En faisant de l’identité le lien entre système RH et applications métiers , Sephora gagne en temps et efficacité

Unifier les systèmes d'information ressources humaines de Sephora 

Sephora, le distributeur mondial de la beauté de prestige omnicanale, est présent dans 36 pays au travers de plus de 2 700 points de vente, et emploie 36 000 personnes à travers le monde.   

Auparavant, l'entreprise utilisait trois systèmes d'information ressources humaines (SIRH) compartimentés, ce qui compliquait la centralisation des données RH. Pour résoudre cette question, Sephora a décidé d'implémenter un seul système de gestion RH pour toute l'entreprise, SAP SuccessFactors, demandant une solution unifiée pour valider les identités des employés.  

« Tout d'abord, nous avions besoin d'un moyen d'authentifier les usagers qui accèdent à SuccessFactors, » explique Arnaud Feyssaguet, IT Infrastructure Manager chez Sephora. « Mais nous avons très vite compris qu'avec Okta, nous pouvions aller encore plus loin en automatisant les processus opérationnels. » Avec le soutien de Lyvoc, un partenaire Okta, Sephora a implémenté un système où le cycle de l’identité est géré avec le SIRH comme point d’entrée, pour automatiser les processus de création et de suppression des comptes, tout en réduisant les risques et en favorisant l’expérience utilisateur.  

Choisir Okta pour des workflows adaptables  

Pour Sephora, l’un des principaux défis dans la mise en œuvre de SuccessFactors avec Okta était la non-standardisation des processus RH en raison des différentes réglementations locales. C'est l’une des raisons pour lesquelles Sephora a travaillé avec Lyvoc pendant et après l'implémentation. « Nos consultants techniques ont à la fois l'expertise en matière d'implémentation Okta et en gestion du SIRH, » dit Pierrick Barreau, Project and Change Director chez Lyvoc. « Nous avons piloté plus de 30 implémentations Okta. Aussi, nos consultants ont-ils traité de nombreux cas d'usage, et sont idéalement placés pour résoudre les difficultés opérationnelles liées au SIRH. »    

Okta répondait aux besoins de Sephora du fait qu’Okta Workflows permet de simplifier et d’automatiser des processus de gestion d'identité à grande échelle. « Sephora avait besoin d'un moyen de créer des processus sur mesure pour répondre aux exigences légales locales, et de modifier ces processus de manière rapide et agile, » dit M. Barreau. « C'est ce qu'offre Okta Workflows. »     

Lyvoc a travaillé avec Sephora pour effectuer un déploiement initial dans trois pays, suivi par les 33 autres territoires. L'implémentation de SuccessFactors et Okta a pris six mois, pour les 36 000 employés basés dans les bureaux et boutiques de Sephora.  

Automatiser la création des comptes pour un accueil du collaborateur plus rapide et fluide 

Avec Single Sign-On (SSO), les collaborateurs Sephora ont désormais un accès rapide et sécurisé à plus de 100 applications intégrées avec Okta, y compris Office 365 et Salesforce. Comme 20% de ces applications utilisent des intégrations prêtes à l' emploi, offertes par l'Okta Integration Network (OIN), Sephora a pu économiser 30 jours de travail sur la mise en œuvre du SSO. Les accès des collaborateurs sont authentifiés avec l'Authentification forte multi-facteur (MFA), via l'application Okta Verify, un SMS, un courrier électronique, ou une question de sécurité, selon la situation. 

« Toute application nouvelle adoptée par Sephora est immédiatement intégrée avec Okta, » dit M. Feyssaguet. « Auparavant, intégrer une nouvelle application dans notre système informatique pouvait prendre des semaines ou même des mois, mais avec Okta, le processus technique ne prend plus qu'une journée. » 

Pour automatiser la création et la suppression des accès utilisateurs, Sephora utilise Universal Directory et Lifecycle Management. Dès qu'un administrateur crée un compte employé, le profil est généré automatiquement et les permissions d'accès sont également assignées de manière automatique. Comme les collaborateurs de Sephora se déplacent souvent à l'intérieur de l'entreprise (des salariés de boutique sont par exemple temporairement transférés au siège) leurs droits d'accès doivent être modifiés fréquemment. 

Précédemment, un administrateur devait effectuer les changements manuellement, maintenant c'est Okta qui modifie les accès avec des Workflows automatisés. Et comme 88% des applications intégrées avec Lifecycle Management utilisent des pré-intégrations, cela a économisé environ 14 mois de travail qui auraient été nécessaires à la création de connecteurs.    

Éliminer des processus manuels pour réduire les risques 

Avant Okta, la création des accès était effectuée manuellement. Lorsqu'un nouvel employé arrivait, même s'il possédait déjà un poste et un compte, il fallait attendre que son gestionnaire demande l’accès aux applications pertinentes. Parfois, cela pouvait prendre jusqu'à deux semaines.   

Depuis l'implémentation, les nouveaux employés ne doivent plus attendre pour accéder aux outils indispensables, et il y a une réduction importante du nombre de demandes support pour la gestion des comptes. Un autre bénéfice de l’intégration du SIRH de Sephora avec Okta est une réduction des risques liés au comptes dormants. Lorsqu'un employé arrive en fin de contrat, son compte est désactivé automatiquement, y compris ses droits d'accès à toutes les applications, services SaaS, et plateformes internes de Sephora. 

Développer des compétences Okta pour plus d'autonomie 

La prochaine étape pour Sephora est l’arrêt de son infrastructure ADFS, la solution SSO antérieure utilisée pour des applications comme Zoom, et l'intégration de ces applications avec Okta. Sephora envisage également d'utiliser Okta Workflows pour automatiser la gestion des comptes externes pour les prestataires et des comptes techniques. 

Lyvoc continue de travailler avec Sephora pour implémenter davantage d'intégrations sur mesure pour ses applications métiers, et aide Sephora à créer des Workflows custom lorsqu'il y a un changement des règlements RH et juridiques. « Nous effectuons également  des transferts de compétences Okta auprès des équipes Sephora, pour développer leurs connaissances et les rendre plus autonomes dans la gestion des services, » dit M. Barreau. Okta offre maintenant des rôles et des permissions administrateurs plus granulaires, ce qui aide Sephora à déléguer ces permissions efficacement. 

Selon l’expérience de Sephora, le plus important pour un projet RH est d'engager toutes les équipes pertinentes dès le début du projet, y compris les équipes RH, SIRH, sécurité et identités. « C'est important d'avoir une vision exacte de tous les processus RH qui existent à travers votre organisation, » dit M. Feyssaguet. « Cela vous permettra de bien définir et standardiser ces processus, et c'est ce que nous avons pu faire à travers les 36 pays où Sephora opère. »  

Ruthy Seng, CTO chez Lyvoc partage ce point de vue : « Il faut créer une équipe multidisciplinaire avec des compétences techniques et RH dès le début. Et choisir une solution comme Okta qui offre plus de 7 000 pré-intégrations prêtes à l'emploi vous permettra de gagner du temps au début du projet, pour une implémentation rapide. »