Oxfam: apps (en mensen) met elkaar verbinden met hulp van Okta

Een oproep tot samenwerking

Wist u dat de acht rijkste mensen ter wereld evenveel bezitten als de armste 3,6 miljard mensen? De gerespecteerde non-profitorganisatie Oxfam International weet dit maar al te goed en zet zich volledig in om de armoede uit te bannen die zo'n groot deel van de wereldbevolking zo zwaar treft.

Als confederatie van 20 verschillende gelieerde organisaties kan Oxfam de krachten bundelen om meer te bereiken. Maar als die gelieerde organisaties in 92 verschillende landen werken (van Jemen tot Brazilië tot Kiribati) is het vaak moeilijk om informatie en ideeën met elkaar uit te delen.

Aan welk individueel project en op welke locatie deze gelieerde organisaties ook werken, alles staat in het teken van het gemeenschappelijke doel om armoede uit te bannen door ongelijkheid, discriminatie en oneerlijke toegang tot voedsel, water en arbeid aan te pakken. Helaas is het als gevolg van traditionele geografische en organisatorische grenzen moeilijk om samen te werken, vooral omdat elke gelieerde organisatie een eigen Active Directory heeft en federation niet wordt ondersteund.

In 2014 besloot Oxfam een oplossing voor het communicatieprobleem te zoeken. Gelieerde organisaties moesten niet alleen eenvoudiger kunnen samenwerken, maar de IT-productiviteit en -security moesten ook worden verbeterd. En dat zou er uiteindelijk toe leiden dat het geld van donateurs nog beter werd besteed.

"We hadden al een tijdje het idee dat we meer uit het donateursgeld (wat zeer belangrijk voor ons is) konden halen door gedeelde services te gaan gebruiken", zegt Global Chief Information Officer Michael Duggan. "Maar gedeelde IT-services zijn natuurlijk grotendeels afhankelijk van technologie en die services moesten ook nog eens aan 20 unieke organisaties met unieke technologiestacks worden geleverd."

Duggan was van mening dat de cloud de volgende logische stap moest zijn om de flexibiliteit en effectiviteit van Oxfam naar een hoger niveau te tillen. Maar de beveiliging was ook een punt van zorg. "In een wereld waarin 90% van alle securitydreigingen een interne oorzaak heeft, die vaak naar werknemers of gebruikers met toegang tot de systemen kan worden teruggeleid, is het van het grootste belang dat er een zeer krachtige identity management-oplossing wordt geïmplementeerd", aldus Duggan.

Box uitpakken

Oxfam nam eerst het probleem met het delen van bestanden onder handen. Dat kon vrij snel worden opgelost met behulp van Box. Maar het IT-team wilde Box pas uitrollen nadat er een identity-oplossing was geïmplementeerd. Duggan: "We hadden een oplossing nodig waarmee we snel, eenvoudig en veilig 20 onafhankelijke directory's aan een centrale identity management-source konden koppelen. En die met onze huidige Active Directory-omgeving en onze processen kon samenwerken".

"Er waren maar een paar producten die native integraties met Box hadden, dus namen we er drie onder de loep", voegt Grant Holton Picard, Enterprise Architect bij Oxfam toe. "Okta sprong er uit, omdat het aan onze vereisten voldeed en waarschijnlijk snel klaar voor gebruik zou zijn."

Oxfam koos voor Okta Single Sign-On, Lifecycle Management en Universal Directory en besloot daarna Box en Okta samen uit te rollen, te beginnen met een kleine pilot van zo'n 90 gebruikers in Zuid-Afrika. Zuid-Afrika was de ideale plek om de nieuwe IT-oplossingen uit te testen, omdat Oxfam daar op dat moment vijf gelieerde organisaties van verschillende omvang had (vier met Active Directory en één zonder). Door eerst een pilot te houden, kon Oxfam de implementatieprocessen alvast onder de knie krijgen voordat de oplossing naar meer gebruikers werd uitgerold.

Oxfam kwam ook in aanmerking voor het Okta for Good-initiatief dat speciaal voor non-profitorganisaties is opgezet. "Via dit initiatief kunnen organisaties Okta uitproberen zonder meteen een commercieel contract aan te gaan, terwijl ze wel toegang tot ondersteuning hebben. En de ondersteuningsmedewerkers waren ongelooflijk vriendelijk en behulpzaam", vertelt Holton Picard.

Hij was vooral onder de indruk van de snelheid waarmee het ondersteuningsteam reageerde. "We kregen altijd binnen een paar uur de bevestiging dat een verzoek in behandeling was genomen. En als de technici een zeer lastig probleem tegenkwamen, gingen ze net zo lang door tot alles was opgelost."

Verbonden werknemers

"Nadat Box was opgeschaald en de services goed werkten, konden we snel verder met de andere nieuwe producten", vertelt Holton Picard. Het IT-team van Oxfam begon met Workplace van Facebook. Achteraf bekeken zat er slechts zes maanden tussen het moment dat het idee werd geopperd en het moment waarop de app volledig was geïmplementeerd.

Oxfam zette ook een op Drupal gebaseerd intranet op, Compass genaamd. Deze keer was er geen kant-en-klare connector om verbinding met Okta te maken, maar de API's van Okta boden uitkomst. Zo kon Oxfam toch de developmenttaken uitvoeren die nodig waren om gebruikers vanuit hun Active Directory, via Okta, naar Compass over te brengen.

Oxfam sloot het hele project af met ServiceNow, een app die al werd gebruikt door Oxfam Great Britain, een van de grotere gelieerde organisaties. Via de ServiceNow-connector in Okta kon de app snel naar de andere worden uitgerold.

Toen kon Oxfam voor het eerst services aan werknemers bieden zonder dat geografische of organisatorische grenzen beperkingen opwierpen. En het was ook de eerste keer dat de werknemers via hun lokale identity toegang tot die services konden krijgen.

Vanuit de IT gezien, is het mooiste van Okta de eenvoudige provisioning en deprovisioning van onze gebruikersaccounts, zowel bij Okta als bij de bestaande services.

"Vanuit de IT gezien, is het mooiste van Okta de eenvoudige provisioning en deprovisioning van onze gebruikersaccounts, zowel bij Okta als bij de bestaande services", aldus Duggan. "Omdat het geautomatiseerd is, kunnen we moeiteloos accounts aan het systeem toevoegen om mensen snel op weg te helpen. En we kunnen hun bevoegdheden ook gemakkelijk weer intrekken wanneer ze de organisatie verlaten. En dat is gewoon fantastisch. Onze overhead is fors gedaald en de beveiliging is optimaal."

Een blik op de toekomst

Oxfam is natuurlijk nog niet klaar. Nu de gebruikers van de gelieerde organisaties makkelijker met elkaar in verbinding kunnen blijven, wil de organisatie ook partners, donateurs en vrijwilligers toegang tot bepaalde delen van hun Digital Workplace-stack geven. Hierbij zou Okta als identity access-laag kunnen worden gebruikt.

"Uiteindelijk willen we iedere deelnemer aan ons programma een digitale identity geven", zegt Duggan. "In een wereld waarin meer mensen toegang tot internet dan tot schoon drinkwater hebben, biedt dat allerlei mogelijkheden om de effectiviteit van onze programma's te verhogen, bijvoorbeeld via elektronisch geld of via feedback van deelnemers aan programma's. Zo kunnen we van Oxfam een betere organisatie maken die sneller en flexibeler op ontwikkelingen inspeelt."

Duggan ziet de technologycommunity als een waardevolle partner bij het zetten van deze volgende stappen.

"Oxfam is een van de grootste NGO's ter wereld", zegt hij. "Maar we werken wel met 5800 partners die actief zijn in de landen waar we onze programma's uitvoeren. Naar mijn mening is het van cruciaal belang dat deze organisaties toegang krijgen tot de technologieën en tools waarmee ze hun impact kunnen verhogen. Ik ben erg enthousiast over Okta en de voortdurende inzet van de technologiecommunity om onze partners, die heel weinig middelen tot hun beschikking hebben, toegang tot deze technologieoplossingen te geven."

Over Oxfam International

Oxfam International is wereldleider op het gebied van noodhulp en voert langlopende ontwikkelingsprogramma's in kwetsbare gemeenschappen uit. De organisatie maakt deel uit van een wereldwijde beweging die strijdt voor eerlijke handelspraktijken, betere gezondsheids- en onderwijsvoorzieningen voor iedereen, en een ambitieuze aanpak van de klimaatverandering.