Tibber: Möjliggör att en snabbt växande personal hjälper kunder att sänka sina energikostnader

Energiförsörjningen blir en allt mer laddad fråga. Just nu kämpar många länder med att få grepp om de stora förändringarna som påverkar landskapet för energidistribution. Farhågorna gäller allt från långsiktiga överväganden som energiproduktionens miljöpåverkan och hållbarhet till den senaste tidens spänningar kring energisäkerhet och prissättning. Tibber grundades 2017 av två tidigare anställda inom energibranschen med målet att göra sig av med allt ”som är dåligt, orättvist och irriterande med en bransch som har fastnat i det förflutna”. Tibber köper upp den billigaste elen som finns tillgänglig timme för timme och levererar till sina kunder samtidigt som de erbjuder smart teknik som kan hjälpa till att sänka energianvändningen och i sin tur kostnaderna – oavsett om det handlar om att ladda elfordon över natten när priserna är mer konkurrenskraftiga eller att göra det möjligt att övervaka hushållsförbrukning i realtid för att öka effektiviteten.

Tibbers programsvit med digitala verktyg påverkade snabbt marknaden när den lanserades i hemlandet Sverige och företagets popularitet gjorde att de snart expanderade till Norge, Tyskland och Nederländerna – marknader som såg företaget bli en stor aktör nästan över natten. Men framgången ledde snart till utmaningar när det gällde att hantera en växande arbetskraft. Tibber var ett molnbaserat uppstartsföretag med ett digitalt fokus och har fortsatt att arbeta med det tänkesättet. De visste att de behövde en IAM-leverantör (Identity and Access Management) som var skalbar och kunde växa tillsammans med företaget. Jon Westholm, Tibbers säkerhetschef, har varit den drivande kraften på den här på fronten och beskriver sig själv som en ”lone ranger” som hanterar IT-säkerhet och -drift för hela Tibber-gruppen.

Jon hade arbetat med Okta på ett tidigare jobb och säger att han var imponerad av IAM-plattformens kapacitet. På Tibber möttes han av en vilja att utmana och ifrågasätta ”de vanliga rutinerna”. En del ögonbryn höjdes när han föreslog en Enterprise-lösning från Okta för att standardisera och optimera hanteringen av användarlivscykeln – säkerligen skulle detta Okta-initiativ ta kål på kreativiteten och självstyret hos Tibbers medarbetare? Men oron var kortlivad.

”Vi valde Okta eftersom jag av erfarenhet visste att det kunde både stärka vår säkerhet på Tibber och göra våra processer mer effektiva, utan att öka min arbetsbelastning”, säger Jon. ”Det gjorde att jag kunde fortsätta att fokusera min tid och energi där den behövdes som mest. Att utforma och skapa en hel IT-avdelning hade aldrig varit en prioritet, så det blev mitt jobb att skala upp vår tekniska infrastruktur för hela verksamheten på egen hand.”

Ett samarbete med Advania var nyckeln till snabb driftsättning

När Jon hade övertygat Tibbers ursprungliga team, de första 50 medarbetarna, och andra beslutsfattare på högre nivå om fördelarna med att anta Okta var han angelägen att komma igång snabbt. Han arbetade med IT-specialisten Advania och tog hjälp av organisationens Stockholmsbaserade team med certifierade Okta-specialister för att driva projektet framåt och få strategiskt stöd. Tack vare denna hjälp kunde Jon utforma, skapa och driftsätta en Okta-infrastruktur som var lämplig för hela Tibbers organisation på bara en och en halv månad.

”Vår uppstartsmentalitet innebär att tid till marknad är avgörande hos Tibber”, tillägger Jon. ”Advania hjälpte mig att komma igång med projektet och leverera så snabbt och effektivt som möjligt. Det strategiska stödet och kvaliteten hos deras tjänster är oöverträffad. Och allt var tillgängligt på mitt modersmål.”

Automatisering av rutinprocesser för att öka effektiviteten

Jon började på Tibber i januari 2022 och såg företaget växa från 150 till cirka 300 medarbetare på bara ett år. Med en så snabbt växande personalstyrka var en av Jons första prioriteringar att integrera Okta med Tibbers personalavdelning.

Inte långt innan Jon påbörjade Okta-implementeringen hade företaget börjat använda Hibob för HR-hantering. Därför var det logiskt för företaget att använda Hibob som sin enda källa för personalhantering och att integrera med Oktasfunktioner för HR-driven IT-provisionering. Innan Okta-integreringen låg behörigheten, och därmed ansvaret, att svara på meddelanden från Slack och skapa användare i IT-systemet när en förfrågan kom från personalavdelningen hos någon i det ursprungliga teamet på 50 medarbetare. Det tog bara 15 minuter per användare att utföra arbetsuppgiften men beroende på när begäran sågs kunde det ofta dröja en hel dag innan uppgiften utfördes och det var långt ifrån ett exempel på bästa praxis.

Med Okta Workflows kan personalavdelningen starta en process som automatiskt skapar ett nytt konto och skickar ut ett välkomstnyhetsbrev från Tibber till den nya användaren med frågor om vilka inställningar de vill ha. En vecka innan startdatumet meddelar Okta Workflows chefen om den nya medarbetaren samt skickar ut e-postmeddelanden för onboarding och etablerar den nya användaren automatiskt.

Okta integrerades med Hibob för en synkronisering av läs- och skrivbehörigheter på båda hållen på mindre än 50 minuter med en multi-master-relation och kunde nu skapa nya IT-användare helt utan manuell input. Detta friade upp 38 timmar av manuellt arbete för personalen som hade behörighet att etablera nya användare och ungefär 1 200 timmar, eller 36 000 USD i lönekostnader, som spenderades på nya medarbetare som väntade på åtkomst till IT-system under den första arbetsdagen. Om Tibber hade valt att integrera sina IT- och HR-system för att uppnå samma fördel utan Okta skulle ett mycket större projekt krävts för att koda ett specialanpassat system för integreringen. Kostnaden för driftsättning och hantering av en sådan anpassad etableringslösning kan ofta ligga på runt 384 000 USD med ytterligare kostnader för maskinvara och support.

Innan Okta implementerades saknade Jon transparens kring rutinmässiga IT-händelser som nyanställningar, förflyttningar och avslutade anställningar (JML) men även andra IT-händelser som till exempel tillhandahållandet av ett 20-tal birthright-appar för nyanställda och att IT-åtkomsten för medarbetare som lämnar företaget togs bort vid en lämplig tidpunkt.

Utan formella processer på plats saknade dessa uppgifter ansvariga och tillsyn. Nyanställda begärde åtkomst till appar de behövde via en dedikerad Slack-kanal. Detta kunde ta upp runt 15 minuter av någon annans fullspäckade schema för varje ny användare. Detta innebar också att nyanställda inte alltid hade tillgång till verktygen de behövde för att göra sina jobb eller att de var tvungna att göra ytterligare förfrågningar om appar som var specifika för deras roll. Det låter kanske inte som mycket tid, men med tanke på att företaget har växt till mer än dubbelt så stort under 2022 blir det snart rätt många timmar.

Tibber hade 20 birthright-appar för alla nyanställda. Innan Okta-implementeringen tog det 15 minuter per app att skapa åtkomst för en användare. Okta har automatiserat etablering och avetablering för alla 20 birthright-appar som Tibber kräver, vilket sparar 750 timmar eller 29 000 GBP i personalkostnader för att utföra uppgifter som nu är automatiserade, bara för nyanställningar. Det innebär att alla nya medarbetare har de program de behöver redan från dag ett. Det tog bara 15 minuter att integrera apparna för LCM med Okta, tack vare Oktas integrationsnätverk med förbyggda integreringar. Utan ett sådant nätverk kan integreringen av en app för livscykelhantering kräva specialanpassade integreringar. Detta kan ta upp till en månad och för de 40 appar som Tibber har integrerat hittills kan det betyda kostnader på upp till 133 000 USD.

När Jon började på Tibber identifierade han ett glapp mellan IT-driften och hans huvudsakliga ansvarsområde – informationssäkerhet. Detta tvingade honom att ta ett större ansvar, men han visste att han inte skulle ha tid att utföra allt arbete manuellt. Okta är anslutet till Hibob och alla ändringar som görs av en användares information i företagets HR-system kommuniceras nu automatiskt till Okta och synkroniseras sedan mellan program. Det innebär att Oktas Oktas livscykelhantering kan automatisera många JML och andra uppgifter som tidigare hanterades ad hoc. Företaget har för närvarande över 100 appar som körs i Okta vilket ger en tredjedel av dem SCIM-funktioner. Med hjälp av Universal Directory kunde Jon även skapa en enkel vy över alla företagets användare och identitetskällor. Detta var särskilt viktigt när företagets serie-C finansiering kom eftersom det gav investerarna tryggheten att veta att Tibber planerade att förbli säkerhetskompatibla när företaget växte.

Stärkte säkerheten och levererade smidiga användarupplevelser 

Jon var också snabb med att dra nytta av Oktas säkerhetsfördelar genom att integrera Single Sign-On för 50 appar på en och en halv månad. 80 % av dessa appar hade redan förintegrerats med Oktas integreringsnätverk. Med ett ypperligt DevOps-team till hands tog det inte lång tid för Tibber att ta hand om de återstående 20 procenten. De flesta integrerades med hjälp av Oktas integreringsguide som utförde processen på bara några minuter och för en mindre uppsättning helt självbyggda anpassade appar tog det mindre än en timme. Tibber sparade oerhört mycket tid och pengar med Okta genom att inte behöva integrera sina appar manuellt.

För slutanvändare möjliggjorde detta även en sömlös, enhetlig identitet som ger dem tillgång till alla Tibber-verktyg som de behöver under hela sitt arbetsliv.

Multi-Factor Authentication infördes, något som ytterligare stärkte Tibbers cybersäkerhet. Innan Tibber arbetade med Okta förlitade de sig på eventuella ytterligare autentiseringsmetoder som ingick som standard för apparna. Nu är alla 50 av deras appar skyddade utan att skapa mer arbete för en medarbetare med ett redan hektiskt schema. Ungefär hälften av de anställda på Tibber använder Okta Verify som ytterligare identitetsautentiseringsfaktor. Policyer som IP-zoner, hanterade enheter och Impossible travel (Omöjlig resa) ger sammanhangsbaserad information som säkerställer att personalen endast uppmanas att autentisera sin identitet när det är absolut nödvändigt.

Det här smartare och modernare sättet att säkerställa säkerhet förbättrar också användarupplevelsen avsevärt. Om Tibber hade använt MFA vid varje autentisering på appnivå innan SSO implementerades hade det genererat 50 kontroller per användare per vecka och medarbetare kommer alltså behöva lägga 45 sekunder varje tillfälle för att svara på ett engångslösenord via sms. Det är 9 375 timmar per år som läggs på att svara på säkerhetsuppmaningar. Med Okta har Tibber lyckats spara 90 % av den tid som tidigare hade lagts på MFA, eller med andra ord 256 370 USD i genomsnittliga lönekostnader. Detta har uppnåtts genom att använda en kombination av policyer för att ta bort uppmaningar som baseras på säkerhetstillstånd samt avsevärt snabbare push-förfrågningar i Okta Verify.  

Ligg ett steg före med ständig innovation 

Tibber har kommit långt på en mycket kort tid, både som företag och på sin resa med Okta. Med blicken fast förankrad i framtiden letar Tibber alltid efter nästa möjlighet för utveckling. När det gäller IAM har Jon utforskat potentialen hos Okta Workflows för att ytterligare förenkla och automatisera identitetscentrerade processer i stor skala. Jon använder redan ett arbetsflöde för registrering av slutanvändare som säkerställer att nya användarkonton aktiveras en vecka före startdatumet. Det innebär att nyanställda kan komma åt sin e-postinkorg omedelbart, vilket i sin tur ger dem ett försprång när det gäller att sätta sig in i sin nya roll. I framtiden säger Jon att han kommer att utforska kraften hos LCM-automation ytterligare för den här typen av vardagliga processer. 

”Okta är vår identitetsninja, tyst och snabbt löser den alla våra utmaningar och gör varje dag enklare, både för mig och för Tibber”, tillägger Jon. ”Men om du frågade några av våra medarbetare om Okta skulle de förmodligen inte ha så mycket att säga. Vi har integrerat Okta smidigt så att från användarens perspektiv är upplevelsen helt Tibber-varumärkt.”