Floreren in e-commerce door dynamisch werken centraal te stellen

Bij Okta blijven we voortdurend met onze klanten in gesprek. Deze contacten zijn belangrijk om ons platform en onze producten te blijven verbeteren en voeling met de community te houden. Okta heeft onlangs een reeks interviews met technologieleiders op touw gezet om te zien hoe goed hun organisaties erin zijn geslaagd zich tijdens de coronacrisis aan het plaats- en tijdonafhankelijk werken aan te passen.

Een van de interviews werd gehouden met onze klant Joanna Drake, CIO van The Hut Group (THG). THG is een Brits e-commerceplatform dat meer dan honderd internationale merken beheert. Joanna vertelt hoe THG heeft ingezet op technologietools, niet alleen om de maanden in lockdown het hoofd te bieden, maar ook om hun zakelijke activiteiten tijdens en na de pandemie verder uit te breiden.

Toevallig vielen de beslissingen die Joanna en haar team in de voorafgaande achttien maanden hadden genomen precies samen met de start van de Covid19-lockdown. THG had toen al een Digital Workspace-progamma opgezet om werknemers de mogelijkheid te bieden vanaf elk device en vanaf elke locatie te werken. "De lockdown was dus een uitdaging waarop we min of meer waren voorbereid en die we in principe in goede banen zouden kunnen leiden", legt Joanna uit. Voor THG was dit de grote vuurproef van wat we bij Okta "dynamisch werken" noemen

THG is een grote, complexe en internationaal opererende organisatie. Het zou dus heel begrijpelijk zijn als ze hun digitale transformatie niet zo voortvarend hadden aangepakt. "We streven ernaar onze services flexibel over de hele wereld te leveren. Die doelstelling was de drijvende kracht achter onze toekomstgerichte planning", vertelt Johanna. "We hebben werknemers in magazijnen, productiebedrijven, fitnesscentra, hotels en kantoren. Om die reden leek het ons ideaal als alles in de cloud zou gebeuren en een device niets meer dan een "dom" apparaat zou zijn. We stapten over op de webversie van Office en kozen voor Single Sign-On en Multi-Factor Authentication van Okta. Allemaal oplossingen waarbij het er niet toe doet op welke locatie wordt gewerkt en welk device wordt gebruikt."

Deze veilige, flexibele werkwijze bevordert de productiviteit en verhoogt de tevredenheid van werknemers, En dat zien wij als een zilveren randje om de donkere wolk van de coronacrisis die momenteel boven ons hangt. Technologie is de pijler van een culturele omschakeling die werknemers meer vrijheid biedt. Een omschakeling naar meer individuele werkwijzen met minder vaste structuren en meer flexibele werkomgevingen. En vertrouwen is het fundament waarop deze benadering is gebaseerd. Vertrouwen in werknemers en vertrouwen in de technologie die hen moet beschermen. Een cirkel van vertrouwen die grote voordelen blijkt op te leveren voor de organisaties die de omschakeling al hebben gemaakt

Joanne vertelt hoe TGH dankzij de automatische provisioning van services in de afgelopen paar maanden geleidelijk kon doorgroeien, in de wetenschap dat iedereen door de veilige, overkoepelende technologie werd beschermd. Ze ging er vanuit dat het relatief jonge personeel bij THG was opgegroeid in de verwachting dat technologie in een zakelijke omgeving net zo toegankelijk als in een consumentenomgeving zou zijn. Onze werknemers vinden het nu heel gewoon dat de provisioning van apps via een app store of via de cloud verloopt. Net zoals ze het gewoon vinden om MFA te gebruiken bij het inloggen op een bank- of serviceaccount.

De cloudbenadering van THG werd bij trainingen en implementaties ook op deze manier aan werknemers uitgelegd en zoals verwacht zonder slag of stoot geaccepteerd. "Ik weet niet wat het is, maar in het bedrijfsleven lijkt het wel of we twintig jaar achter lopen op de manier waarop we winkelen of hoe we ons dagelijks leven hebben ingericht. We wilden dat gelijktrekken", aldus Joanna

Dankzij het Okta-platform kon THG veilig aan de verwachtingen van het groeiende aantal werknemers voldoen. "We hebben Single Sign-On van Okta uitgerold omdat dit product van vitaal belang is bij de beveiliging en snelle provisioning van apps en bovendien bijzonder handig is bij overnames. Met de tools van Okta kunnen we het nieuwe personeel meteen op de eerste dag integreren", legt Joanna uit. "Multi-Factor Authentication (MFA) zorgt er vervolgens voor dat werknemers ook buiten kantoor veilig toegang tot apps kunnen krijgen. Via de MFA-oplossing wordt geverifieerd of degene die toegang vraagt daadwerkelijk de persoon is die hij of zij beweert te zijn. Tijdens de lockdown is dat van onschatbare waarde gebleken."

THG zat de afgelopen paar maanden dus absoluut niet stil. Dankzij de vooruitziende blik van anderhalf jaar geleden kon THG ook in deze moeilijke tijd floreren. "De productiviteit is deels stabiel gebleven en deels explosief gestegen", voegt Joanna toe.

Ze stipt nog wel even aan dat de grens tussen werk en privé als gevolg van de nieuwe technologie steeds verder vervaagt en dat het belangrijk is dat hierin een nieuw evenwicht wordt gevonden. Nu het heen en weer reizen minder tijd in beslag neemt, moeten werkgevers en werknemers misschien duidelijkere grenzen trekken om ervoor te zorgen dat de productiviteit en geestelijke gezondheid in balans blijven

Uit Okta’s New Workplace Report blijkt dat de vaak krappe woonruimtes in grote steden invloed op de productiviteit en tevredenheid van werknemers kunnen hebben. Dat de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te werken bestaat, betekent niet dat het ook altijd wenselijk is. Werknemers moeten zich niet verplicht voelen om altijd en overal te werken, alleen maar omdat de technologie ook altijd en overal beschikbaar is. De kracht zit hem juist in de vrijheid om zelf de ideale manier van werken te kunnen kiezen.

In onze visie is dynamisch werken veel meer dan de mogelijkheid om vanaf elke locatie te werken. Het gaat juist om het bieden van vergelijkbare voordelen, flexibele arbeidsomstandigheden en experimentele werkomgevingen op de locatie die het beste bij de behoeften van de werknemer aansluit. We willen onze werknemers de mogelijkheid bieden om zelf hun ideale en meest productieve werkomgeving te vinden.

Luister hier naar de podcast met het volledige gesprek met Joanna Drake, CIO van The Hut Group<https://soundcloud.com/user-565709831/the-future-of-work-series-episode-4-joanna-drake-cio-the-hut-group/s-qukTfp4UYW6>