Dentsu Aegis begeistert Mitarbeiter und schützt Daten mit Okta

Prioritäten ändern sich

Dentsu Aegis Network ist Teil von Dentsu Inc. und hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Art und Weise, wie Marken für seine Kunden aufgebaut werden, neu zu erfinden. All dies auf Grundlage erstklassiger Fähigkeiten und Expertise in den Bereichen Medien, digitale und kreative Kommunikationsdienste.

Das Unternehmen wächst stetig durch eine Reihe von Fusionen und Übernahmen, und mit der Expansion entstehen neue Herausforderungen. Die alte Infrastruktur von Dentsu Aegis wurde durch traditionelle Sicherheitswerkzeuge und einige wenige separate Identitätsplattformen geschützt. Die lokale Struktur war teuer und arbeitsintensiv, und das IT-Team verbrachte regelmäßig einen erheblichen Teil seiner Zeit mit Wartungs- und Fehlerbehebungsaufgaben. Als das Unternehmen in 143 Länder in drei Regionen expandierte, war diese Infrastruktur nicht mehr brauchbar.

Dentsu Aegis benötigte eine flexible, sichere IT-Infrastruktur, die den M&A-Prozess für die IT erleichtert und gleichzeitig den Einarbeitungsprozess für die Mitarbeiter beschleunigt. Außerdem musste eine Lösung gefunden werden, die die gesamte Infrastruktur während des Übergangs und danach vor Verletzungen schützt.

Eine moderne Infrastruktur erfordert einen neuen Sicherheitsansatz, und das Unternehmen musste die Bedürfnisse von über 45.000 Mitarbeitern berücksichtigen. „Da unsere Belegschaft naturgegeben sehr kreativ ist, mussten wir Sicherheitsmaßnahmen anwenden, aber diese durften nicht so schwerfällig ausfallen, dass sie die Arbeit unserer Mitarbeiter verlangsamen“, sagte Paul Timmins, CIO Global Operations bei Dentsu Aegis. „Wir mussten einen Weg finden, die Sicherheit von Anfang an zu betrachten, aber auf eine sehr nutzerorientierte Weise.“

Auf dem Weg in die Cloud

Dentsu Aegis entschied sich für Cloud-first, mit dem Ziel, bis 2020 sein gesamtes IT-Framework in die Cloud zu verlagern. „Wir gehen komplett weg von globalen Rechenzentren, während wir gleichzeitig sicherstellen, dass unsere neuen Tools von Anfang an cloudbasiert oder cloudfreundlich sind“, so Timmins.

Bevor Dentsu Aegis mit dem Migrationsprozess beginnen konnte, brauchte es einen vertrauenswürdigen Identitätspartner, der dabei hilft, cloudbasierte Anwendungen zusammenzuführen. Gleichzeitig zog das Unternehmen auch in Betracht, sich auf einen Zero-Trust-Sicherheitsansatz hinzubewegen. Mit dem schnell wachsenden Ökosystem und der Verlagerung in die Cloud war der traditionelle, auf dem Netzwerkperimeter basierende Sicherheitsansatz für Timmins' Team nicht mehr ausreichend.

Bei so vielen Mitarbeitern, die in unterschiedlichen IT-Umgebungen auf der ganzen Welt arbeiten, passt die Belegschaft von Dentsu Aegis nicht mehr in den herkömmlichen Sicherheitsperimeter. Um die Sicherheit zu gewährleisten, wandte sich das Unternehmen von der Idee eines vertrauenswürdigen Netzwerks ab und erkannte, dass eine zuverlässige, richtlinienbasierte Multi-Faktor-Authentifizierungslösung erforderlich war, die die Identität und die Berechtigungen jedes einzelnen Mitarbeiters von Dentsu Aegis überprüfen würde.

Okta schien die perfekte Lösung zu sein. „Für uns war klar: Okta ist die beste Plattform seiner Art“, sagte Timmins. „Da ich es zuvor selbst benutzt hatte, vertraute ich auf dem Produkt und seiner Fähigkeit, uns bei unserem Vorhaben zu helfen.“ Die große Vielfalt an Integrationen, die über das Okta Integration Network zur Verfügung stehen, gefiel ihm ebenso. Er wusste, dass er damit die nötige Flexibilität erhalten würde, um eine Reihe von Werkzeugen für die vielfältigen und kreativen Mitarbeiter von Dentsu Aegis einzusetzen und gleichzeitig die Integrität der Zero-Trust-Vision zu wahren.

Zugang sichern

Dentsu Aegis beauftragte Oktas Customer-First-Team, den Zugang zur Infrastruktur durch die Einführung von Single Sign-on (SSO), Universal Directory und Adaptive Multi-Factor Authentication (MFA) für alle Mitarbeiter zu sichern.

Am Ende des ersten Meetings mit Customer First hatte sich Dentsu Aegis jedoch für eine robuste neue Zwei-Phasen-Einsatzstrategie entschieden. Der ursprüngliche Plan, einen starken Zugriffsverwaltungsprozess zu etablieren, war immer noch in Kraft, aber nach einer Empfehlung von Customer First entschied sich das Unternehmen, die Bereitstellung mit Lifecycle Management und Workday als einzige verlässliche Informationsquelle zu automatisieren.

„Wir haben 143 Büros, also wird die IT natürlich immer ausgelastet sein. Wir können nicht überall sein“, sagt Timmins. „Mit einer einzigen automatisierten Plattform wissen wir, dass die Menschen vom ersten Tag an Zugriff haben. Und das macht das Leben ohne Frage leichter – in Bezug auf den Support, aber auch für die Mitarbeiter.“

Phase 1 umfasste die Auswahl eines Kernsatzes von Anwendungen, die mit SSO und Adaptive MFA gesichert werden sollten. Das Unternehmen wählte einige Best-of-Breed-Lösungen aus, darunter Office 365, Workday, Tableau, ServiceNow und Zoom. 15 Anwendungen wurden an einem einzigen Wochenende für 45.000 Benutzer in über 130 Ländern bereitgestellt.

„Unsere Implementierung ist Werbung für Okta. Die Änderung der Anmeldeerfahrung eines Benutzers ist ein ziemlich kritischer Vorgang, besonders wenn das für 45.000 Identitäten an einem Wochenende erfolgen muss“, sagt Timmins. „Mit Okta ist uns das nahtlos gelungen.“

Gleichzeitig führte das Unternehmen Adaptive MFA ein. Durch die Wahl von Okta Verify als primären Faktor machte Dentsu Aegis es für die Mitarbeiter einfacher, von überall und auf jedem Gerät auf ihre Arbeitswerkzeuge zuzugreifen, egal ob sie sich über Android, iOS oder sogar Apple Watch anmelden.

„Wir wenden jetzt MFA auf alle Mitarbeiter überall an“, sagt er. „Aber wir schauen auch darüber hinaus, wie wir uns in Richtung einer passwortlosen Welt bewegen können, auf die Okta hinarbeitet. Okta steht im Mittelpunkt unserer Zero-Trust-Vision, die letztlich auch die Überlagerung von MFA über unsere drahtlosen Netzwerke umfassen wird.“

Dentsu Aegis profitiert auch vom Okta Integration Network, das die Integration von Okta mit mehr als 5.500 Anwendungen erleichtert. Als Ergebnis können die Mitarbeiter zusätzliche Anwendungen auswählen, die für sie arbeiten, und Dentsu Aegis kann sich beruhigt zurücklehnen, da diese individuellen Anwendungen durch MFA und SSO geschützt sind.

„Wir haben einen Kernsatz von Anwendungen, den wir allen unseren Mitarbeitern anbieten. Aber bei einer so kreativen Belegschaft kommt es natürlich vor, dass einige Leute andere Anwendungen bevorzugen“, sagt Timmins. „Für uns spielt keine Rolle, welche Anwendungen sie benutzen. Solange davor Okta läuft, haben wir Sicherheitskontrollen, mit denen wir uns wohlfühlen können.“

Ein entspannt einfacher Arbeitsablauf

In Phase 2 richtete Dentsu Aegis ein automatisiertes Onboarding und Offboarding ein, indem es das Lifecycle Management einführte und Workday – sein HR-System – als einzige verlässliche Informationsquelle etablierte. Wenn die Personalabteilung nun in Workday eine Benutzeridentität hinzufügt, daraus entfernt oder darin ändert, durchläuft die Aktion den gesamten Arbeitsablauf des Unternehmens und stellt dem Benutzer alle Anwendungen zur Verfügung, die er am ersten Tag für seine Arbeit benötigt.

Besser noch: Die IT muss sich nur selten in den Bereitstellungsprozess einmischen. „Vor Okta mussten die Leute ein Ticket einreichen, wenn ein Konto nicht erstellt wurde, und wir mussten herausfinden, wo die Registrierung aufgehalten wurde. Jetzt geht es völlig nahtlos von Workday bis Okta und dann bis zum Rest unserer Systeme“, sagt Timmins.

Das automatisierte On- und Offboarding bietet darüber hinaus auch Sicherheitsvorteile. Wenn das Personalverwaltungssystem anzeigt, dass sich die Rolle eines Mitarbeiters geändert hat – oder dass er das Unternehmen verlassen hat –, werden die Zugriffsberechtigungen automatisch aktualisiert oder entzogen. Dadurch ist das Unternehmen weitaus weniger anfällig für Verstöße, die durch das Abgreifen von Anmeldedaten und andere Angriffe verursacht werden. Die IT-Abteilung muss nicht überprüfen, ob der Zugriff widerrufen wurde. Das Unternehmen bleibt regelkonform und die IT-Abteilung kann ihre Aufmerksamkeit auf andere Bereiche lenken.

Weitere Optionen ausloten

Durch den Umstieg auf die Cloud, die Einführung einer Zero-Trust-Strategie und die Automatisierung der Bereitstellung hat Dentsu Aegis eine Reihe wichtiger Ziele erreicht und dabei hervorragende Ergebnisse erzielt. Das Unternehmen hat seine Gemeinkosten reduziert, seine modernisierte Infrastruktur gesichert, den Mitarbeitern die Arbeit erleichtert und die IT von der Überlastung befreit, die häufig mit Fusionen und Übernahmen einhergeht.

Sogar zum jetzigen Zeitpunkt entdeckt das Unternehmen noch neue Möglichkeiten. „Das sind meist einfache Dinge“, sagt Timmins. „Zum Beispiel: Wie können wir unsere Okta-Plattform mit einem Branding versehen, um sie für die Mitarbeiter freundlicher zu gestalten, damit sie erkennen, dass wir eine Lösung von Dentsu Aegis Network verwenden?

Das Okta Integration Network bleibt ein wichtiger Aktivposten für das Unternehmen. „Wir sehen jetzt, dass so gut wie jeder Anbieter, den wir in Erwägung ziehen, Mitglied des Netzwerks ist“, sagt Timmins. Die große Anzahl der über Okta verfügbaren Integrationen ist für die Modernisierung des Unternehmens und die Zero-Trust-Initiativen von entscheidender Bedeutung. Dentsu Aegis implementiert keine Anwendungen mehr, die nicht in die Okta-Identitätsprodukte integriert werden können.

„Okta hat uns mit seiner Erfahrung für Endkunden und seinem sehr einfach zu bedienenden Rahmen geholfen, unsere Mitarbeiter zu stärken, ohne dass wir zusätzliche Sicherheitsaufwendungen haben“, sagt Timmins. Durch die Nutzung von Okta wird Dentsu Aegis Network sicherer und der Aufwand für die IT-Abteilung wird verringert. Die große, moderne Belegschaft des Unternehmens profitiert von benutzerfreundlichen Sicherheitslösungen, und die Mitarbeiter können ihrer Kreativität freien Lauf lassen.

Über Dentsu Aegis Network

Als Teil von Dentsu Inc. besteht das Dentsu Aegis Network aus zehn globalen Netzwerkmarken – Carat, Dentsu, dentsu X, iProspect, Isobar, mcgarrybowen, Merkle, MKTG, Posterscope und Vizeum – und wird von seinen Fach-/Multimarkt-Marken unterstützt. Dentsu Aegis Network hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Art und Weise, wie Marken für seine Kunden aufgebaut werden neu zu erfinden. All dies auf Grundlage erstklassiger Fähigkeiten und Expertise in den Bereichen Medien, digitale und kreative Kommunikationsdienste. Dentsu Aegis Network bietet ein unverwechselbares und innovatives Angebot an Produkten und Dienstleistungen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in London ist in 145 Ländern weltweit mit mehr als 47.000 engagierten Spezialisten tätig. www.dentsuaegisnetwork.com