Vinted : mettre rapidement les nouveaux collaborateurs sur la voie de la réussite grâce à une infrastructure optimisée par Okta

Nous avons tous et toutes dans notre armoire des tenues que nous ne portons plus, mais qui pourraient faire le bonheur de quelqu’un d’autre. « Tu ne le portes pas ? Vends-le ! » est la devise de Vinted, la plus importante plateforme C2C européenne en ligne dédiée à la mode de seconde main.

L’entreprise a vu le jour en 2008 à Vilnius, en Lituanie, sur l’initiative de deux amis, Milda et Justas. Alors qu’elle préparait son déménagement, Milda s’est rendu compte qu’elle avait beaucoup trop de vêtements. Justas a alors développé un site web pour l’aider à vendre les vêtements qu’elle ne portait plus à ses amis. Ce site est devenu Vinted, aujourd’hui disponible dans 15 pays à travers l’Europe et l’Amérique du Nord et rassemblant une communauté de plus de 45 millions de membres.

Un site de vente en ligne pas comme les autres

Selon Aidas Staškevičius, IT Area Lead de l’entreprise, la réussite et de la longévité de Vinted s’expliquent par deux facteurs clés. « Premièrement, nous voulons faire de la mode de seconde main le premier choix dans le monde, assure-t-il. Deuxièmement, nous plaçons nos collaborateurs au cœur de nos priorités. Nous recherchons des personnes qui partagent nos valeurs, y compris en matière de durabilité et de développement personnel. »

Mais Vinted est bien plus qu’un simple site de vente en ligne. Il s’agit avant tout d’une entreprise technologique. En plus d’influencer son fonctionnement (les ingénieurs représentent le plus grand département interne), cette caractéristique impacte considérablement sa culture. « Nous sommes rompus au changement, affirme Aidas. Nous nous adaptons constamment, toujours dans le but de nous améliorer. »

Aidas a rejoint Vinted en 2016 en tant que premier responsable IT de l’entreprise. « Un grand nombre d’ingénieurs travaillaient déjà sur l’aspect produit, mais j’ai été recruté pour m’assurer de la fluidité des opérations, explique-t-il. En fait, j’étais le seul et unique membre du service d’assistance. » Une part essentielle du travail d’Aidas consiste à gérer les identités et les accès aux applications utilisées par l’entreprise. En tant que start-up axée technologies, Vinted était déterminé à employer des méthodologies agiles, basées sur le cloud, mais ne disposait pas d’un annuaire unique où stocker les identités des utilisateurs pour chaque application utilisée par les collaborateurs. À l’époque, l’entreprise était suffisamment petite pour que toutes les tâches puissent être effectuées manuellement.

Point d’inflexion de la croissance

Mais à mesure du développement de Vinted, la charge de travail d’Aidas a elle aussi augmenté. En 2018, Vinted comptait 200 collaborateurs et Aidas était submergé, accaparé par l’exécution manuelle de tâches administratives de base. Du point de vue de la sécurité, un trop grand nombre d’applications nécessitaient un suivi. Par ailleurs, les collaborateurs peinaient de plus en plus à mémoriser des noms d’utilisateur et des mots de passe pour les nouvelles applications qu’ils ajoutaient. Le moment était venu d’adopter une solution de gestion des identités et des accès plus globale.

Pour poursuivre sa croissance, Vinted avait besoin d’une plateforme capable d’automatiser certaines tâches, tout en renforçant la sécurité et sans pour autant créer des points de friction pour les utilisateurs. Aidas connaissait déjà la solution Okta et ses fonctionnalités, mais il tenait à évaluer également d’autres solutions afin de déterminer si l’une d’elles était plus adaptée aux besoins de Vinted. Au final, Okta l’a emporté sur les plateformes concurrentes en raison de l’exhaustivité de ses services.

« La commodité et la sécurité étaient nos deux priorités, explique Aidas. Okta était la seule plateforme parmi notre sélection qui rassemblait en une seule solution toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin. C’était impressionnant. »

Intégration en douceur

Aidas a eu l’agréable surprise de constater qu’Okta proposait des intégrations SSO prêtes à l’emploi pour 95 % des 394 applications utilisées par Vinted. Sans les intégrations natives d’Okta, il aurait dû consacrer plus d’un an et l’équivalent d’un collaborateur temps plein à intégrer ces applications. La facilité d’intégration avec Okta a permis à Vinted d’identifier un grand nombre d’applications non validées (Shadow IT), telles que des abonnements et services redondants, p. ex. trois ou quatre applications remplissant les mêmes fonctions. L’entreprise a donc décidé de créer son propre annuaire d’utilisateurs et d’applications à l’aide d’Okta Universal Directory. Pour la première fois, Vinted disposait d’une liste exhaustive et centralisée lui permettant de déterminer qui utilisait quoi et comment.

Avant de faire appel à Okta, l’un des principaux défis à relever pour Aidas concernait l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs. Okta Lifecycle Management permet d’automatiser entièrement ce processus, tout comme le provisioning de 14 des applications les plus utilisées, notamment Google Workspace, Microsoft 365, Slack et Zoom. En parallèle, Okta API Access Management permet aux ingénieurs de Vinted de gérer et de contrôler les API de l’entreprise de manière centralisée, afin de réduire les risques et les points de friction.

Avant d’adopter les solutions Okta, il était normal pour Vinted de consacrer 30 minutes au provisioning manuel d’un utilisateur dans une application. La croissance rapide de l’entreprise aurait contraint celle-ci à recruter afin de gérer le provisioning manuel des utilisateurs dans les applications stratégiques. Grâce à Okta, Vinted n’a pas eu à assumer les coûts associés au recrutement de 37 nouveaux collaborateurs dans le seul but de réaliser des tâches administratives IT de base, comme le provisioning manuel.

Okta présente d’autres avantages de taille. À l’origine, les nouvelles recrues devaient attendre une journée de travail complète pour obtenir un accès à leurs applications. Bien que ce délai puisse paraître court, il serait devenu impossible à tenir face à la croissance rapide de l’entreprise. Avec Okta, le provisioning des applications dès le premier jour est désormais entièrement automatisé et a permis à Vinted d’économiser 63 000 heures que les nouveaux collaborateurs auraient passées à attendre d’obtenir un accès à leurs applications.

« Sans Okta, l’automatisation des applications stratégiques pour la gestion automatisée du cycle de vie des utilisateurs nous aurait demandé un à deux mois par application, le temps de développer des connecteurs et un moteur d’automatisation, ce qui représente un travail titanesque. Okta a réussi à intégrer des applications personnalisées pour la gestion du cycle de vie des utilisateurs en une demi-journée seulement », se réjouit Aidas.

Sécurité et commodité

Grâce à Okta, Vinted a pu adopter un modèle de sécurité Zero Trust tout en facilitant la vie de ses utilisateurs. L’entreprise a intégré l’authentification unique (SSO) à près de 400 applications, évitant ainsi aux utilisateurs d’avoir à mémoriser différents mots de passe ou noms d’utilisateur. Son recours aux VPN a diminué, tout comme les coûts associés. La mise en place d’une authentification multifacteur adaptative (AMFA), tenant compte des certificats des terminaux, des adresses IP et d’autres facteurs de risque, permet aux utilisateurs de Vinted de ne plus avoir à se connecter sans arrêt et à attendre des notifications, sans pour autant compromettre la sécurité.

« Auparavant, nous utilisions une authentification multifacteur (MFA) par mot de passe à usage unique. Mais il nous fallait souvent envoyer la requête deux fois, car le SMS n’arrivait pas au premier essai. Nos utilisateurs étaient confrontés à une expérience négative et les points de friction étaient multipliés, car l’envoi de deux SMS deux fois par jour se traduisait par 19 000 heures par an consacrées à la réponse aux invites MFA », explique Aidas.

Avec Okta, le nombre d’heures consacrées aux authentifications multifacteur a chuté pour atteindre 375 heures grâce à une intelligence adaptative et à des facteurs push plus rapides. « La SSO et la MFA adaptative nous ont aidés à trouver le bon compromis entre sécurité et expérience utilisateur », ajoute Aidas.

Un tremplin vers la réussite

Au moment où Vinted a décidé d’adopter les solutions Okta, l’entreprise connaissait une croissance rapide qui s’est poursuivie au cours des trois années suivantes, passant de 200 collaborateurs à plus de 800. Auparavant, l’onboarding d’un nouveau collaborateur pouvait prendre jusqu’à une journée, avec de nombreux échanges d’e-mails entre les RH et l’équipe IT, ainsi que le provisioning manuel des applications. Avec Okta, le provisioning des applications dès le premier jour est entièrement automatisé.

« Je savais que nous allions nous développer rapidement, mais je ne m’attendais pas à une croissance aussi fulgurante. Jamais nous n’aurions pu nous en sortir sans Okta, qui nous a aidés à renforcer notre sécurité et à accroître la vitesse à laquelle nous réalisons des tâches administratives de base », précise Aidas.

En plus d’avoir considérablement facilité la vie d’Aidas et des membres de l’équipe IT, Okta a grandement simplifié le travail des collaborateurs de Vinted. L’entreprise a intégré l’authentification unique (SSO) à 394 applications, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux outils dont ils ont besoin. « Lorsque j’en parle avec d’autres collaborateurs de l’entreprise, je leur explique qu’Okta a pour but de soutenir leur travail, pas le mien. C’est leur expérience qui prime, déclare Aidas. Avec une seule paire nom d’utilisateur/mot de passe, ils peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin. Cette approche, nous n’aurions jamais pu l’adopter sans Okta. »

Grâce à une gestion des processus simplifiée, les collaborateurs à temps plein de Vinted peuvent concentrer leurs ressources sur des objectifs stratégiques tels que le développement des activités et l’optimisation de l’expérience client. Par ailleurs, Okta a permis à l’entreprise de faire appel à davantage de prestataires afin de s’assurer que ses 45 millions de membres bénéficiaient d’un niveau de support approprié.

« Au cours des trois dernières années, nous avons réussi à fournir à nos clients un support optimisé grâce à l’onboarding rapide des nouveaux membres de l’équipe de support, affirme Aidas. C’est une conséquence directe de notre collaboration avec Okta. »

La collaboration entre Vinted et Okta est loin d’être terminée, car le site de vente en ligne tente de s’améliorer en permanence. L’entreprise est en passe de faire de Workday, la plateforme SIRH, sa seule source fiable pour les RH et la paie. L’intégration de Workday avec Okta permettra à Vinted de simplifier encore ses opérations et d’accroître son efficacité. L’entreprise en aura bien besoin. Suite à son acquisition de la start-up néerlandaise United Wardrobe et à son lancement en Italie à la fin de l’année 2020, Vinted met l’accent sur son expansion.

« Avec Okta, nous avons développé notre architecture en vue de notre croissance, assure Aidas. Nous savons où nous allons et comment y parvenir. »