Vinted: Wie eine Okta-basierte Infrastruktur das schnelle und erfolgreiche Onboarding neuer Mitarbeiter ermöglicht
der Integrationen sind out-of-the-box einsatzbereit. Dies spart ein Mannjahr an Arbeit für die SSO-Anbindung von 394 Anwendungen.
Stunden nimmt die Bearbeitung von MFA-Abfragen jetzt in Anspruch – dank schneller Push-basierter Faktoren und adaptiver Intelligenz
Stunden wurden bei der Bereitstellung von Apps eingespart, da die Integration zusätzlicher Anwendungen mit Lifecycle Management nur noch einen halben Tag in Anspruch nimmt
- Die Zeichen stehen auf Erfolg
- Das Beste aus allen Welten
- Automatisierung für die Mitarbeiter
- Mehr User, mehr Kunden, keine Sorgen
- Eine Architektur für das Wachstum
Vinted, ein Online-C2C-Marktplatz für Second-Hand-Mode hat es sich auf die Fahne geschrieben, Second Hand als erste Wahl zu etablieren. Im Jahr 2018, vor dem Sprung in neue Märkte, implementierte das Unternehmen seine erste vollumfängliche Plattform für das Identity- & Access-Management, um die Weichen für das weitere Wachstum zu stellen.
Vinted verfolgte mit seiner neuen IAM-Lösung zwei Ziele: den Alltag der Mitarbeiter komfortabler zu gestalten und das Security-Standing des Unternehmens zu verbessern. Als das Unternehmen einige der führenden Lösungen im Bereich IAM testete, war Okta als einziger Anbieter in der Lage, alle Vorgaben von Vinted in einer einzigen Plattform abzubilden.
Vinted benötigte eine neue Lösung für das Identity- & Access Management, um einen reibungslosen Single Sign-On zu ermöglichen und die Prozesse beim Lifecycle Management zu automatisieren. Adaptive MFA hilft Vinted, Mitarbeiter besser zu schützen ohne dass sie dafür mehr tun müssten. Universal Directory trägt zusätzlich zur Sicherheit bei, indem es dem Unternehmen ermöglicht, alle Benutzeridentitäten und Zugriffsrechte an einem zentralen Ort zu überwachen und zu verwalten.
In den drei Jahren nach der Einführung von Okta stieg die Zahl der Mitarbeiter von Vinted von 200 auf 800. Die Zahl der Lieferanten und der Herstellerpartner ist ebenfalls gestiegen. Dank der Automatisierungsfeatures von Okta konnte das Unternehmen neue Mitarbeiter schneller einbinden und sein Support-Team schneller ausbauen, um eine optimale Customer-Experience zu gewährleisten. Und: Die Mitarbeiter müssen sich nur noch einen Benutzernamen und ein Kennwort merken, um jederzeit Zugriff auf alle benötigten Tools zu erhalten.
Vinted ist bereits in 15 Märkten weltweit etabliert und will in weitere Gebiete expandieren, um die Mitgliederzahl zu erhöhen. Mit Okta hat das das Unternehmen eine Architektur und eine Infrastruktur geschaffen, die auf höchste Skalierbarkeit ausgelegt ist.
Ich wusste, dass wir wachsen würden. Aber ich hatte nicht erwartet, dass es so schnell gehen würde. Ohne Okta wäre das nicht möglich gewesen. Die Lösung hat uns geholfen, unsere Sicherheit zu verbessern und einfache administrative Aufgaben schneller zu erledigen,
Aidas Staškevičius, IT Area Lead, Vinted
Leistungen
- Weichenstellung für das Wachstum von 200 auf mehr als 800 Mitarbeiter in nur drei Jahren.
- Onboarding von 15 neuen Mitarbeitern pro Woche, dank Automatisierung und einem optimierten Lifecycle Management. Die durchschnittliche Einarbeitungszeit wurde von einem Tag auf 30 Minuten reduziert.
- User erhalten per Single Sign-On Zugriff auf 394 integrierte Anwendungen und können jederzeit benötigte Tools nutzen.
- Besserer Support für Kunden, schnelleres Onboarding externer Lieferanten
Die meisten von uns haben ein paar Outfits im Schrank, die sie zwar nicht mehr tragen, die jemand anderes aber bestimmt zu schätzen wüsste. „Wenn du es nicht trägst, verkaufe es“ ist das Motto von Vinted, Europas größter Online-C2C-Plattform für Second-Hand-Mode.
Das Unternehmen wurde 2008 in Vilnius, Litauen, von Milda und Justas ins Leben gerufen. Milda wollte umziehen, hatte aber mehr Kleider, als sie mitnehmen konnte. Also richtete Justas eine Website ein, um ihre Kleidung an Freunde zu verschenken. Aus dieser Website ging Vinted hervor. Heute ist das Unternehmen in 15 Märkten in Europa und Nordamerika aktiv und bedient eine Community von mehr als 45 Millionen Mitgliedern.
Ein Marktplatz der besonderen Art
Der Schlüssel zum Erfolg von Vinted hängt laut Aidas Staškevičius, IT-Leiter des Unternehmens, von zwei zentralen Faktoren ab. „Zum einen wollen wir, dass Second-Hand-Mode überall auf der Welt die erste Wahl wird“, sagt er. „Zum anderen stehen für uns stets unsere Mitarbeiter im Mittelpunkt. Wir suchen Menschen, die unsere Werte teilen – auch mit Blick auf Nachhaltigkeit und Selbstentwicklung.“
Aber Vinted ist mehr als nur ein Einzelhändler oder Marktplatz. In erster Linie ist es ein Technologieunternehmen. Dies wirkt sich nicht nur auf die Abläufe aus – die technische Abteilung ist die größte interne Abteilung –, sondern prägt auch maßgeblich die Unternehmenskultur. „Wir können gut mit Veränderungen umgehen“, sagt Aidas. „Wir passen uns ständig an und suchen immer nach Möglichkeiten, wie wir Dinge verbessern können.“
Aidas kam 2016 als erster IT-Leiter zu Vinted. „Es gab viele Ingenieure, die in der Produktentwicklung arbeiteten – aber ich wurde eingestellt, um sicherzustellen, dass im Backoffice alles reibungslos funktioniert“, sagt er. „Tatsächlich war ich allein das gesamte Service Desk!“ Ein wichtiger Aspekt von Aidas‘ Arbeit ist das Identity & Access Management für die eingesetzten Anwendungen. Als technologisch aufgeschlossener Startup setzt Vinted auf agile, cloudbasierte Methoden. Lange gab es aber kein einheitliches Directory für die Benutzeridentitäten, das alle von den Mitarbeitern genutzten Anwendungen abdeckt hätte. Damals war das Unternehmen noch so klein, dass alles manuell erledigt werden konnte.
Wachstum bringt den Wendepunkt
Doch mit dem Wachstum von Vinted wuchs auch Aidas‘ Arbeitsvolumen. Im Jahr 2018 hatte Vinted 200 Mitarbeiter, und die anfallenden administrativen Aufgaben manuell zu erledigen, nahm zu viel von Aidas‘ Zeit in Anspruch.Auch mit Blick auf die Sicherheit gab es zu viele Anwendungen, die er im Auge behalten musste. Und seine Kollegen waren überfordert, weil sie sich die vielen Benutzernamen und Passwörter neu hinzugekommener Anwendungen kaum merken konnten. Es war an der Zeit, sich nach einer wirklich umfassenden Lösung für das Identity- & Access-Management umzusehen.
Um dynamisch weiter wachsen zu können, suchte Vinted eine Plattform, die Aufgaben, die bislang manuell erledigt wurden, automatisieren konnte und das Security-Standing verbesserte, ohne den Aufwand für die Nutzer zu erhöhen. Aidas hatte bereits Erfahrungen mit Okta gesammelt und wusste um die Möglichkeiten, die die Lösung bot. Er wollte aber auch andere Produkte testen, um zu sehen, ob sie noch besser zu Vinted passen. Am Ende setzte sich Okta jedoch aufgrund des breiten Feature-Sets durch.
„Die zwei ausschlaggebenden Faktoren waren für uns der Komfort und die Sicherheit“, sagt Aidas. „Von den Plattformen, die wir uns angesehen haben, schaffte es Okta als einzige, alle unsere Wünsche in einem Paket zu bündeln.Es war fast wie Magie.“
Integration ohne Disruption
Nachdem Aidas sich für Okta entschieden hatte, stellte er fest, dass die Lösung out-of-the-box SSO-Integrationen für 95 Prozent der bei Vinted eingesetzten 394 Anwendungen unterstützte. Ohne die nativen Integrationen von Okta hätte die Anbindung dieser Anwendungen mehr als ein Jahr gedauert und effektiv die Kosten eines Vollzeitmitarbeiters verursacht. Dank der engen Integration mit Okta entdeckte Vinted zudem eine Reihe von Schatten-Anwendungen, darunter auch doppelte Subscriptions und Services – also beispielsweise drei oder vier Anwendungen, die dasselbe tun. Vinted entschied sich daher, ein eigenes Verzeichnis von Benutzern und Anwendungen auf der Basi von Okta Universal Directory zu erstellen. Zum ersten Mal verfügte das Unternehmen über eine zentrale, vollumfängliche Liste, aus der genau hervorging, wer was verwendet und wie er es verwendet.
In der Zeit vor Okta war für Aidas das On- und Offboarding von Mitarbeitern eine der größten Herausforderungen. Mit Lifecycle Management sind diese Prozesse nun vollständig automatisiert, ebenso wie die Bereitstellung von 14 besonders intensiv genutzten Anwendungen wie Google Workspace, Microsoft 365, Slack und Zoom. API Access Management ermöglicht es den Experten von Vinted, die APIs des Unternehmens von einem zentralen Punkt aus zu verwalten und zu kontrollieren, um Reibungsverluste und Risiken zu minimieren.
Vor Okta war es für Vinted normal, dass das manuelle Onboarding eines Benutzers 30 Minuten pro Anwendung dauerte. Angesichts des schnellen Wachstums hätte Vinted etliche zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen, um mit dem manuellen Onboarding von Benutzern in den wichtigsten Anwendungen Schritt zu halten. Dank Okta musste Vinted jedoch nicht die Kosten der 37 neuen Mitarbeiter tragen, die erforderlich gewesen wären, um die grundlegenden administrativen Aufgaben in der IT zu bewältigen - wie eben das manuelle Onboarding.
Der Mehrwert von Okta reicht aber noch viel weiter.Ursprünglich mussten neue Mitarbeiter einen ganzen Arbeitstag warten, bis sie Zugriff auf ihre Anwendungen erhielten. Das war noch verhältnismäßig schnell. Als das Unternehmen aber rasant zu wachsen begann, wäre es irgendwann nicht mehr möglich gewesen, Anwendungen in diesem Tempo bereitzustellen.Mit Okta erfolgt die Bereitstellung der Apps vom ersten Tag an vollständig automatisiert. Dies hat Vinted 63.000 Stunden gespart - die Zeit, die neue Mitarbeiter sonst auf ihre Anwendungen gewartet hätten.
„Ohne das automatisierte Lifecycle Management von Okta hätten wir alleine für die Automatisierung der wichtigsten Anwendungen ein bis zwei Monate pro App gebraucht, um entsprechende Konnektoren zu erstellen – und das zusätzlich zum Aufbau einer Automatisierungs-Engine, was an sich schon ein Mammutprojekt ist. Mit Okta lassen sich zusätzliche Anwendungen innerhalb eines halben Tages in das Lifecycle-Management integrieren“, sagt Aidas.
Sicherheit und Komfort
Mit Okta war Vinted in der Lage, ein Zero-Trust-Modell einzuführen und zugleich den Bedienkomfort für die Benutzer zu erhöhen. Das Unternehmen hat Single Sign-On für fast 400 Anwendungen integriert – die Benutzer müssen sich also nicht mehr unterschiedlichste Kennwörter und Benutzernamen merken. Die VPN-Nutzung und die damit verbundenen Kosten sind ebenfalls zurückgegangen. Der Einsatz von Adaptive Multi-Faktor Authentisierung, die bei der Authentisierung Gerätezertifikate, IP-Adressen und andere Risikofaktoren berücksichtigt, vereinfacht die Anmeldung, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
„Wir haben früher One-Time-Passwords für die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwendet. Allerdings mussten wir die Anfrage oft zweimal senden, da die SMS beim ersten Versuch nicht ankam. Dies sorgte für eine schlechte User-Experience und verursachte hohe Kosten, weil das tägliche, zweimalige Versenden der SMS zu einem jährlichen Mehraufwand von 19.000 Stunden führte – und das nur, um die Anforderungen der MFA zu erfüllen“, erklärte Aidas.
Mit Okta sank die Anzahl der Stunden, die für die Multi-Faktor-Authentifizierung aufgewendet werden, auf 375, nicht zuletzt dank schneller Push-Faktoren und adaptiver Intelligenz hinter den Eingabeaufforderungen. „Single Sign-On und Adaptive MFA haben uns geholfen, die richtige Balance zwischen Sicherheit und Usability zu finden“, bestätigt Aidas.
Eine Startrampe für Wachstum
Als Vinted Okta einführte, wuchs das Unternehmen rasant und sollte diesen Schwung auch für die nächsten drei Jahre beibehalten, in denen die Zahl der Mitarbeiter von 200 auf über 800 stieg. Früher dauerte das Onboarding eines neuen Mitarbeiters bis zu einen Tag, an dem E-Mails zwischen der Personalabteilung und der IT-Abteilung hin- und hergeschickt und die Anwendungen manuell eingerichtet wurden. Mit Okta erfolgt die Bereitstellung der Apps seit dem ersten Tag vollständig automatisiert.
„Ich wusste, dass wir schnell wachsen würden, aber ich hatte nicht erwartet, dass wir so schnell wachsen würden. Ohne Okta wäre das nicht möglich gewesen. Die Lösung hat uns geholfen, unsere Sicherheit zu verbessern und einfache administrative Aufgaben viel schneller zu erledigen“,so Aidas.
Okta hat nicht nur den Alltag für Aidas und das IT-Teams erleichtert, sondern auch die Abläufe bei Vinted spürbar vereinfacht. Das Unternehmen hat 394 Anwendungen mit Single Sign-On integriert, so dass die Benutzer einfach und schnell auf die benötigte Tools zugreifen können. „Wenn ich mit meinen Kollegen spreche, betone ich immer, dass Okta für sie und nicht für mich ist. Es geht um ihren Komfort“, sagt Aidas. „Ich habe ihnen gezeigt, wie sie mit einem einzigen Benutzernamen und einem einzigen Passwort Zugang zu allen Tools bekommen, die sie benötigen.Das ist es, was Okta uns ermöglicht.“
Durch die Optimierung der Workflows können sich die Mitarbeiter von Vinted ganz auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren: das Unternehmenswachstum und die Optimierung der Customer Experience. Auf diese Weise hat es Okta dem Unternehmen ermöglicht, in kürzester Zeit genügend Mitarbeiter einzustellen, um eine optimale Betreuung der 45 Millionen Vinted-Mitglieder zu gewährleisten.
„In den letzten drei Jahren konnten wir unseren Kunden einen schnelleren und besseren Support bieten“, sagt Aidas. „Das liegt auch daran, dass wir in der Lage waren, so viele Support-Mitarbeiter so schnell einzuarbeiten. Das ist ein direktes Ergebnis unserer Zusammenarbeit mit Okta.“
Die gemeinsame Reise von Vinted und Okta ist dabei noch lange nicht zu Ende: Das Unternehmen sucht nach wie vor nach Optimierungspotenzialen. Derzeit arbeitet Vinted daran, die HR-Management-Plattform Workday zur Single-Source-of-Truth für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnungen zu machen. Die Integration von Workday mit Okta wird die Abläufe noch weiter optimieren und die Effizienz weiter steigern. Und das ist auch notwendig. Nach der Übernahme des niederländischen Start-ups United Wardrobe und dem Start in Italien Ende 2020 liegt der Fokus von Vinted auf der Expansion.
„Mit Okta haben wir die Architektur für unser weiteres Wachstum geschaffen“, sagt Aidas. „Wir wissen, wo wir hinwollen, und wir wissen, wie wir dorthin kommen.“
