Sichere Umstellung auf die Cloud bei Plan International dank Okta
Länder abgedeckt
personengebundene Benutzer
Veränderung des Lebens von 100 Millionen Mädchen binnen 5 Jahren
- Ein ehrgeiziges Ziel
- IT-Infrastruktur automatisieren und absichern
- Suche nach einem gleichgesinnten Partner für das Identitätsmanagement
- Einsatz von zeit- und kostensparender Technik
- Eine kundenorientierte Zukunft
Plan International ist eine Hilfsorganisation, die sich in über 75 Ländern für die Rechte von Kindern einsetzt. Das Kinderhilfswerk hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von 100 Millionen Mädchen innerhalb der nächsten fünf Jahre zu verändern. Technologie ist für Plan International von besonderer Bedeutung, um effektiv grenzüberschreitend arbeiten zu können. Leider behinderten die kostenintensiven und isolierten Altsysteme der Organisation die betriebliche Effizienz wie auch die Sicherheit.
Die Hilfsorganisation wollte ihre begrenzten Mittel und ihr Personal von manuellen IT-Aufgaben entlasten und auf die entscheidenden Projekte konzentrieren. Eine Zentralisierung des Identitäts- und Zugangsmanagements (IAM) würde es dem Kinderhilfswerk ermöglichen, durch einen besseren Überblick fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen. Eine flexible, reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur war erforderlich, um die Wirkung der weltweiten Aktivitäten der NGO zu messen und zu verbessern. Sicherheit war dabei besonders wichtig, da Plan International mit Kindern arbeitet und sensible Daten schützen muss.
Plan International wollte möglichst viele Cloud-Lösungen einführen, um interne IT-Ressourcen zu entlasten. Die Hilfsorganisation benötigte einen IAM-Partner, der sie bei der Umstellung des Betriebs unterstützen kann. Kriterien dafür waren aber nicht nur geschäftliche Anforderungen wie Leistungsfähigkeit und Kosteneffizienz. Als Plan International von der Initiative Okta for Good erfuhr, war man überzeugt, in Okta einen gleichgesinnten Partner gefunden zu haben, der die Philosophie und das gesellschaftliche Engagement der NGO teilt.
Plan International hat die Lösungen Universal Directory, Single Sign-On und Lifecycle Management von Okta schnell und unkompliziert implementiert: Zur Freude der Benutzer war die Umstellung nahtlos und ohne Schulungen möglich. Die Organisation kann den Zugriff nun einfacher verwalten und Konten an einem zentralen Ort überwachen. Funktionen wie Echtzeit-Sicherheitsberichte und mehr als 6.000 Cloud-Anwendungsintegrationen können durch das Okta Integration Network genutzt werden. Okta hat eine schnellere Implementierung ermöglicht, die monatelange Entwicklung und eine mühsame Konfiguration vermeidet.
Während Plan International auf seine Mission hinarbeitet, werden neue und innovative Partnerschaften, auch mit dem Technologiesektor, eine Säule seiner Aktivitäten sein. Die Organisation ist stolz auf ihre datengesteuerte Strategie. Jetzt, unterstützt durch modernes IAM, wird sie in der Lage sein, ihre Aktivitäten weltweit mit größerer Wirkung umzusetzen. Die Möglichkeiten von Plan International, Technologien wie maschinelles Lernen oder prädiktive Analyse zu nutzen, werden durch die Partnerschaft mit Okta noch erweitert.
Plan International Customer Journey
Das Netzwerk von Plan International erstreckt sich über 75 Länder. Sicherheit ist von größter Bedeutung für die Fähigkeit der gemeinnützigen Organisation, ihren Interessengruppen - häufig schutzbedürftigen Kindern - zu dienen. Mit der Okta Identity Cloud kann Plan International Benutzerinformationen schützen und den Zugriff mit höherer Sichtbarkeit und Effizienz verwalten.
„Bei unserem Treffen mit Okta sahen wir nicht nur ein gutes Produkt, wir konnten auch OKTA's Vision erkennen: Die Philosophie von Okta hat uns gezeigt, dass Okta nicht nur die richtige Technologie für uns ist, sondern auch der richtige Partner.“
Gareth Evans, Global IT Architect bei Plan International
Leistungen
- Eine zentrale Stelle für Benutzerkonten
- Verbesserter Zugriffsverwaltungsprozess
- Möglichkeit der Nutzung von Echtzeit-Sicherheitsreports
- Integrationen für mehr als 6.000 Cloud-Anwendungen
- Schnellere Anwendungsbereitstellung mit weniger manuellem Arbeitsaufwand
- Besserer Überblick über die weltweite Wirkung der Arbeit der Organisation
Stärkung von Menschen und Gemeinschaften weltweit
Plan International ist ein Kinderhilfswerk mit dem Schwerpunkt auf der Förderung der Gleichstellung von Mädchen. Die NGO arbeitet seit mehr als 80 Jahren mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützern und Partnern in über 75 Ländern der Welt und will in den nächsten fünf Jahren das Leben von 100 Millionen Mädchen verändern.
„Wir haben auf Gemeindeebene begonnen, arbeiten mittlerweile aber auf allen Ebenen“, erklärt Ellen Wratten, Geschäftsführerin für Gleichstellung und Mädchenrechte. „Wenn man in großem Maßstab das Leben von Menschen verändern will, muss man mit Regierungen bei politischen Maßnahmen zusammenarbeiten und mit Unternehmen kooperieren. Wir arbeiten auch immer mit Kindern und Jugendlichen zusammen – sie sind die besten Anwälte für den Wandel, der wichtig für sie ist.“
Die 12.000 Mitarbeiter von Plan International sprechen verschiedene Sprachen und leben und arbeiten in verschiedenen Zeitzonen. Technologie ist unverzichtbar, damit die Hilfsorganisation als geschlossenes, effektives Team mit verschiedenen Büros weltweit kommunizieren und zusammenarbeiten kann.
„Die Technologie hat Erstaunliches für unsere Zusammenarbeit geleistet“, sagt Wratten. „Wir benutzen sie bei allem, was wir tun.“
Noch wichtiger ist, dass die Technologie die Kernaufgabe von Plan International ermöglicht, die Rechte von Kindern zu fördern. Die Hilfsorganisation arbeitet teilweise in einem schwierigen Umfeld, in dem hochsensible Daten schwer zu erfassen sind und in der Vergangenheit auf Papier festgehalten wurden.
„Wir arbeiten mit gefährdeten Kindern, und ihr Vertrauen ist uns unglaublich wichtig“, sagt Wratten. „Deshalb müssen wir unsere Daten schützen.“
Plan International benötigte auch ein effizienteres und kostengünstigeres Identitäts- und Zugangsmanagementsystem (IAM). Die Hilfsorganisation wollte mehr Flexibilität bei der Integration in Cloud-Anwendungen und der schnellen Bereitstellung der betreffenden Anwendungen erreichen. Dabei war klar, dass eine Entlastung der internen IT neue Ressourcen freisetzen würde, die der eigentlichen Aufgabe der Organisation zugutekommen.
Neue Lösungen für lokale Altsysteme und Aufzeichnungen vor Ort
Da eine beträchtliche Menge an Daten auf Papier gesammelt wurde, musste Plan International Effizienzsteigerungen in seinen Prozessen erzielen. Die Mitarbeiter litten unter den schwerfälligen Altsystemen. Die Verwaltung des Status quo war nicht nur zeitaufwendig, sondern machte auch das Speichern von und den Zugriff auf Informationen zu einer Herausforderung. Dies war besonders problematisch, da im Non-Profit-Sektor Unternehmen unbedingt in der Lage sein müssen, ihre Wirkung und die Compliance zeitnah und transparent zu bewerten.
„Unsere Systeme und Abläufe waren isoliert und erforderten viele manuelle Tätigkeiten. Jetzt werden wir mehr und mehr zu einem technologieorientierten Unternehmen“, sagt Gareth Evans, Global IT Architect von Plan International. „Je schneller wir von der Datenerhebung über die Digitalisierung zur Auswertung der Daten und zur Berichterstattung kommen, desto schneller können wir effektive strategische Entscheidungen treffen.“
Bei den bisherigen Systemen bestand auch die Gefahr, dass sensible personenbezogene Daten in die falschen Hände geraten. Für Plan International war es von entscheidender Bedeutung, die IT-Infrastruktur zu modernisieren und diese Daten besser zu schützen. Die Organisation musste das IAM zentralisieren und blinde Flecken im Sicherheitssystem beseitigen.
„Die Sicherheit ist in den Ländern, in denen wir tätig sind, eine besondere Herausforderung“, sagt Evans. „Wir arbeiten mit einigen der am stärksten gefährdeten Menschen der Welt zusammen und müssen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang bringen – das ist ein schmaler Grat. Phishing und Ransomware-Angriffe nehmen immer mehr zu, daher sind wir immer bemüht, unsere Sicherheit weiter zu verbessern.“
Neben Prozessen, die Ressourcen und Infrastrukturen beanspruchten, bei denen ein Risiko von Datenverstößen besteht, verursachten die Altsysteme hohe Kosten, wie sie überall auftreten, wo mit Papierunterlagen gearbeitet wird. Plan International wollte seine Arbeitsabläufe optimieren, um die vorhandenen Mittel für andere Belange einsetzen zu können und seine Leistungen effektiv zu erbringen.
Vor der Implementierung von Okta war Plan International auch stark von Active Directory (AD) abhängig. Das Unternehmen hatte AD im Laufe der Jahre angepasst und war an einem Punkt angelangt, an dem es sich entscheiden musste, ob es weiterhin in die Technologie investieren oder die eigene IT-Infrastruktur überdenken sollte.
„AD war wartungsintensiv und kostspielig. Wir mussten das ändern, und das war der Anstoß für den Wechsel in die Cloud“, sagt Evans. „Letztendlich arbeiten wir mit knappen Budgets und wollen, dass unsere Arbeit die größtmögliche Wirkung entfaltet.“
Ausrichtung an Geschäftsbedürfnisse und ‑werten
Die Technologie von Plan International musste die komplexen, dringenden Probleme lösen, mit denen Kinder – insbesondere Mädchen – auf der ganzen Welt konfrontiert sind. Die Hilfsorganisation musste sich weiterentwickeln, da ihre globalen Interessengruppen und Partner neue Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit gingen.
„Unsere Organisation muss das Potenzial der Technologie nutzen, und wir wollen, dass junge Menschen bestmöglich von dieser Technologie profitieren“, sagt Wratten.
Die Strategie von Plan International in den letzten fünf Jahren bestand darin, so viele Cloud-Lösungen wie möglich einzuführen, damit das IT-Team den größtmöglichen Gegenwert mit dem vorhandenen Budget erzielen kann. Die Hilfsorganisation wollte die Zeit, die für die Überwachung etwa von Rechenzentren und IP-Konnektivität aufgewendet wurde, besser nutzen.
„Wir wollten zukaufen, nicht selbst entwickeln, und mehr Volumen in unsere Investitionen verlagern“, sagt Evans. „Wir gehen nicht nur in die Cloud, sondern greifen nach den Sternen.“
Die Arbeit von Plan International setzt Offenheit für neue technische Lösungen voraus. Die Hilfsorganisation arbeitet derzeit an einem globalen Monitoring- und Bewertungssystem, sodass Daten auf einem mobilen Gerät erhoben und sofort an das System gesendet werden können. Die Organisation benötigte einen Partner für die Zugriffsverwaltung, der sie bei der Bewältigung dieser Betriebsumstellung unterstützt.
„Das Monitoring- und Bewertungssystem wird es uns ermöglichen, die Wirkung, die wir in verschiedenen Regionen erzielen, besser einzuschätzen – wo sie bereits maximal ist und wo wir uns verbessern können“, sagt Evans.
Neben den geschäftlichen Aspekten war es für Plan International wichtig, einen Identitätsmanagementanbieter mit ähnlichen Werten zu finden. Der Ausschreibungsprozess der Hilfsorganisation umfasst eine Scorecard, die Fähigkeiten, Kosteneffizienz und Unternehmensphilosophie erfasst.
„Wir erhalten die größte Wertschöpfung, wenn es eine echte Partnerschaft gibt und unser Partner bereit ist, mehr als nur Technologie, nämlich auch Zeit und Mühe und Erfahrung zu investieren und sich ernsthaft mit den Besonderheiten unserer Arbeit auseinanderzusetzen“, sagt Evans.
Plan International konnte bei der IAM-Lösung von Okta alle Anforderungen auf der Liste abhaken. Genauso wichtig war aber, dass das Unternehmen sein soziales Engagement mit der Initiative Okta for Good unter Beweis stellte: Dieses Programm bietet gemeinnützigen Organisationen 25 kostenlose Lizenzen für Okta-Produkte sowie Vorzugspreise für zusätzliche Lizenzen und Produkte.
„Die Philosophie von Okta für gesellschaftliches Engagement war für uns ein Zeichen für ein Engagement im gemeinnützigen Sektor, das nicht selbstverständlich ist. Okta war nicht nur die richtige technische Lösung, das Unternehmen war auch der richtige Partner für uns. In einer Beziehung kommt es immer auf die Menschen an“, sagt Evans.
Einsatz neuer Technologien – schnell und schmerzlos
Nachdem sich Plan International und Okta über eine Vision einig geworden waren, die sowohl geschäftliche Anforderungen als auch organisatorische Werte berücksichtigte, war der erste Schritt die Einführung von Oktas Single Sign-On (SSO) und die Anbindung von Workplace by Facebook. Plan International wollte die neue SSO-Technologie schnell einführen und Funktionen wie die anpassbare Benutzeroberfläche, das sichere Verzeichnis und Echtzeit-Sicherheitsberichte nutzen.
„Das war unsere erste echte Cloud-Lösung, und wir wollten die Schwierigkeiten, die wir in der Vergangenheit hatten, nicht noch einmal erleben oder unser länger damit aufhalten“, sagt Evans. „Mit Okta haben wir nur 15 Minuten für die Bereitstellung gebraucht, und unsere Benutzer hatten Zugang mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort. Es war keine Schulung nötig. Es war wirklich ein Kinderspiel.“
Zusätzlich zu den Vorteilen, die sowohl Mitarbeiter als auch externe Beteiligte durch SSO in Bezug auf Workflow und Benutzererfahrung erhalten, kann Plan International den Zugriff auch einfacher über Oktas Universal Directory verwalten: Die Hilfsorganisation verfügt nun über einen zentralen Standort, an dem sie alle Benutzer, Gruppen und Geräte aus einer Vielzahl von Quellen überwachen kann, und sie ist an AD angebunden, was Wildwuchs der Infrastruktur vermeidet.
„Nachdem wir nun von einem lokalen System auf eine Cloud-Lösung umgestellt haben, wird das Tempo, mit der wir Anwendungen dank Okta bereitstellen können, monatelange Entwicklungs-, Konfigurations- und Anpassungskosten einsparen. Das wird uns schnelle und einfache Entscheidungen ermöglichen, wie z. B.: Wem geben wir Zugriff auf was?“, sagt Evans.
Plan International hat das Lifecycle Management von Okta für Workplace by Facebook und Office 365 eingesetzt: Die NGO arbeitet an einer Eigenentwicklung für ihre alte Identitätssynchronisierungslösung, um sie auch an Lifecycle Management anzubinden. Automatisierung und vorintegrierte Bereitstellung sind nur zwei der Zeit- und Kostenvorteile für die Hilfsorganisation, die die bisher für manuelle IT-Vorgänge aufgewendeten Arbeitsstunden und die Möglichkeit von Fehlern bei der Rechtevergabe drastisch reduzieren.
Auch das Okta Integration Network bietet Mehrwert für Plan International: Das Netzwerk ermöglicht eine schnelle und nahtlose Integration mit Anwendungen, Personalinformationssystemen und Infrastruktur als Service Provider.
„Das Okta Integration Network ist für uns zu einem Marktplatz geworden. Wenn wir nach bestimmten Fähigkeiten suchen, ist dies einer der ersten Orte, an dem wir suchen. Wenn wir eine Lösung im Netzwerk wählen, sparen wir sowohl Zeit als auch Geld in Verbindung mit der Bereitstellung“, sagt Evans.
Kundenorientierter Ansatz für das Identitätsmanagement
Plan International ist heute kundenorientierter denn je, und das moderne IAM hat dazu beigetragen, diesen Richtungswechsel zu ermöglichen. Das IT-Team der Organisation kann sich auf die Organisation konzentrieren und mit ihren technischen Lösungen ihre Kunden bestmöglich versorgen.
„Anstatt sich durch die Entwicklung von Integrationen für Identitätslösungen lähmen zu lassen, kann unser Team versuchen, den Wert zu steigern, den diese Anwendungen für uns haben. Wir brauchen keine IT-Mitarbeiter, die sich auf Okta konzentrieren“, sagt Evans.
Ein Paradebeispiel dafür ist das Registrierungsprogramm von Plan International für Bürgerinnen und Bürger, bei dem das Innovationsteam der Organisation derzeit mit der Regierung von Bangladesch zusammenarbeitet, um diese Anwendung in großem Maßstab zu implementieren – ein Prozess, der mit den Integrationsmöglichkeiten von Okta schneller und reibungsloser ablaufen wird.
„Das ist wirklich wichtig für die Rechte von Kindern und Mädchen. Wenn man keine Identität hat, ist es sehr schwierig, zur Schule zu gehen und auf die Leistungen zuzugreifen, die man braucht, um sich zu entwickeln“, sagt Wratten.
Plan International hat jetzt auch einen besseren Überblick über Daten, die strategischen Entscheidungen zugrunde liegen. Die Organisation hat Okta in ihr finanzielles ERP-System integriert, das einen besseren Einblick in die Kosteneffizienz verschiedener Betriebsbereiche ermöglicht.
„Diese Änderung wird unsere Arbeitsweise verbessern, damit wir unsere Wirkung auf der ganzen Welt verstärken und uns und anderen Beteiligten gegenüber besser Rechenschaft ablegen können“, sagt Wratten.
Auch für die Mitarbeiter von Plan International hat sich die Benutzerfreundlichkeit seit der Einführung von Okta verbessert, obwohl noch einige Anwendungen zu integrieren sind. Eines der Ziele der Hilfsorganisation bestand darin, IT-Reibungsverluste zu reduzieren, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Aufgabe der Kinderhilfe konzentrieren können und sich nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten für mehrere Systeme belasten müssen.
„Wenn Sie am entlegensten Ort der Welt arbeiten, stehen Sie vor zahlreichen Problemen. Benutzername und Passwort sollten nicht dazu gehören“, sagt Evans. „Konnektivität wird immer eine Herausforderung sein, aber wir können zumindest unsere IT als Problem ausschließen.“
Weiterhin ambitionierte Ziele
Plan International hat sich in den letzten 80 Jahren stark verändert, und die Organisation ist nach wie vor sehr ambitioniert. Die Hilfsorganisation weiß, dass sie starke Partnerschaften benötigt, um dieses Ziel zu erreichen, auch Partnerschaften mit dem Technologiesektor.
„Durch die Zusammenarbeit mit anderen können wir viel mehr erreichen“, sagt Wratten. „Wir wollen in einer Welt leben, in der jedes Mädchen und jeder Junge lernen, sich entfalten, Erfolg haben und eigene Entscheidungen treffen kann.“
Daten sind der Grundpfeiler der digitalen Strategie von Plan International, und das aus den Daten gewonnene Wissen ist entscheidend dafür, wie die Hilfsorganisation ihre Ziele umsetzt. Ein modernes IAM ermöglicht der Organisation mehr Überblick über die Wirkung ihrer weltweiten Aktivitäten und die eigene Compliance.
Für die Zukunft hat Plan International die Adaptive Multi-Faktor-Authentifizierung als möglichen nächsten Schritt im Blick: Diese Lösung beinhaltet eine Vielzahl von Zweitfaktoren, um die Anwendungssicherheit zu verbessern und den Benutzerkontenverlauf für die Risikoanalyse zu nutzen.
„Wir müssen mit der Zeit gehen. Wir müssen akzeptieren, dass die Daten, die wir haben, sehr sensibel sind und dass mehr Menschen versuchen, Zugriff auf sie zu erhalten“, sagt Evans.
Da Technologien wie KI und maschinelles Lernen sowie prädiktive Analytik immer häufiger eingesetzt werden, sieht Plan International die Möglichkeit, in diesen Bereich vorzudringen und neue Instrumente zu nutzen, um sich von anderen Organisationen abzuheben.
„Ich habe die Entwicklung der Technologie in meinen 17 Jahren hier gesehen“, sagt Evans. „Wir haben gesehen, wie unser Rechenzentrum wächst, wie wir aus dem Rechenzentrum ausgestiegen sind, und jetzt von den lokalen Standorten in die Cloud wechseln. Ich bin begeistert über alles, was wir mit Daten machen und wie wir mit Okta mehr erreichen können, als es für uns allein je möglich gewesen wäre.“
Über Plan International
Plan International ist eine unabhängige Entwicklungshilfe- und Nichtregierungsorganisation, die sich für die Rechte von Kindern und die Gleichstellung von Mädchen einsetzt. Plan International wurde 1937 gegründet und arbeitet heute mit Partnern aus der Regierung und der Privatwirtschaft auf der ganzen Welt zusammen. Ziel der Hilfsorganisation ist es, das Leben von 100 Millionen Mädchen innerhalb der nächsten fünf Jahre zu verändern.
