EG Group: werknemers en klanten beschermen en essentiële services blijven leveren met Okta
gebruiken Okta en vertrouwen op SSO en MFA om veilig toegang tot werkapplicaties te krijgen
gebruiken SSO en MFA om frictieloos toegang tot nieuwe gezondheids- en veiligheidsinformatie te krijgen
dankzij Okta's eerste verdedigingslinie in de vorm van identity en access management
- Nieuwe manieren om gezondheid en veiligheid te waarborgen
- Okta inschakelen voor eenvoud en innovatie
- Essentiële services veilig blijven leveren
- Naadloos van 6000 naar 12.000 locaties
- De verwachtingen van klanten blijven overtreffen
EG Group is een conglomeraat van tankstations en gemakswinkels die op 6000 locaties in 10 verschillende landen actief is en 55.000 medewerkers in dienst heeft. De organisatie heeft altijd veel aandacht besteed aan gezondheid en veiligheid op zijn wereldwijde locaties om het welzijn van werknemers en klanten zo goed mogelijk te waarborgen. Maar toen de pandemie uitbrak moesten ze hun processen opnieuw vormgeven en ervoor zorgen dat remote werknemers toegang tot actuele informatie kregen.
Het wereldwijde IT-team van EG Group stippelde een strategie uit om de processen te vereenvoudigen, remote werknemers en partners snel van informatie te voorzien, en remote werknemers veilig toegang te bieden tot de applicaties die ze nodig hadden om hun werk te doen. EG Group schakelde vervolgens Okta in om deze ingrijpende veranderingen met de juiste oplossingen in goede banen te leiden.
De continuïteit van de informatiestroom was cruciaal om de services van EG Group te blijven leveren en de nieuwe processen uit te rollen. Daarom werd Universal Directory geïmplementeerd als primaire repository van user identities om de verschillende gebruikersgroepen, zoals werknemers en externe partners, remote te beheren en te ondersteunen. EG Group bood zijn gebruikers via single sign-on en adaptieve multi-factor authenticatie toegang tot de tools en informatie van de organisatie nadat hun identities op een veilige en gebruikersvriendelijke manier waren geverifieerd.
Toen de medewerkers van EG Group in 2020 als gevolg van de pandemie remote gingen werken, had de organisatie van de ene op de andere dag geen 6000 locaties maar 12.000 locaties. En elke nieuwe locatie moest remote werken ondersteunen. "Door Okta te integreren met belangrijke samenwerkingstools, zoals Zoom en SAP Analytics Cloud, kon het wereldwijde IT-team van EG Group werknemers en partners ondersteunen met een geautomatiseerd identity-verificatieproces en een frictieloze user experience. Zo werden de efficiëntie en security gewaarborgd terwijl iedereen zich zo goed mogelijk aan de nieuwe manier van werken probeerde aan te passen.
In 2020 was het vanwege de pandemie belangrijk dat mensen minder in contact kwamen met fysieke objecten. Dat was voor EG Group de reden om een app te ontwikkelen waarmee klanten brandstof en gemaksproducten kunnen kopen, zodat het aantal fysieke contactmomenten wordt verminderd en sommige transacties zelfs helemaal contactloos kunnen worden uitgevoerd. Dankzij de customer identity-oplossingen van Okta kan de EG Group maximale security bieden en nieuwe services blijven uitrollen om klanten in de toekomst nog beter van dienst te zijn.
"We hadden onze IT-strategie voor het remote ondersteunen van werknemers in drie categorieën verdeeld: onze processen vereenvoudigen, de toegang tot al onze applicaties beveiligen, en werknemers de mogelijkheid bieden om naadloos en snel toegang tot nieuwe informatie te krijgen. We waren het er al snel over eens dat Okta de beste tool voor al deze categorieën was."
Graham Billsborough, CIO, EG Group
Het begon allemaal in 2001 toen de broers Mohsin en Zuber Issa een tankstation openden in Greater Manchester en zich tot doel stelden de verwachtingen van klanten op het gebied van gemak en kwaliteit te overtreffen. Twintig jaar later hebben ze nog steeds hetzelfde doel voor ogen. Maar de organisatie van de broers is wel ingrijpend veranderd. Vandaag de dag is het een imperium, EG Group genaamd, met tankstations en gemakswinkels op meer dan 6000 locaties in 10 landen. EG Group werkt samen met bekende retail- en gemaksmerken, en heeft wereldwijd 55.000 mensen in dienst om eersteklas services te leveren op het gebied van brandstof, gemak, eten en drinken. Van oudsher onderhoudt de organisatie nauwe contacten met klanten en belanghebbenden. Maar toen in 2020 de coronacrisis uitbrak, zag EG Group zich gedwongen om zijn processen in een andere vorm te gieten.
Terwijl landen geleidelijk nieuwe lockdownmaatregelen invoerden om hun burgers te beschermen tegen het virus, werd het voor EG Group steeds belangrijker om de continuïteit van hun essentiële services te behouden. "Al onze locaties werden regelmatig bezocht door arboteams om actuele informatie te verstrekken en medewerkers te trainen. Maar toen de pandemie uitbrak, moesten we deze bezoeken staken om de kans op verspreiding van het virus onder onze werknemers en klanten tot een minimum te beperken", aldus Graham Billsborough, CIO bij EG Group.
"Ambulances konden bij ons tanken, gezondheidswerkers kregen gratis koffie en al onze winkels bleven open voor mensen die voor hun eerste levensbehoeften van ons afhankelijk waren", herinnert Graham zich. Het team van Graham, dat vanuit het hoofdkantoor in het VK toezicht houdt op de wereldwijde IT-strategie van EG Group, moest een oplossing zien te vinden om veilig, snel en op afstand informatie te verstrekken aan werknemers, partners en klanten. De organisatie wendde zich tot Okta voor hulp.
"We hadden onze IT-strategie voor het remote ondersteunen van werknemers in drie categorieën verdeeld: onze processen vereenvoudigen, de toegang tot al onze applicaties beveiligen, en werknemers de mogelijkheid bieden om naadloos en snel toegang tot nieuwe informatie te krijgen. We waren het er al snel over eens dat Okta de beste tool voor al deze categorieën was", vertelt Graham.
Essentiële services veilig en betrouwbaar blijven leveren
De continuïteit van de informatiestroom was cruciaal om de services van EG Group te blijven leveren en nieuwe processen uit te rollen. Daarom wilde EG Group er allereerst voor zorgen dat de remote communicatie tussen teams effectief en veilig kon plaatsvinden. Hiervoor moest de organisatie voor elk land afzonderlijk verschillende maatregelen invoeren om de nieuwe processen nauwkeurig op de lokale eisen af te stemmen.
In Duitsland begon EG Group bijvoorbeeld met het bouwen van intranetsites voor al zijn winkels, zodat alle werknemers en de duizenden relevante externe partners op veilige wijze toegang konden krijgen tot informatie over nieuwe processen en veiligheidsmaatregelen. Aangezien dit meestal vertrouwelijke bedrijfsinformatie betreft, moest EG Group volledig inzicht en controle hebben over de toegangsrechten van gebruikers die de informatie wilden inzien. EG Group koos Okta Universal Directory als repository van user identities en om verschillende toegangsrechten voor verschillende gebruikersgroepen in te stellen. Vervolgens werden de intranetsites geïntegreerd met single sign-on en adaptieve multi-factor authenticatie, zodat belanghebbenden toegang tot die sites konden krijgen nadat ze hun identiteit op een veilige en gebruiksvriendelijke manier hadden laten verifiëren.
Graham legt uit: "Okta speelde een belangrijke rol bij het snel beschikbaar stellen van onze trainingsinformatie aan duizenden werknemers, organisaties van derden en externe zakenpartners. En Okta zorgt er als eerste verdedigingslinie voor dat de systemen alleen worden gebruikt door mensen die daadwerkelijk toegang tot de systemen mogen hebben. Niemand meer en niemand minder.Sinds deze ingrijpende veranderingen zijn doorgevoerd hebben we nog nooit een datalek gehad. En dat is een eerste vereiste om onze essentiële services te kunnen blijven leveren".
Wereldwijd was de continuïteit van de informatiestroom ook essentieel voor de managementteams die erop moesten toezien dat EG Group zijn klanten kon blijven bedienen zonder dat de kosten te hoog zouden oplopen. EG Group gebruikt de SAP Analytics Cloud-oplossing om data over belangrijke aspecten van de organisatie te aggregeren, zoals de verkoopprestaties van elke locatie. Door de oplossing te integreren met single sign-on en multi-factor authenticatie kan deze data vervolgens aan de managementteams beschikbaar worden gesteld.
Toen bleek dat het Zoom-gebruik van duizend minuten per maand was gestegen naar meer dan drie miljoen minuten per maand, besloot EG Group ook Zoom te integreren met single sign-on om de wereldwijde samenwerking zo goed mogelijk te faciliteren. Graham: "In het tweede kwartaal van 2020 ging het meeste personeel remote werken waardoor EG Group van de ene op de andere dag geen 6000 locaties had (inclusief tankstations en hoofdkantoren) maar 12.000
locaties. Het IT-team slaagde erin de medewerkers op het dubbele aantal locaties ondersteuning te bieden door de belangrijkste samenwerkingstools met Okta te verbinden. Hierdoor kon het verificatieproces van identities worden geautomatiseerd zonder frictie in de user experience te veroorzaken. Dankzij Okta konden we onze essentiële services blijven leveren en soepel naar de nieuwe manier van werken overstappen."
IT-systemen koppelen om een wereldwijde uniforme groep te vormen
Een van de redenen waarom EG Group zich zo snel aan de nieuwe omstandigheden kon aanpassen, was dat de basis voor de Okta-implementatie al in december 2019 was gelegd, destijds met het doel om de architectuur te vereenvoudigen. "We voeren veel overnames uit waardoor we sinds de oprichting enorm zijn gegroeid. In de afgelopen drie jaar zijn we elk jaar in grootte verdubbeld", legt Graham uit. "Het IT-team moest elk kwartaal soms wel vijf nieuwe organisaties integreren, elk uiteraard met hun eigen AD-footprint, user base en security practices. Iedereen was het erover eens dat Okta de beste tool was om deze complexe omgeving met al die op zichzelf staande systemen te vereenvoudigen, zodat we een uniforme groep konden vormen", herinnert hij zich. "De implementatie kwam in een stroomversnelling terecht omdat we tijdens de pandemie open wilden blijven en onze werknemers remote moesten werken".
Aangezien EG Group zich voortdurend blijft uitbreiden, is het vereenvoudigen van de technologie-omgeving een doorlopend project, legt Graham uit. Maar in de eerste fase van de implementatie konden al 4000 werknemers en 1000 externe partners via single sign-on en adaptieve multi-factor authenticatie toegang krijgen tot EG Group's belangrijkste systemen en applicaties, alsmede enkele nieuwe reactieve producten die intern worden gebouwd, zoals de Duitse intranetsites.
Blijven innoveren en de verwachtingen van klanten overtreffen
In 2020 was het vanwege de pandemie belangrijk dat mensen minder in contact kwamen met fysieke objecten. Dat was voor EG Group de reden om zich te richten op het ontwikkelen van nieuwe digitale services voor zijn klanten. "Het is de bedoeling dat onze klanten via de customer identity-oplossingen van Okta veilig toegang kunnen krijgen tot deze nieuwe services", zegt Graham. Hij legt uit dat EG Group zijn klanten de mogelijkheid wil bieden om via een app producten en brandstof te kopen.
Momenteel biedt een kwart van de wereldwijde locaties van EG Group al de mogelijkheid om digitaal te betalen voor brandstof en andere producten en in de fastfoodrestaurants. Deze mogelijkheid wordt nu nog aangeboden via merkapps van partners van EG Group. Maar in de nabije toekomst wil EG Group een eigen app gebruiken om zijn klanten vanaf één plek toegang te bieden tot alle services, zodat het aantal fysieke contactmomenten kan worden verminderd.
"Digitale security is essentieel voor het realiseren van deze visie omdat onze klanten deze app als digitale wallet gaan gebruiken om spaarpunten of andere rewards te verzamelen. We willen er zeker van zijn dat de persoonsgegevens en het geld van de klant zo veilig mogelijk zijn en Okta speelt hierbij een belangrijke rol", aldus Graham. "Dankzij Okta zien we het continu vernieuwen van onze services met vertrouwen tegemoet."
