Oktaが推進するDynamic Workに対応した新オフィスに移転しました
Okta Japan株式会社は、Oktaが2019年から取り組みを推進している働き方「Dynamic Work（ダイナミックワーク）」を日本国内でも推進していくため、渋谷ヒカリエ30階の新オフィスに移転しました。このブログでは、OktaがDynamic Workを推進し始めた背景やその取り組み、新オフィスの特徴についてご紹介します。
Dynamic Workの背景
Dynamic Workとは、社員にとって最も合理的な場所で働く選択肢や働く時間の柔軟性を維持しながら、社員同士のコラボレーションやコミュニティ形成の機会を最大化する働き方です。当社はアイデンティティ管理のサービスを提供する企業として、社員がどこからでも仕事で必要なツールを利用できるテクノロジーを自社内で導入していることから、Dynamic Workが実現できるとも言えますが、このDynamic Workの考え方は、今後、労働力の大半を占めていくミレニアル世代やX世代、さらにそれに加わるZ世代を考慮した未来の働き方のフレームワークになると考えています。
私たちの働き方は明らかに変化しています。よりパーソナライズされた、柔軟性のある働き方によって、社員は最も生産的になることが様々な調査結果で明らかになっています。OktaではこのDynamic Workの試験運用を2019年に開始しましたが、その背景として、「高騰し続ける都市部での生活費」、「職場での世代変化」、「テクノロジーの普及」、「分散型の労働環境」があげられます。
まず、「高騰し続ける都市部での生活費」ですが、都市部での生活費は急速に増加していますが、給与は同じ割合で伸びているわけではありません。そのため、社員の給与に占める家賃や住宅ローンの割合が高くなったり、少しでも家賃が低い郊外に住んで毎日何時間もかけて通勤したりすることになります。
2つ目の背景が「職場での世代変化」です。柔軟性や自由を重視するミレニアル世代が2025年までに労働力の大半を占めるようになります。さらにミレニアル世代やX世代とは異なる嗜好を持つZ世代も労働力として加わります。デロイトトーマツグループの「Z・ミレニアル世代年次調査2022」によると、「リモート・出社を組み合わせたハイブリッドワークを希望するZ・ミレニアル世代は、グローバルで60％以上、日本でも50％近くに達しており、柔軟な勤務形態へのニーズが高い」との調査結果が出ています。
3つ目の背景が「テクノロジーの普及」です。クラウドツールの普及により、すべての企業はどこからでも仕事を効率的に行うテクノロジーを導入することができ、社員や顧客のニーズに対応できるようになりました。
4つ目の背景が「分散型の労働環境」です。業界を問わず、リモートコラボレーション、セキュリティ、生産性向上のためのソリューションのニーズが加速しています。従来の職場は過去のものとなり、組織はより分散した柔軟な労働環境へと移行しています。
こうした背景が及ぼす社員への影響は、新型コロナウイルス感染症の大流行により、さらに大きくなりました。2019年から試験運用していたDynamic Workですが、その後の社内調査で柔軟性と選択肢が社員の満足度や生産性を高めることが分かったため、2020年からDynamic Workへの移行を急速に加速させてきました。
Dynamic Workに対応したオフィスの再設計と見直し
Oktaでは、Dynamic Workにフィットするようにオフィスの再設計と継続的な見直しを行っています。今回、新たに開設したOkta Japanのオフィスでは、Dynamic Workの環境下でオフィスに求められる役割として最も要望の多い効果的な「コラボレーション」を可能にするための最新テクノロジーを導入しています。
例えば、オフィスにいる社員がリモートの社員とZoom会議しながら、全ての参加者の反応や声を確認しやすいコラボレーションシステムのNeat Boardや、リアルタイムでホワイトボードに書いた情報を共有できるKaptivoを導入しています。また、全ての会議室にZoom Roomsを設置し、すばやく簡単に会議室の参加者とリモート社員がコラボレーションできるスペースをいたるところに構築しています。
また、社員のワークスペースでは効率的に仕事ができるように個人のPCとは別に2つのモニターを標準装備して、3つの画面を使って仕事ができるようにしています。またデスクの高さも電動で上下に昇降できますので、座りっぱなしによる健康への悪影響を避けることができます。
周囲に気兼ねせずオンライン会議をしたり商談をするための個室スペースとしてフォンブースを設置しました。国内の消防法に準拠したフォンブースを設置するのに苦労しましたが、渋谷ヒカリエ内のオフィスでは初となるフォンブースを６台設置しました。
お客様をお迎えする全ての会議室のデスクには、スマホを置くだけで充電できるワイヤレス充電パッドが埋め込まれているほか、あらゆるソファの下には電源コンセントを設置しています。
人の導線やスペースの使用率を測るセンサーを設置し、それらのデータを踏まえて継続的にオフィススペースの見直しを行っていきます。
Oktaでは全てのオフィスで独自のアートワークを壁に施しています。Okta Japanの新オフィスの壁に描くアートワーク制作にあたって、「良いCollaborationの為に大切にしたいこと」をテーマにして、デザイナーと社員がワークショップを行いました。ワークショップでのディスカッション内容や、参加者が描いたスケッチからインスピレーションを得て、空・陸・海を旅する個性豊かな動物達が、共通の目標に向かってコラボレーションしながら進んでいく様子をデザイナーが描きました。
場所にとらわれずに最適な人材を採用する
Dynamic Workによって、Oktaでは、居住する場所にとらわれずに、最適なスキルを持った社員を国内外の様々な場所から採用しています。実際、Okta Japanの社員は、青森、千葉、福島、兵庫、神奈川、長野、大阪、埼玉、東京、メルボルン、シンガポール、シドニーなど幅広い場所に居住しています。
オフィスという物理的な場所に縛られないため、採用候補となるタレントプールを拡大し、より多様な社員を採用する機会を得ることができます。ここ2年でOktaがグローバルで採用している社員のうち60％はリモートで勤務しています。
適切なテクノロジーを導入する
Oktaは企業ビジョンとして、「あらゆる人があらゆるテクノロジーを安全に利用できるようにする」を掲げています。Oktaでは従業員が使いたいツールをベストオブブリードで使えるようにするサービスを提供しているため、Dynamic Workに必要なあらゆるツールを使える環境が整っています。
新オフィスでも様々なテクノロジーを導入しましたが、自宅でも仕事ができるテクノロジーが必要です。Okta Japanの社員にアンケート調査を行ったところ、95％の社員が自宅での仕事で必要なテクノロジーやツールが備わっていると回答しています。自宅で最適な仕事環境を構築するために必要なデスクやチェアなどのホームオフィス用品は社員の判断で購入できる独自のオンラインストアも開設されています。さらに自宅のインターネット費用や携帯電話費用も会社が負担しています。
適切なテクノロジーを導入することは、社員が効率的な仕事を行うために不可欠です。社員はオフィスでも、カフェでも、自宅でも、効果的にコラボレーションを行い、生産性をもたらすテクノロジーにアクセスできるようにする必要があります。
社員のウェルネスやサステナビリティを向上させる
Dynamic Workでは働く場所や時間に制約されないため、各家庭の事情に応じて働くことを可能にします。そのため、仕事の効率や生産性を高めることができ、ワークライフバランスや心のバランスを保ちやすいとの声が聞かれます。
その一方で、リモートのみでの社員は、オフィスに出社する社員よりもコミュニケーション不足になりがちですので、気軽に社員とつながるオンラインの場として、Okta Cafeを毎週1回Zoomで開催したり、Slackで気軽に世間話や井戸端会議をするチャンネルを設けています。
また、社員のウェルネスと環境に配慮したオフィス環境で働けるように、全てのOktaのオフィスでは、ウェルネスを考慮したオフィスを評価する「WELL Silver」認証と、オフィスのサステナブルを評価する「LEED Silver」認証の両方の取得を進めています。Okta Japanの新オフィスでこの両方の取得が完了すれば、LEED SilverとWELL Silverの両方を国内で初めて取得したテクノロジー企業となります。
さらに、Dynamic Workは、カーボンフットプリントにプラスの影響を与えることが証明されています。Oktaは、Dynamic Workの環境への影響を測定するために設計された調査「Dynamic Work Greenhouse Gas (GHG) Emissions Study」を実施し、Dynamic Work環境では、従業員あたりの排出量がDynamic Work以前よりも21%減少すると推定されています。
私たちと一緒に働く仲間を募集しています
新オフィスを開設したことで、国内での本格的なDynamic Workが始まったばかりです。今後も社員からのフィードバックやスペースの利用状況のデータをもとに、継続的に働き方やオフィスのスペースを改善していくことを計画しています。
現在、Okta Japanでは、私たちと一緒に働く仲間を募集しています。詳しくはこちらをご覧ください。今後さらに拡大していくアイデンティティ管理の市場を私たちと一緒に開拓してまいりましょう！