Simplification des systèmes de gestion RH de Sephora
Chaîne internationale de produits de beauté omnicanale, Sephora est présente dans 36 pays avec plus de 2 700 magasins et emploie 36 000 personnes dans le monde entier.
Auparavant, l'entreprise utilisait trois systèmes SIRH cloisonnés, ce qui compliquait la centralisation des données RH. Sephora a donc décidé d'implémenter un seul SIRH pour toute l'entreprise, en l’occurrence SAP SuccessFactors. Elle recherchait une solution rationalisée pour valider l’identité de ses collaborateurs.
« Avant tout, nous avions besoin d’un moyen d’authentifier les utilisateurs accédant à SuccessFactors », explique Arnaud Feyssaguet, IT Infrastructure Manager chez Sephora. « Mais nous nous sommes rapidement rendu compte qu’avec Okta, nous pouvions aller encore plus loin en automatisant les processus opérationnels. » Avec l’aide de Lyvoc, un partenaire d’Okta, Sephora a implémenté un processus qui permet de gérer le cycle de l’identité avec le système SIRH comme point d’entrée pour automatiser la création et la suppression des comptes, tout en réduisant les risques et en optimisant l’expérience utilisateur.
Des workflows adaptables grâce à Okta
Pour Sephora, l’un des principaux défis dans l’implémentation de SuccessFactors avec Okta était l’absence de processus RH standardisés en raison des différentes réglementations locales dans chaque pays. C'est l’une des raisons pour lesquelles Sephora a choisi de collaborer avec Lyvoc pendant et après l'implémentation. « Nos consultants techniques possèdent une expertise en matière d'implémentation Okta et en gestion de systèmes SIRH », se félicite Pierrick Barreau, Project and Change Director chez Lyvoc. « Nous avons participé à plus de 30 implémentations Okta. À ce titre, nos consultants ont eu l’opportunité de gérer de nombreux cas d’usage et sont idéalement placés pour remédier à toute difficulté opérationnelle liée au système SIRH. » Grâce à Okta Workflows, Okta a pu répondre aux besoins de Sephora en simplifiant et en automatisant les processus de gestion des identités à grande échelle. « Sephora avait besoin d’une solution capable de développer des processus personnalisés qui répondaient aux exigences locales et d’adapter rapidement et facilement ces processus », explique Pierrick Barreau. « C’est précisément ce que fait Okta Workflows. » Lyvoc a collaboré avec Sephora pour déployer dans un premier temps la solution dans trois pays, avant de le faire dans les 33 autres marchés. Il a fallu six mois pour implémenter SuccessFactors et Okta pour les 36 000 employés de bureau et de magasin de Sephora.
Automatisation de la création des comptes pour un onboarding rapide et efficace des collaborateurs
Avec Single Sign-On (SSO), les collaborateurs Sephora bénéficient désormais d’un accès rapide et sécurisé à plus de 100 applications intégrées avec Okta, dont Microsoft 365 et Salesforce. Comme 20 % de ces applications utilisent des intégrations prêtes à l’emploi d’Okta Integration Network (OIN), Sephora a pu économiser 30 jours de travail sur l’implémentation SSO. L’accès des collaborateurs est protégé par le MFA (Multi-Factor Authentication) via l’application Okta Verify, un SMS, un e-mail ou une question de sécurité, selon les cas. « Toute nouvelle application adoptée par Sephora est immédiatement intégrée à Okta », explique Arnaud Feyssaguet. « Auparavant, le processus technique d’intégration d’une nouvelle application dans notre système prenait plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il ne prend qu’une journée tout au plus avec Okta. » Pour automatiser la création et la suppression des accès utilisateurs, Sephora utilise Universal Directory et Lifecycle Management. Dès qu’un administrateur crée un compte collaborateur, le profil est généré automatiquement et les autorisations d'accès sont également octroyées de manière automatique. Comme l’affectation des collaborateurs de Sephora est susceptible de changer au sein de l’entreprise (par exemple, le personnel en magasin peut être temporairement transféré au siège), leurs droits d'accès doivent être souvent modifiés. Avant l’adoption d’Okta, un administrateur devait effectuer ces changements manuellement, tandis qu’aujourd’hui, ce sont les workflows automatisés qui s’en chargent. De plus, comme 88 % des applications intégrées avec Lifecycle Management utilisent des préintégrations, cela a fait gagner à l’équipe IT environ 14 mois de travail — le délai qui aurait été nécessaire à la création de connecteurs.
Élimination des processus manuels pour réduire les risques
Avant d'implémenter Okta, les accès étaient créés manuellement. Lorsqu'un nouveau collaborateur entrait en fonction, même s’il possédait déjà un poste de travail et un compte, il devait attendre que son supérieur hiérarchique demande l’accès aux applications pertinentes, ce qui pouvait prendre jusqu’à deux semaines parfois. À présent, les nouvelles recrues ne doivent plus patienter pour accéder aux outils essentiels, et les demandes d’assistance relatives à la gestion des comptes ont considérablement diminué. Un autre avantage de l’intégration du SIRH de Sephora avec Okta est la réduction des risques liés aux comptes dormants. Lorsqu’un employé arrive en fin de contrat, son compte est désactivé automatiquement, y compris ses droits d'accès à toutes les applications, services SaaS et plateformes internes de Sephora.
Développement des compétences Okta pour gagner en autonomie
La prochaine étape pour Sephora est la mise hors service de son infrastructure ADFS, la précédente solution SSO utilisée avec des applications telles que Zoom, et l’intégration de ces applications avec Okta. Sephora envisage également d’utiliser Okta Workflows pour automatiser la gestion des comptes des fournisseurs de services externes et des comptes techniques. Sephora continue de collaborer avec Lyvoc pour implémenter davantage d’intégrations sur mesure pour ses applications métier, et pour aider Sephora à créer des workflows personnalisés en cas de changement des règlements RH et juridiques. « Nous transférons également des compétences Okta aux équipes Sephora pour développer leurs connaissances et les rendre plus autonomes dans la gestion des services », indique Pierrick Barreau. Okta offre maintenant des rôles et des autorisations administrateurs plus granulaires, ce qui permet à Sephora de déléguer encore plus efficacement ces autorisations. De l’avis de Sephora, pour mener à bien un projet RH, le plus important est d’impliquer toutes les équipes concernées dès le départ, y compris les équipes sécurité, RH et SIRH et de gestion des identités. « Avoir une vision précise de tous les processus RH qui existent dans l’entreprise est extrêmement important », explique Arnaud Feyssaguet. « Il est ainsi possible de définir et standardiser ces processus, ce que nous avons réussi à faire dans les 36 pays où la société est présente. » Ruthy Seng, CTO chez Lyvoc, partage ce point de vue : « Il faut créer une équipe multidisciplinaire avec des compétences techniques et RH dès le départ. Et en optant pour une solution comme Okta qui offre plus de 7 000 préintégrations prêtes à l'emploi, vous pouvez gagner du temps au début du projet et accélérer l’implémentation. »
