News Corp transformiert die Medien. Okta hilft allen 25.000 Mitarbeitern weltweit, sich zu vernetzen.

Ein wachsendes Medien- und Informationsunternehmen

Als globales Medienunternehmen ist News Corp ein Aushängeschild für digitale Innovation. Der Fokus auf überzeugende und zeitgemäße Inhalte bringt dabei das Thema Informationssicherheit für die Konzernunternehmen in den Vordergrund. Wenn man bedenkt, dass zusätzlich der Wandel von der Druck- zur Digitaltechnik und die Suche nach zuverlässigen Geschäftsmodellen vorangetrieben werden müssen, sind tägliches Umdenken und Veränderungen unvermeidlich.

Im Jahr 2013 teilte sich die News Corp in zwei verschiedene Organisationen auf. 21st Century Fox wurde zu einem separaten Medien- und Unterhaltungsunternehmen von Weltrang, während sich die neue News Corp auf die Entwicklung und den Ausbau ihrer globalen Verlagsaktivitäten konzentrierte. Das Unternehmen hatte traditionelle Medienmarken wie Dow Jones, The Wall Street Journal, Barron’s, The Times of London, und den Buchverlag HarperCollins übernommen. Jetzt wollte es weiter in den Bereichen Immobilien, digitale Werbetechnik und Marketinglösungen expandieren.

In den darauffolgenden Jahren erwarb News Corp den Online-Immobilienservice Move, Inc., die soziale Video-Anzeigenplattform Unruly und die Nachrichtenagentur Storyful, die Nachrichten für soziale Medien publiziert. News Corp erweiterte auch seine globale digitale Präsenz und legte dabei einen Schwerpunkt auf den Kauf von VCCircle, einem digitalen Daten- und Risikokapitalnetzwerk aus Indien, und auf Investitionen im indischen digitalen Immobilienmarkt.

Ein Fall für die Cloud

Die Kunden von News Corp haben eine Vielzahl von Hintergründen, ebenso wie die 25.000 Mitarbeiter, die heute in Büros auf der ganzen Welt arbeiten. Als Dominic Shine 2013 zum CIO ernannt wurde, konnte der Enterprise Technology Stack des Unternehmens nicht mit den Menschen mithalten, denen er dienen sollte. Jedes Unternehmen verfolgte eigene Technologiestrategien und -lösungen. Auch die Mitarbeiter verwendeten eigene Lösungen, z. B. Dropbox, damit sie auch außerhalb des Büros problemlos arbeiten konnten.

Informationssicherheit ist für eine hochkarätige Medienorganisation besonders wichtig. Ramin Beheshti, Head of Enterprise bei Dow Jones, ist unter anderem dafür verantwortlich, die Privatsphäre der Mitarbeiter des Unternehmens zu schützen. „Versuche, Passwörter zu entwenden oder Zugriff auf E-Mails und andere Anwendungen zu erhalten, waren für uns ein Grund zur Sorge“, sagt er.

News Corp hat sich zum Ziel gesetzt, drei Viertel seiner Rechenleistung in die Public Cloud zu stellen, um die Modernisierung der Infrastruktur voranzutreiben und das Unternehmen agiler und reaktionsfähiger auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzustellen. Das Unternehmen wählte Google Apps für E-Mail und Kollaboration aus. Dabei wurden existierende Erfahrungen von einer Geschäftseinheit, für die Erweiterung auf andere Einheiten genutzt.

Mit Amazon Web Services (AWS) und Dropbox verfolgte das Unternehmen ein ähnliches Muster, indem es in einigen Geschäftseinheiten erfolgreich eingesetzte Lösungen identifizierte und diese als Modell für die Modernisierung der Mitarbeitererfahrungen nutzte. Diese Strategie führte dazu, dass diese Lösungen sicherer wurden und unter der Kontrolle der IT-Abteilung standen. Für die Mitarbeiter gab es jedoch eine weitere Problemstellung: der tägliche Zugriff auf die Anwendungen.

Die Herausforderung: Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit vereinen

Bis 2013 bestand die IT-Umgebung von News Corp aus sechs verschiedenen Single Sign-on-Lösungen und einer wachsenden Anzahl von PINs, Passwörtern, Token und Zugriffspunkten die Benutzer im Griff haben mussten.

„Die Identität war ein echtes Hindernis für die Produktivität“, sagt Shine. „Der sichere Zugriff auf Systeme war umständlich. Unsere Mitarbeiter konnten nicht problemlos arbeiten, wenn sie nicht im Büro waren. Das war ein großes Problem für ein Unternehmen, das rund um die Uhr arbeiten muss.“

Als sich die IT der News Corp auf die Suche nach einem neuen Identitätspartner begab, war eins klar: bloß keine weitere Single Sign-on-Lösung. „Wir wollten etwas, das die anderen Single Sign-on-Lösungen ersetzt“, sagt Beheshti. „Wir wollten eine Erfolgsbilanz des Produkts sehen, und wir wollten einen Cloudanbieter.“

Die Benutzerfreundlichkeit stand an erster Stelle, aber gleichzeitig musste das Team die Sicherheit erhöhen. Auch Flexibilität und Wahlmöglichkeiten standen ganz oben auf der Liste. „Der Software-Markt ist schnelllebig. Lösungen, die wir heute als selbstverständlich ansehen, könnten in den kommenden Jahren durch bessere Lösungen ersetzt werden“, sagt Shine. „Wirklich wichtig ist, dass wir einen konsistenten Rahmen haben, aber einzelne Anwendungen oder Komponenten austauschen können, um sicherzustellen, dass wir unseren Nutzern immer die bestmöglichen Lösungen bieten.“

Das Team nahm Identitätslösungen von Okta, Microsoft und Google unter die Lupe. „Microsoft ist okay, wenn man ohnehin viel von Microsoft hält, aber nicht besonders offen, wenn man sich die breite Palette anderer Lösungen ansieht, die ein Unternehmen wie News Corp braucht“, sagt Shine.

Im Vergleich dazu fand das Team von News Corp, dass Okta „die Schweiz im Universum der Identitätszugriffssoftware“ ist. Shine erklärt, dass Okta „einen wirklich guten Zugriff auf eine sehr große Anzahl von Anwendungen bot und sich klar dafür einsetzte, dass der offene Zugriff im Zuge der Marktentwicklung gewährleistet sei“.

Im August 2015 führte News Corp in einer Geschäftseinheit Okta probeweise ein. Danach trat man aufs Gaspedal. Innerhalb von neun Monaten führte das Unternehmen Okta in allen Unternehmensbereichen ein, einige bestehende SSO-Lösungen wurden ersetzt und mehr als 150 Anwendungen an die Okta-Plattform angeschlossen. „Wir waren wesentlich weiter, als wir es erwartet hatten“, so Beheshti.

Die Kraft der Vereinheitlichung

Als sich die Mitarbeiter daran gewöhnt hatten, Okta als zentralen Einstiegspunkt für ihre Anwendungen zu nutzen, wurde es einfacher, andere Tools einzuführen und sie auf der Okta-Plattform freizugeben, wo sie von den Mitarbeitern genutzt werden konnten.

„Es ist interessant zu beobachten“, berichtet Shine, „wie Okta jetzt eine eigene Identität innerhalb der Organisation hat. Unsere Mitarbeiter verstehen die neuen Funktionen, die Okta hinzugefügt werden. Es ist zu einer vereinheitlichenden Kraft geworden, die den Menschen vermittelt, welche Anwendungen verfügbar sind.“

„Wir haben das Beste aus beiden Welten“, sagt er. Eine konsistente Hauptanwendungen für alle im Unternehmen, sowie Möglichkeiten für einzelne Geschäftseinheiten, Anwendungen, die auf ihren jeweiligen Kontext zugeschnitten sind, einfach zu implementieren. Für die IT bietet Okta einen sicheren Zugriff auf die Cloud-Infrastruktur und auf die Speichermöglichkeiten von News Corp, die sich hauptsächlich auf AWS befinden.

Die Zauberwaffe

Mit Okta muss sich News Corp nicht zwischen Sicherheit und Benutzererfahrung entscheiden. Da das System funktioniert und sich die Mitarbeiter weniger Zugangsdaten merken müssen, sinkt die Wahrscheinlichkeit das System zu umgehen. Das Team implementierte gleichzeitig SSO und Multi-Faktor-Authentifizierung, um gefährdeten Benutzern und Anwendungen eine zusätzliche Sicherheit zu bieten.

„In der IT kommt es nur sehr selten vor, dass man eine Zauberwaffe findet“, weiß Beheshti zu berichten. „Okta ist der Favorit in meinem Team und im gesamten Unternehmen, weil es die beiden Säulen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit verbindet.“ Mitarbeiter, die normalerweise neuen IT-Lösungen gegenüber skeptisch waren, sprechen Beheshti jetzt auf dem Gang an, um ihm zu sagen, wie sehr Okta den Zugriff auf ihre Anwendungen und ihre Arbeit im Allgemeinen verbessert hat.

„Unsere Teams für Informationssicherheit und unsere Rechtsabteilung sind mit der Einführung von Multi-Faktor-Authentifizierung zufrieden. Unsere Geschäftskunden sind glücklich, weil sie weniger Zugriffsorte haben und sich weniger Passwörter merken müssen“, sagt er.

Die zuverlässige, einheitliche SSO-Lösung hat auch den Alltag der IT von News Corp verändert. Die Zahl der Anfrage für Passwortzurücksetzung wurde erheblich reduziert, und mindestens ein Vollzeitmitarbeiter, der sich früher mit der Verwaltung und Administration von SSO-Systemen beschäftigte, kann sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Die Produktivität nimmt zu. Die Mitarbeiter von News Corp litten früher unter bis zu zehn Ausfällen des Anwendungszugriffs pro Jahr, die jeweils 30 Minuten dauerten. Bei Okta gibt es keine Ausfälle dieser Art. Der Nutzen ist erheblich, weil niemand mehr aufgrund von Passwortverwechslungen „ausgesperrt“ wird.

Ein Ganzes, größer als die Summe seiner Einzelteile

Offenheit und die Fähigkeit, Verbindungen zu bestehenden und zukünftigen Lösungen herzustellen, sind der Schlüssel für ein Unternehmen, das sein Geschäft auf neue Märkte weltweit ausdehnen möchte. Das gilt unabhängig davon, ob eine Geschäftseinheit ihren Anwendungsmix erweitert oder eine Muttergesellschaft ein Unternehmen übernimmt.

Okta hat die Art und Weise revolutioniert, wie News Corp neu erworbene Unternehmen an Bord nehmen kann, sagt Shine: „Bevor wir Okta hatten, dauerte es bei der Übernahme eines neuen Unternehmens lange, bis dieses Unternehmen den gleichen Ansatz in Bezug auf Identität und Sicherheit verfolgte und die gleichen Werkzeuge einsetzte.“ Okta macht diesen Prozess viel schneller und effizienter. Das Unternehmen spart so über 1.000 Stunden pro Jahr bei der Synchronisierung und Konsolidierung von Domänen nach Fusionen oder Übernahmen. Heute kann das Unternehmen Inhalte und Produkte über Geschäftsbereiche hinweg gemeinsam nutzen und den Wert einer Akquisition schneller ausschöpfen.

„Okta spielt dabei eine Schlüsselrolle, weil es die Eingangstür zu diesen Anwendungen und Diensten ist“, sagt Shine. “Wir können die Teams effizienter machen und die Geschwindigkeit der von uns eingeleiteten Transformation erhöhen.“

Ein Fahrplan für Mobilität und mehr

Während die globalen SSO- und MFA-Projekte ständig weiterentwickelt werden, erweitert das Team nun sein Identitätsportfolio um Universal Directory und Provisioning. „Für einige unserer Geschäftseinheiten ist das Onboarding und die Bereitstellung ein sehr manueller Prozess“, sagt Beheshti. „Das verursacht nicht nur Probleme für den einstellenden Manager und die Person, die an Bord kommt, sondern auch für andere Bereich, beispielsweise die Prüfung, wer Zugriff auf welche Anwendungen hat.“

Mit der Zeit plant News Corp IT, den Bedarf an Microsoft Active Directory zu minimieren. Mit Universal Directory kann das Unternehmen 70 % der Bereitstellungsaufgaben automatisieren. Neue Mitarbeiter der News Corp sind bereits etwa zwei Stunden früher als zuvor mit ihren Apps einsatzbereit.

Die automatisierte Bereitstellung umfasst natürlich auch den Entzug von Berechtigungen und erhöht damit zusätzlich die Sicherheit: Mit einer einzigen Aktualisierung des Masterverzeichnisses kann ein Administrator den Zugriff sowohl auf lokale als auch auf Cloud-Anwendungen schnell entziehen. Mit Provisioning können zudem umfassende Berichte erzeugt und innerhalb der gesamten IT-Umgebung von News Corp eingesehen werden.

Das Unternehmen hat auch Okta Mobility Management im Visier. „News Corp hat eine sehr einfache Sichtweise auf das mobile Arbeiten“, sagt Shine: „Nur mit mobilen Plattformen können wir uns weiterentwickeln. Dies gilt auch für die Verbraucher unserer Produkte ... Für viele Mitarbeiter steht die Arbeit mit mobilen Endgeräten an oberster Stelle. Bei jedem Tool, das wir einsetzen wollen, muss die mobile Variante das Kernstück der Architektur darstellen. Das Produkt muss so konzipiert werden, dass es wirklich gut auf mobilen Endgeräten funktioniert – und das von Grund auf und nicht erst im Nachgang.“

Das Team ist bestens darauf vorbereitet, die Nutzung von mobilen Geräten durch Mitarbeiter sicherer zu gestalten. Dazu soll es die Mitarbeiter mit Richtlinien und Verfahren von News Corp vertraut macht, ohne in ihre Privatsphäre einzudringen. Die IT-Abteilung rechnet mit einer erheblichen Produktivitätssteigerung, da die Mitarbeiter von überall her leichteren Zugriff erhalten, egal, welches Gerät sie gerade zur Hand haben.

Beheshti prüft ebenfalls eine mögliche Einführung der Okta-Integration in die Kundenprodukte von News Corp, beginnend mit B2B-Interaktionen, wie z. B. dem Anzeigenverkauf. Bei einem Blick auf die Unternehmen der News Corp-Familie ist schnell erkennbar, wie die sicheren Verbindungen mithilfe von Okta Verbraucher und Geschäftsleute zu jeder Tageszeit erreichen könnten.

Über News Corp

News Corp ist ein globales, diversifiziertes Medien- und Informationsdienstleistungsunternehmen, das sich auf die Erstellung und Verbreitung von maßgeblichen und ansprechenden Inhalten für Verbraucher auf der ganzen Welt konzentriert. Der Konzern umfasst Unternehmen aus einer Reihe von Medien, darunter Nachrichten- und Informationsdienste, Buchverlage, digitale Immobiliendienste sowie Kabelnetzprogramme und Pay-TV-Vertrieb in Australien. Die News Corp mit Hauptsitz in New York ist hauptsächlich in den USA, Australien und Großbritannien tätig.