Okta를 통해 보다 생산적인 협업 환경을 구축한 Teach For America

모든 아이들이 양질의 교육을 받을 수 있는 기회

Teach For America는 미국 내 모든 아이들이 양질의 교육을 받을 수 있는 세상을 꿈꾸는 비영리 단체입니다. 이 단체에서 최고 정보 책임자를 맡고 있는 산딥 첼라니(Sandeep Chellani)는 "오늘날 교육 시스템의 구조를 고려해보면, 얻을 수 있는 기회와 최종 학력이 자신이 살고 있는 주소지의 우편 번호에 따라 결정된다고 볼 수 있습니다. 우리는 이러한 모델을 깨뜨리고 싶습니다."라고 말했습니다.

Teach For America는 교사들을 채용하여 교육을 실시한 후 도시와 지방, 그리고 토착민 지역 사회에서 교사가 부족한 공립 학교에 최소 2년간 파견하고 있습니다. 선정 절차가 매우 엄격하여 매년 뛰어난 리더십 자질을 입증한 3,000명만 프로그램에 참여할 수 있습니다.

이 말은, Teach For America의 프로그램에 참여하는 교사가 6,000명이 넘는 날이 오더라도 이 단체의 프로그램에 대한 헌신과 열정은 2년이 지나도 멈추지 않는다는 것을 의미합니다. Teach For America의 졸업생들 사이에서는 교육 불평등을 해소하기 위해 첫 파견 기간이 끝나고도 단체에 계속 참여하는 경우가 많습니다. 설립 후 약 30년이 지난 현재, Teach For America의 조합 회원과 졸업생은 60,000명에 이릅니다.

이는 전국 각지에서 변화를 도모하고 있는 활기 넘치는 거대한 네트워크인 셈입니다. 뉴욕 시에 본사를 두고 있는 Teach For America의 중요 임무는 개방형 소통, 최신 교육 기술에 대한 액세스, 그리고 협업 기회를 통해 단체 회원을 비롯한 멘토와 직원을 빠짐없이 지원하는 것입니다. 하지만 이 과정에서 효율성과 안전성을 추구하는 데 늘 어려움을 겪고 있습니다.

Teach For America에서 비즈니스 솔루션 부문 이사를 맡고 있는 하프리트 바즈와(Harpreet Bajwa)는 "우리는 자신의 디바이스에서 클릭 한 번으로 빠르게 애플리케이션에 액세스하려는 밀레니얼 세대의 요구에 부응하기 위해 노력하고 있습니다. 교사들 역시 자신의 전략을 변경하고 개선하는 데 필요한 데이터와 리소스에 지속적으로 액세스할 수 있어야 합니다. 우리들의 요구사항은 끊임없이 진화하고 있습니다."라고 말했습니다.

모든 사용자에게 일관된 경험 제공

Teach For America는 소외감을 느끼거나 방치되는 교사가 단 한 명도 없도록 팀의 요구사항을 충족하기 위해 사용자와 관리자가 일관되게 액세스할 수 있는 환경을 마련해야 했습니다.

Teach For America에서 IT 비즈니스 분석가 그룹 수석 이사를 맡고 있는 크리스 가마슈(Kris Gamache)는 "우리는 현재 엄청나게 분산되어 있습니다. 그래서 위치에 관계없이 동일한 효과를 발휘할 수 있는 공통의 플랫폼과 환경을 원했습니다. 이것이 우리가 협업을 통해 팀워크를 다지는 데 가장 큰 영향을 미치는 성공 요인입니다."라고 설명했습니다.

생산성 역시 성공 요인으로 빼놓을 수 없습니다. Teach For America는 수년 동안 필요에 따라 새로운 IT 시스템을 추가해왔습니다. 대부분의 소프트웨어는 내부에서 개발했지만 서로 독립적으로 분리되어 있었습니다. 가마슈는 "사용자 이름과 비밀번호를 따로 관리하다 보니 어떤 시점에서든 15~20개의 서로 다른 시스템에서 비밀번호 변경 주기까지 별도로 관리해야 했습니다. 이로 인해서 고충이 많았습니다."라고 털어놨습니다.

가마슈에 따르면 자신의 사용자 이름과 비밀번호를 포스트잇에 적어서 책상 주변에 붙여놓거나, 혹은 자주 잊어버리는 직원이 많았다고 합니다. 이로 인해 비밀번호가 많아졌고, 요구하는 리셋 방식도 제각각이다 보니 결과적으로 헬프 데스크는 "대혼란"을 겪을 수밖에 없었습니다. 가마슈는 "정말 지옥과 같은 고통이였습니다. 분리된 소프트웨어를 하나로 통합하는 게 만만치 않은 일이었으니까요."라고 덧붙였습니다.

Teach For America는 시스템을 간소화할 방법이 필요했습니다. "핵심 회원들의 액세스를 방해하는 IT가 아닌, 혁신을 통해 효과를 극대화할 수 있는 IT가 되어야 합니다."라고 덧붙였습니다.

클라우드로의 전환

Teach For America는 IT 기술을 간소화하기 위해서는 중앙화가 관건이고, 이를 위해서는 클라우드 기반의 애플리케이션과 플랫폼으로 전환하는 것이 가장 비용 효율적인 방법이라는 것을 알고 있었습니다.

첼라니는 "우리가 직접 소프트웨어를 개발하고, 호스팅하고, 업데이트했습니다. 그러다 보니 확장이 어려웠고 조직 내 리소스 사용도 원활하지 못했습니다. 결국 인프라 비즈니스에서 최대한 벗어나야 한다는 점을 깨달았습니다."라고 밝혔습니다.

Teach For America는 대표적인 두 가지 클라우드 기반 이메일 및 스토리지 서비스인 Office365와 Box를 사용해 온프레미스 인프라에서 탈피하기 시작했습니다. 그러자 또 다른 문제가 불거졌습니다. 온프레미스든 클라우드든 상관없이 각 애플리케이션이나 플랫폼마다 보안 정책이 제각각이었던 것입니다. 바즈와는 "정책이 모두 달랐습니다. 보안 잠금 방식도 다르고 특징도 다르다 보니 추적하기도 어려웠습니다. 서로 다른 시스템들을 공유 시스템과 통합해야 할 뿐만 아니라 해결하는 데 오랜 시간이 걸리는 다수의 장애 지점까지 전형적인 문제가 드러났습니다."라고 설명했습니다.

Teach For America의 아이덴티티 솔루션으로는 부족했습니다. 첼라니는 "사용자를 클라우드로 전환하여 클라우드 애플리케이션에 쉽고 빠르게 액세스하도록 지원해야 하는데 기존 솔루션은 이러한 방식에 적합하지 못했습니다. 그래서 새로운 솔루션이 필요했습니다."라고 말했습니다.

개인 데이터 보호

분산된 인력의 규모가 커지고 보유 중인 개인 정보가 증가하면서 데이터 보안은 Teach For America에게 또 다른 우려사항이 되었습니다. 첼라니는 "사용자가 권한이 부여된 시스템에 액세스할 수 있도록 허용하는 동시에 우발적이든 악의적이든 상관없이 정보가 다른 곳으로 유출되지 않도록 보호하는 것은 일상적으로 해결해야 할 과제입니다."라고 말했습니다.

이어서 "우리는 데이터 보호를 위해 해야할 일이 많습니다. 어떤 시스템에 어떤 중요한 정보가 저장되어 있는지 부지런히 확인해야 하고, 또한 액세스를 차단하거나, 암호화하거나, 혹은 필요한 사용자만 엑세스할 수 있도록 해야 합니다. 매일 해결해야 하는 다차원적인 해결과제입니다."라고 덧붙였습니다. Teach For America는 보안 과제를 해결하는 동시에 데이터를 보호할 수 있는 아이덴티티 솔루션을 원했습니다.

솔루션 탐색

첼라니와 그의 팀은 새로운 아이덴티티 솔루션의 필요성을 절감하고 공급업체를 Okta, OneLogin, Microsoft 세 곳으로 좁혔습니다. "우리는 공급업체의 성숙도, 공급업체가 제공하는 기술, 공급업체의 미래 전략을 기준으로 삼았습니다."라고 첼라니는 말합니다. Okta는 단체의 아이덴티티 과제를 해결하는 동시에, 협력을 통해 미래 성장을 뒷받침할 파트너로 손색이 없었습니다.

첼라니는 "아이덴티티를 향한 Okta의 비전과 목표, 그리고 뛰어난 인재들을 보고 Okta로부터 깊은 인상을 받았습니다."라고 말했습니다. Okta 역시 교육 IT의 현대화를 비롯해 교육 기관의 당면 과제에 대한 맞춤 솔루션을 제공하는 데 풍부한 경험을 보유하고 있었습니다. "Okta의 제품은 우리의 요건에 부합했습니다. 강력한 보안, 효과적인 기술 배포, 새 클라우드 솔루션에 대한 손쉬운 액세스 등 상상도 못한 이점을 얻었습니다."라고 덧붙였습니다.

6,500개 이상의 앱을 기본적으로 통합할 수 있는 광범위한 라이브러리는 Teach For America가 기본적인 고충을 해결하기 위해 찾고 있던 기능이었습니다. 이로써 Teach For America는 교사와 직원들이 매일 사용하는 소프트웨어를 연결하는 동시에 단일 포털을 통해 액세스를 간소화할 수 있게 되었습니다.

그 밖에 Teach For America의 사명이 Okta for Good 프로그램과 일치했다는 것도 또 다른 이점이었습니다. 이 프로그램은 사람과 기술 및 커뮤니티의 연결성을 강화하려는 Okta의 활동입니다. 첼라니는 “Okta for Good을 보면 자선 단체를 향한 Okta의 지대한 관심을 느낄 수 있습니다. 우리는 일반적으로 우리의 사명을 신뢰하고 더욱 나은 세상을 만드는 데 일조하려는 기업과 협력합니다. 이러한 파트너와 협력하면 작업이 훨씬 쉬워질 뿐만 아니라 더 큰 영향력을 발휘할 수 있기 때문입니다."라고 강조했습니다.

Teach For America는 Single Sign-On, Adaptive Multi-Factor Authentication, Lifecycle Management, Universal Directory 등 Okta의 Workforce Identity 제품을 이용하기로 결정했습니다. 첼라니는 "이제 하나의 사용자 이름과 비밀번호를 통해 직원들이 사용하는 업무 관련 생산성 앱에 모두 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 최종 사용자 경험이 간소화됩니다."라고 말했습니다.

그 밖에도 Okta의 솔루션은 해당 권한을 가진 사용자가 필요한 앱과 리소스에 액세스할 수 있도록 보장합니다. 첼라니는 "아이덴티티는 매우 중요합니다. 내가 어떤 사용자이고, 어떤 애플리케이션에 액세스할 수 있는지 알 수 있기 때문입니다. 바꿔 말하면 업무 현장의 생산성과 작업 효과에 영향을 미친다는 것을 의미합니다."라고 밝혔습니다.

체계적인 배포

Teach For America의 IT 팀은 Okta를 전사적으로 배포할 때가 다가오자 점진적인 방법을 선택했습니다. 먼저 모든 직원들에게 Okta 계정을 할당하고 SSO 로그인과 Office 365 및 Box에 대한 액세스 권한을 설정했습니다.

가마슈는 "계정 할당 이후 애플리케이션을 Okta에 추가하면서 점진적으로 진행하기 시작했습니다."라고 말했습니다. Zoom, Slack, Box 같은 클라우드 솔루션을 직원들에게 적은 비용으로 빠르게 배포하여 시작할 수 있었습니다. "이후 몇 년 동안 1년에 4개씩 애플리케이션을 추가했던 것 같습니다. 시간이 지나면서 애플리케이션 수를 계속 늘렸습니다."라고 덧붙였습니다. Teach For America는 아이덴티티 및 협업 솔루션 공급자로 Okta를 그 누구보다 의존했지만, 보안 역시 기대 이상으로 중요한 패키지였습니다.

첼라니는 "우리는 직원들에 대한 피싱 공격이 쏟아지면서 어려움을 겪고 있었기에 직원들에게 비밀번호를 변경하거나 시스템을 차단하도록 적극적인 조치를 취할 수밖에 없었습니다. 처음에는 Okta의 Multi-Factor Authentication을 구현하지 않았지만 시간이 갈수록 필요하다는 확신이 생겼습니다. 더욱이 모든 작업에서 Okta가 이미 중추적인 역할을 하고 있었기에 직원 2,000명에게 Multi-Factor Authentication을 아주 원활하게 배포할 수 있었습니다."라고 설명했습니다.

경계가 사라진 업무 공간 보호

Teach For America는 최근에 들어 또 다른 피싱 위협을 겪었습니다. 위협 이후 Okta에게 지원을 요청했고, 얼마 후 Okta가 새롭게 선보이는 비밀번호 시퀀싱 기능의 테스터가 되었습니다. 현재는 인증 요소를 먼저 충족한 다음 비밀번호를 입력해야 합니다. 그 결과, 빠른 혁신과 기술 구현으로 당면한 보안 문제를 해결할 수 있었습니다.

Okta는 Multi-Factor Authentication과 기타 보안 기능을 통해 Zero Trust 환경을 지원합니다. Zero Trust는 “신뢰할 수 있는” 네트워크 경계라는 기존 개념을 버리고 안전한 아이덴티티 관리라는 개념을 도입합니다. 이는 각 사용자마다 자신의 위치나 디바이스 또는 네트워크와 상관없이 공유 애플리케이션과 데이터에 안전하게 액세스해야 한다는 개념입니다. 클라우드 기반 애플리케이션과 작업자들이 Teach For America의 교사들처럼 빠르게 확산하는 기업이라면 이러한 보안 접근법이 꼭 필요합니다.

첼라니는 "Zero Trust는 이제 현실이지만 오래 전부터 알려진 개념입니다. 저희 직원들은 사무실에 오래 머무르지 않습니다. 주로 학교에서 학생들을 가르치거나, 파트너들과 협력하거나, 기부자들을 만나거나, 재택 근무를 하면서 시간을 보내죠. 이전에는 VPN을 사용했고, 그 외 다른 방식은 협업하는 사람들이 힘겨워하는 방식이었습니다."라고 말했습니다.

첼라니에 따르면, 현재 Okta는 빠르고 정교한 아이덴티티 확인을 통해 이러한 부담을 덜어주어 직원들이 어디서나 안전하고 효율적으로 일할 수 있는 여유를 제공하고 있습니다. "이제 비밀번호나 보안, VPN 때문에 노심초사하거나 특정 노트북에서 필요한 작업을 하면서 모든 것이 설정되어 있는지 걱정할 필요도 없습니다. 어떤 디바이스에서든지 원하는 작업을 할 수 있습니다."

그 밖에도 Teach For America는 Okta 덕분에 가시성을 넓혀 누가 어떤 시스템에 언제 액세스하는지 알 수 있게 됐습니다. 첼라니는 "누가 무엇을 사용해서 어떤 정보에 액세스하는지 알 수 있기 때문에 모니터링을 통해 빈틈없이 제어할 수 있습니다. Okta는 지금의 업무 공간을 있게 해준 디지털 열쇠라고 생각합니다."라고 언급했습니다.

동급 최고의 솔루션

Teach For America는 직원과 졸업생 및 조합 회원들이 모두 훌륭한 교육자가 될 수 있도록 지원하고자 했습니다. 기존의 올인원 기술 스택을 선택하지 않고 동급 최고의 기술을 선택한 덕분에 Teach For America는 사용자 생산성을 높여주는 협업 학습 도구를 제공할 수 있었습니다. 이러한 접근 방식은 Okta의 통합 기능에 힘입어 지식을 공유하는 데 큰 효과를 발휘했으며, 이로써 기존 공급자를 관리하는 일보다 교육에 집중할 수 있게 되었습니다.

Teach For America는 직원, 졸업생 및 조합 회원 간 협업을 활성화할 수 있는 최적의 도구로 Box, Slack, Zoom을 선택했습니다. 또한 Okta Integration Network에서 제공하는 플러그앤플레이 통합 기능을 이용해 새로운 시스템과 애플리케이션을 전국에 있는 교사들에게 빠르게 배포하고 보호할 수 있었습니다. 이러한 솔루션들이 결합되어 디바이스에 관계없이 거의 실시간으로 애플리케션에 액세스할 수 있게 되었고, 결과적으로 Teach For America에서 지리적으로 광범위하게 분산된 사용자들이 더욱 강력한 커뮤니티를 형성하게 되었습니다.

바즈와는 "제가 코치라면 교사들과 세션을 빠르게 시작해야 할 거예요. 그래서 Okta를 통해 Zoom에 빠르게 액세스하겠죠. Zoom 세션 내에서 Box 문서를 열어서 직접 협업할 수 있으니까요. 자신의 지식을 공유하는 지식 소유자들에게 Okta가 커뮤니티를 열어준 셈입니다. 필요할 때 정보를 빠르게 교환할 수 있으니까요."라고 밝혔습니다.

엄청난 규모의 사용자 층에서 다수의 애플리케이션을 관리하는 것이 힘들게 느껴질 수도 있겠지만 Okta의 Lifecycle Management 제품은 사용자의 라이프사이클 전반에 걸쳐 애플리케이션을 자동으로 할당하거나 취소하여 이러한 프로세스를 간소화하고 안전하게 보호합니다. 바즈와는 "이제 새로운 사용자에게도 간단하게 액세스 권한을 부여할 수 있어서 사용자들도 심지어 1일차부터 주요 앱에 액세스하는 등 입사자 계정 관리 프로세스를 통해 필요한 것을 모두 얻을 수 있습니다. 이 모든 것이 Okta 덕분입니다. 퇴사자도 예외는 아닙니다. 사용자가 퇴사하는 날이 되면 해당 시점부터 액세스 권한이 취소되기 때문에 보안 측면에서 아주 중요한 프로세스입니다."라고 강조했습니다.

Okta 이전과 이후: '차원이 다른 지원'

Teach For America는 Okta와 6년 동안 협력하면서 IT 이슈와 사용자 불만이 전반적으로 줄어드는 이점을 체감했습니다. 또한 최신 클라우드 기반 애플리케이션을 사용해 생산성이 증가하여 모두에게 큰 도움이 되었습니다.

가마슈는 "모든 사용자가 우리가 배포한 Okta를 계속 사용하면서 도움을 받았습니다. 이들은 '덕분에 하루에 5분씩 시간을 절약하게 되었어요'라고 얘기하죠. 하지만 이걸 하루 기준으로 전체 직원에 대입해 보면 엄청난 시간이 절약되는 셈입니다. 이렇게 절약하는 시간은 사용자에게 생산성으로 돌아옵니다."라고 말했습니다.

사람, 분석 및 기술 부문에서 수석 이사를 맡고 있는 크리스틴 프릴리(Christin Friley)도 이렇게 말합니다. "직원 경험 관점에서 보면 차원이 다른 지원이었습니다. 이제 사용자들도 자신이 원하는 정보에 쉽게 액세스할 수 있어요. 로그인하는 데 문제가 거의 없다 보니 저희에게도 큰 도움이 되고 있습니다. 자신의 작업에 더욱 집중하여 서비스를 이용하는 아이들과 가족, 그리고 커뮤니티에도 긍정적인 영향을 미칠 수 있으니까요."

Teach For America의 헬프 데스크는 어떻게 바뀌었을까요? 프릴리는 "사용자 계정, 비밀번호, 그리고 비밀번호 리셋에 대한 문의가 눈에 띄게 줄고 있어요."라고 밝혔습니다. 또한 자신이 사용 중인 애플리케이션이 Okta와 원활하게 통합되기 때문에 Okta에서 운영을 간소화하기 이전에 비해 더욱 정확하고 유용한 정보를 수신하고 있다고 언급했습니다. 이제 데이터를 좀 더 쉽게 해석해서 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.

HR 부서 역시 향상된 효율성을 체감하고 있습니다. 가마슈는 "이전에는 프로비저닝과 디프로비저닝이 수동으로 진행되었지만 이제는 관리자들도 시간을 절감하고 있습니다. 그 밖에 여러 작업들이 자동화되어 더욱 수월하게 진행하고 있습니다."라고 말했습니다.

클라우드를 통한 커뮤니티 구축

Teach For America가 최신 학습 및 팀워크 기술에 뒤처지지 않고 Zoom, Slack, Box 등을 이용할 수 있게 되면서 이 단체의 사람들은 지리적으로 멀리 떨어져 있지만 서로를 가깝게 느낄 수 있는 계기가 되었습니다. 바즈와는 "Okta는 협업과 소통, 그리고 긴밀한 커뮤니티를 구축하는 데 일조했습니다."라고 말했습니다. 교사 이니셔티브를 지원하는 문화도 예외는 아닙니다.

바즈와는 "저희 직원들은 창조와 혁신을 좋아합니다. 자신에게 유용한 기술과 도구를 발견하면 'Okta와 통합해줄 수 있어요?'라고 얘기할 정도이니까요. 이제는 아이디어가 있든지, 문제가 있든지 빠르게 해결책을 찾을 수 있습니다. 이렇게 할 수 있는 이유는 Okta가 우리를 지원하고 있기 때문입니다."라고 고마움을 전했습니다.

첼라니는 Teach For America의 IT가 앞으로 3년 안에 클라우드 기반 체제로 완전히 바뀔 것으로 예상하고 있습니다. Okta는 지금도 클라우드 전환 여정에서 보다 효과적이고, 간단하며, 흥미로운 작업 및 학습 방식을 지원하고 있습니다. 첼라니는 "어떤 디바이스를 사용하든지 원하는 사람과 필요한 작업을 수행할 수 있습니다. 이제 거리낄게 없어요! Okta 덕분에 모든 것을 손쉽게 처리할 수 있으니까요."라고 말했습니다.

Okta가 지원하는 기술을 통한 혁신은 궁극적으로 Teach For America의 사명에서 가장 중요한 학생들에게 유용하게 사용됩니다. 첼라니는 이렇게 말했습니다. "사람은 강의보다는 경험을 통해서 배운다고 생각합니다. 학생들이 다양한 방법으로 학습하면서 자신의 잠재력과 서로 다른 꿈을 전적으로 인정하고 소중하게 여길 수 있는 환경을 만들어야 합니다. Teach For America와 Okta가 서로 협력하여 혁신과 발전을 성취할 가능성은 무궁무진합니다."

Teach For America 소개

Teach For America는 미국 전역에서 50여 개 지역에 있는 도시 및 지방 커뮤니티와 파트너십을 체결해 협력함으로써 아이들에게 교육의 기회를 널리 제공하고 있습니다. 1990년에 설립된 Teach For America는 우수한 교사들을 다양하게 채용하고 육성하여 첫 2년 동안 교사 수급에 어려움을 겪는 학교에서 수업 기회를 제공하며 교육 불평등을 해소하는 차원에서 평생의 지도자로 거듭날 수 있도록 지원하고 있습니다. 오늘날 Teach For America는 60,000명 이상의 졸업생 및 조합 회원들과 함께 교육 제도의 혁신을 도모하고 있습니다. 미국 전역에 있는 학교 강의실에서부터 교육구 및 주립 교육 기관에 이르기까지 교육 체제를 재정립하여 모든 아이들이 교육과 성장, 영향력, 그리고 리더가 될 기회를 공평하게 가질 수 있는 세상을 실현하고 있습니다. 자세한 내용은 www.teachforamerica.org를 참조하시기 바랍니다.