och fortsatte växa under de följande tre åren, från 200 anställda till över 800. Innan detta kunde det ta en hel dag att installera en nyanställd, man skickade e-post mellan HR och IT och provisionerade appar manuellt. Med Okta och helt automatiserad app-provisionering var det klart redan första dagen.
"Jag visste att vi skulle växa snabbt men trodde inte att det skulle gå så snabbt. Det hade aldrig varit möjligt utan Okta. Det hjälpte oss att förbättra vår säkerhet och att snabba upp grundläggande administration", säger Aidas.
Okta har inte bara förbättrat tillvaron för Aidas och IT-teamet, det har gjort allt arbete på Vinted mycket enklare. Företaget har integrerat 394 appar med Single Sign-On vilket gör att användare kommer åt nödvändiga verktyg mycket enklare. "Jag säger till personalen att det är för deras skull vi har Okta, inte min. Allt handlar om enkelhet", säger Aidas. "Jag målade upp en vision för dem där ett enda användarnamn med lösenord behövdes för att komma åt allt man behövde. Och det är vad Okta gav oss."
Det strömlinjeformade arbetsflödet gör att Vinteds heltidsanställda har kunnat fokusera sina resurser på huvudfrågorna, expansion av verksamheten och optimering av kundupplevelser. Samtidigt har Okta gjort det möjligt för företaget att snabbt ta in konsulter för att de 37 miljoner Vinted-medlemmarna för bra support.
"Under de senaste tre åren har vi kunnat ge våra kunder allt snabbare och bättre support", säger Aidas. "Detta beror på att vi har kunnat snabba upp onboarding av supportpersonal. Det är ett direkt resultat av vårt samarbete med Okta."
Men berättelsen om Vinted och Okta är inte slut utan fortsätter att leta efter nya förbättringar. Företaget arbetar för närvarande med att göra HR-plattformen Workday till den enda källan för HR och lönelistor. Integration av Workday med Okta kommer att strömlinjeforma verksamheten ytterligare och driva på effektiviseringen. Det kommer att kräva hjälp från Okta. Efter uppköpet av det Nederländska företaget United Wardrobe och lanseringen i Italien i slutet av 2020 så ligger tyngdpunkten på expansion.
"Med Okta har vi byggt en arkitektur för tillväxt", säger Aidas. "Vi vet vart vi är på väg och vi vet hur vi ska komma dit".
