Avec Okta, Aircall intègre ses outils RH et IT et automatise le cycle de vie de ses collaborateurs

Automatiser et sécuriser les processus IT pour soutenir la croissance de l'entreprise

Fondée en 2014, Aircall s’est donné pour mission de simplifier la téléphonie en offrant une solution cloud ​​pour les entreprises, intégrée à leurs outils métiers quotidiens. « En offrant plus de simplicité et de visibilité, Aircall permet aux entreprises de se concentrer sur leurs opérations, » explique Anthony Gillaizeau, Directeur IT chez Aircall. « En quelques clics, une entreprise peut synchroniser les données de ses appels avec ses systèmes CRM, ses solutions Helpdesk et d'autres solutions indispensables. » Le logiciel d'Aircall fonctionne entièrement dans le cloud, et il est facile à installer et à maintenir. 

En plus de son siège à Paris, Aircall dispose de bureaux à New York et à Sydney, et soutient plus de 10 000 clients à l'échelle internationale. En pleine expansion, l'entreprise a récemment ouvert de nouveaux bureaux à Londres, Madrid, Sydney et Berlin. Pour suivre cette croissance, Aircall a presque doublé son effectif, de 320 salariés en 2020 à plus de 600 en 2021.

Suite à un audit de sécurité, Aircall a identifié le phishing et le piratage de mot de passe comme les principales menaces potentielles. En réponse à ces risques, Aircall a décidé d'implémenter une solution IAM pour avoir plus de contrôle sur le cycle de vie des comptes utilisateurs. « Pour maintenir nos valeurs d'entreprise dans une période où beaucoup de nouveaux employés ont rejoint Aircall, nous avons décidé de mieux structurer nos processus opérationnels internes » dit M. Gillaizeau. « C'est pourquoi nous avons choisi Okta. »

En quête d'une solution IAM facilitant l'intégration des ressources Cloud

Dès le départ, Aircall a opté pour une architecture cloud, avec l’ensemble des services IT hébergés et déployés dans le Cloud.  L'équipe de M. Gillaizeau s’occupe de la cybersécurité et de la gestion des accès, ainsi que de la gestion des réseaux, des applications, du matériel, du support et des projets IT. Aircall a décidé de travailler avec des partenaires stratégiques pour automatiser et simplifier ses processus IT. 

À l’heure de choisir la solution IAM la plus adéquate, Aircall a fait une comparaison entre Okta et d’autres solutions IAM. « Comparée à d’autres solutions, Okta était mieux adaptée à nos besoins, offrant un périmètre de fonctionnalité plus étendu, ainsi que davantage d'intégrations prêtes à l'emploi, » dit M. Gillaizeau. 

Au cours des trois mois de la première phase d'implémentation, Aircall a intégré quatre outils essentiels avec Okta : Jira Atlassian, BambooHR, Salesforce, et Google Workspace. Pour effectuer l'implémentation aussi vite que possible, Aircall a décidé de travailler avec Lyvoc, un partenaire qui dispose d'une expertise approfondie d'Okta ainsi que des systèmes RH. « J'ai choisi Lyvoc parce que nous avons des perspectives communes, ce qui nous a permis de travailler ensemble d'une manière très effective, » dit M. Gillaizeau. « Outre la conception de l'implémentation, Lyvoc nous a proposé deux jours de transfert de compétences, ce qui a permis à notre équipe interne de gérer les outils de façon autonome. »

Intégrer les systèmes IT et RH afin de maîtriser le cycle de vie du collaborateur

En intégrant le système RH d'Aircall avec Lifecycle Management et en utilisant Okta Workflows, les accès et permissions des groupes Google et Slack, ainsi que les applications et les outils, sont assignés automatiquement selon le rôle, le département et le niveau de responsabilité du collaborateur. « L'une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Okta était de pouvoir implémenter Advanced Workflows, qui nous permet de mieux gérer et automatiser beaucoup de nos tâches IAM, » explique M. Gillaizeau. « Par exemple, un compte Google Workspace est généré pour chaque nouvel employé une semaine avant qu'il ne débute chez Aircall pour qu'il puisse le tester et s'y habituer en amont. »

Avant l'implémentation de la solution , M. Gillaizeau devait désactiver les comptes manuellement lorsqu’un employé s’en allait, souvent en dehors des heures de bureau pour s'occuper par exemple des comptes du bureau new-yorkais. Désormais, onboarding et offboarding sont gérés par Okta, et le contrôle de conformité mensuel n’est plus qu’une formalité. Les risques d’erreur et de sécurité ont donc également diminué.

35 applications sont maintenant intégrées avec Single Sign-On (SSO), dont 90% utilisent des connecteurs Okta prêts à l'emploi. Grâce à SSO, les employés bénéficient d'un accès fiable à leurs outils essentiels, sécurisé avec l'authentification forte multi-facteurs (MFA), et utilisant des Yubikeys quand un second facteur est nécessaire. « Nos critères sont assez stricts, on doit fournir un deuxième facteur lorsqu'on change d’endroit, d'ordinateur, ou d'adresse IP, » dit M. Gillaizeau. « Cela nous permet de réduire les comportements dangereux et de maintenir notre sécurité lorsqu'un ordinateur est volé, par exemple. »

Gagner en efficacité et en productivité

Les nouveaux employés arrivaient parfois par groupes d’une vingtaine d’un seul coup. L'équipe IT devait alors créer des accès à plusieurs outils pour chacun d’entre eux. L'équipe gagne désormais au minimum une journée de temps homme par mois grâce à l'automatisation de ces tâches. « Lorsque des nouveaux employés arrivent, ils ont un accès immédiat à tous leurs outils, selon leur rôle et leurs besoins, » dit M. Gillaizeau. « La responsabilité est donc déportée au service RH, ce qui est  beaucoup plus efficace. »

Selon M. Gillaizeau, grâce à Okta il est plus facile d'introduire de nouveaux outils et applications. Récemment, son équipe a intégré une nouvelle application en une seule journée, avec SSO. « En ce qui concerne les délais de mise en production, l'entreprise entière gagne lorsque notre équipe est capable d'intégrer de nouveaux outils de manière très rapide, » dit-il.  

Enfin, en rendant les équipes IT et RH plus efficaces, Okta soutient la croissance future d'Aircall. « L'automatisation des processus avec Okta a rendu mon équipe plus productive, et la gestion des accès est plus fiable, » dit M. Gillaizeau. « Le temps qu'il faut à un collaborateur pour être opérationnel a été réduit, ce qui soutient la croissance de l'entreprise. » 

Continuer à évoluer avec Okta et Lyvoc, pour investir dans la croissance future 

Sécurité et identité sont des questions prioritaires pour Aircall, qu’il s'agisse des usagers internes ou du service fourni à ses clients. Pour rendre l'accès à Aircall encore plus simple et sécurisé, Aircall prévoit de proposer un connecteur Okta pour Aircall à travers l’Okta Integration Network (OIN).  

Aircall continue de travailler avec Lyvoc pour la personnalisation et l'implémentation de fonctionnalités Workflows complexes. « Collaborer avec un partenaire intégrateur comme Lyvoc me permet de me concentrer sur l'essentiel, » dit M. Gillaizeau. « Okta est l’un de nos partenaires de confiance, et le travail que l’on fait ensemble aujourd'hui est un investissement dans la croissance future de l'entreprise. »