Oxfam: Använder Okta för att hålla kontakt mellan appar (och personer)

Upprop för samarbete

Visste du att världens åtta rikaste personer äger lika mycket som de 3,6 miljarder fattigaste? Respekterade ideella organisationen Oxfam International är fullt medveten om fattigdom och sjukdomar som plågar stora delar av världens befolkning, och arbetar hårt för att de ska upphöra.

Oxfam är en konfederation av 20 olika organisationer och får styrka genom sin storlek. Men när dessa organisationer arbetar i 92 olika länder (överallt från Jemen till Brasilien och Kiribati) så kan det vara svårt att föra personer samman för att dela information och idéer.

Oberoende av vilka enskilda projekt dessa organisationer arbetar med och var de gör det så jobbar alla mot ett gemensamt mål, att utradera fattigdom genom att ta itu med ojämlikhet, diskriminering och ojämlik tillgång till resurser såsom mat, vatten och ett rimligt arbete. Men traditionella geografiska och organisatoriska gränser gör det svårt för alla att samarbeta, särskilt då alla 20 organisationer använder sina egna katalogtjänster (AD) utan federation.

År 2014 började Oxfam att titta närmare på problemet med kommunikation. Det var inte bara det att Oxfam ville underlätta samarbetet med sina organisationer, målet var även att höja produktivitet och säkerhet för IT vilket slutligen skulle få alla donationer att räcka längre.

"För en tid sedan kände vi att vi kunde maximera effektiviteten av de pengar som kom in, och detta är mycket mycket viktigt, genom att använda delade tjänster", säger chefen för global information Michael Duggan. "Givetvis är dessa delade tjänster kraftigt teknikberoende och detta ledde till insikten att vi behövde leverera delade IT-tjänster till alla 20 enskilda organisationer som alla använde sin egen teknik."

För Duggan var molnet givetvis Oxfams nästa steg för att nå nya nivåer av smidighet och effektivitet. Men säkerheten var också ett bekymmer. "I en värld där 90 % av alla säkerhetshot faktiskt är interna och tycks komma från anställda eller personer som getts tillgång till våra system", säger Duggan, "så behövde vi ha en kraftfull lösning som hanterar identiteter."

Uppackning av Box

Oxfam tog först itu med fildelningen, vilket löstes med Box. Men innan den sjösattes ville IT-teamet ha en identitetslösning på plats. "Vi behövde något som gjorde att vi snabbt, enkelt och säkert kunde ansluta de 20 oberoende organisationerna till en central källa för hantering av identiteter", säger Duggan. "Och den måste fungera tillsammans med nuvarande katalogtjänster och våra processer."

"Det fanns ett mindre antal produkter som hade integrationer med Box så vi tittade på tre produkter", lägger Grant Holton Picard, Oxfams företagsarkitekt till. "Oktas lösning verkade perfekt för oss; den uppfyllde våra krav och vi trodde att vi ganska snabbt skulle komma igång med den."

Efter att vi valt Okta Single Sign-On, Lifecycle Management och Universal Directory implementerade Oxfam Box och Okta tillsammans och startade med ett litet pilotprojekt med ungefär 90 användare i Sydafrika. Fem Oxfam-organisationer av olika storlek kördes då i landet (fyra med Active Directory och en utan) så det var ett idealiskt ställe att testa de nya IT-lösningarna. Pilotprojektet gav också Oxfam en chans att bekanta sig med utplaceringsprocessen innan den användes för fler användare.

Oxfam fick också hjälp av initiativet Okta for Good som utformats för ideella organisationer. "Du kan testa Okta utan att vara bunden till kommersiella kontrakt men ändå få support. Och supportpersonalen var otroligt hjälpsam och mycket vänlig", säger Holton Picard.

Holton Picard var särskilt imponerad av supportteamets svarstider. "Inom någon timme eller två fick vi alltid svaret att de hade tagit emot en förfrågan. Och när teknikerna arbetade med de svåraste utmaningarna jobbade de hårt för att lösa dem."

En uppkopplad personal

"När vi skalade upp Box och tjänsterna fungerade kunde vi gå vidare ganska snabbt med nya produkter när de dök upp", säger Holton Picard. Oxfams IT-team började med Workplace by Facebook, och sedan den först hade presenterats som en idé så tog det bara sex månader till att appen var helt utplacerad.

Oxfam skapade också det Drupal-baserade intranätet Compass. Denna gång kunde den inte anslutas till Okta med en färdig koppling men Oktas API-kapacitet räddade situationen. Det gjorde att Oxfam kunde göra nödvändig utveckling för att provisionera ut användarna från sina AD via Okta och in i Compass.

Oxfam slutförde detta med ServiceNow, en app som redan användes av en av de största organisationerna, Oxfam Great Britain. Med ServiceNow-anslutningen i Okta kunde man snabbt föra ut appen till alla andra.

Nu kunde man för första gången i Oxfams historia erbjuda tjänster till personalen utan att vara begränsad av geografiska eller organisatoriska gränser. Och för första gången kunde de komma åt tjänsterna som med hjälp av sin lokala identitet.

Från ett IT-perspektiv var det bästa med Okta att vi enkelt kan provisionera och deprovisionera våra användarkonton, både till Okta och till etablerade tjänster.

"Från ett IT-perspektiv var det bästa med Okta att vi enkelt kan provisionera och deprovisionera våra användarkonton, både till Okta och till etablerade tjänster", säger Duggan. "Det är automatiskt så vi kan snabbt ta in konton i systemet och få personerna i arbete. Dessutom kan vi enkelt ta bort deras tillgång till systemet när de lämnar organisationen. Och det är helt fantastiskt. Det minskade verkligen onödigt jobb och behöll samtidigt säkerheten."

Se framåt

Givetvis är Oxfam inte färdiga än. Nu när det har blivit enklare för alla användare i de olika organisationerna att vara uppkopplade så vill man att partners, supporters och frivilliga ska få tillgång till vissa delar av sin Digital Workplace-stack med Okta som identitetsbaserat åtkomstskikt.

"Vårt mål är att tillhandahålla en digital identitet till alla deltagare i våra program", säger Duggan. "I en värld där fler har tillgång till Internet än till rent vatten, kommer det att utgöra mekanismen för effektivare programmering, oavsett om detta sker genom elektroniska pengar eller genom prestandafeedback från programdeltagare så att vi kan bli ett bättre, mer lyhört Oxfam."

Duggan ser tekniksektorn som värdefulla partners inför dessa nästa steg.

"Oxfam är en av de största ideella organisationerna i världen", säger han. "Men vi har 5 800 partners som arbetar i länder där vi placerat ut våra program. Jag tror att det är helt nödvändigt att dessa organisationer får tillgång till teknik och verktyg som hjälper dem att öka sin betydelse. Jag är verkligen förväntansfull på Okta och tekniksektorns pågående engagemang för att ge dessa tekniska lösningar till våra kraftigt resursbegränsade partners."

Om Oxfam International

Oxfam International är världsledande när det gäller katastrofbistånd och implementerar långsiktiga utvecklingsprogram i sårbara samhällen. De är en del av en global rörelse för att stoppa orättfärdiga handelsregler, kräva bättre tjänster för hälsa och utbildning för alla och bekämpa klimatförändringar.