Die meisten von uns haben ein paar Outfits im Schrank, die sie zwar nicht mehr tragen, die jemand anderes aber bestimmt zu schätzen wüsste. „Wenn du es nicht trägst, verkaufe es“ ist das Motto von Vinted, Europas größter Online-C2C-Plattform für Second-Hand-Mode.
Das Unternehmen wurde 2008 in Vilnius, Litauen, von Milda und Justas ins Leben gerufen. Milda wollte umziehen, hatte aber mehr Kleider, als sie mitnehmen konnte. Also richtete Justas eine Website ein, um ihre Kleidung an Freunde zu verschenken. Aus dieser Website ging Vinted hervor. Heute ist das Unternehmen in 15 Märkten in Europa und Nordamerika aktiv und bedient eine Community von mehr als 45 Millionen Mitgliedern.
Ein Marktplatz der besonderen Art
Der Schlüssel zum Erfolg von Vinted hängt laut Staškevičius, IT-Leiter des Unternehmens, von zwei zentralen Faktoren ab. „Zum einen wollen wir, dass Second-Hand-Mode überall auf der Welt die erste Wahl wird“, sagt er. „Zum anderen stehen für uns stets unsere Mitarbeiter im Mittelpunkt. Wir suchen Menschen, die unsere Werte teilen – auch mit Blick auf Nachhaltigkeit und Selbstentwicklung.“
Aber Vinted ist mehr als nur ein Einzelhändler oder Marktplatz. In erster Linie ist es ein Technologieunternehmen. Dies wirkt sich nicht nur auf die Abläufe aus – die technische Abteilung ist die größte interne Abteilung –, sondern prägt auch maßgeblich die Unternehmenskultur. „Wir können gut mit Veränderungen umgehen“, sagt Staškevičius. „Wir passen uns ständig an und suchen immer nach Möglichkeiten, Dinge zu verbessern.“
Staškevičius kam 2016 als erster IT-Leiter zu Vinted. „Es gab viele Ingenieure, die in der Produktentwicklung arbeiteten. Ich wurde eingestellt, um den reibungslosen Ablauf im Backoffice sicherzustellen“, sagt er. „Tatsächlich war ich allein das gesamte Servicedesk!“ Ein wichtiger Aspekt von Staškevičius‘ Arbeit ist das Identitäts- und Zugriffsmanagement für die eingesetzten Anwendungen. Als technologisch aufgeschlossener Startup setzt Vinted auf flexible, Cloud-basierte Methoden. Lange gab es aber kein einheitliches Benutzerverzeichnis, das alle von den Mitarbeitern genutzten Anwendungen abdeckt hätte. Damals war das Unternehmen noch so klein, dass alles manuell erledigt werden konnte.
Wachstum bringt den Wendepunkt
Doch mit dem Wachstum von Vinted wuchs auch Staškevičius‘ Arbeitsvolumen. Im Jahr 2018 hatte Vinted 200 Mitarbeiter, und die manuelle Erledigung aller administrativen Aufgaben nahm zu viel von Staškevičius‘ Zeit in Anspruch. Auch mit Blick auf die Sicherheit gab es zu viele Anwendungen, die er im Auge behalten musste. Gleichzeitig waren seine Kollegen überfordert, weil sie sich die vielen Benutzernamen und Passwörter neu hinzugekommener Anwendungen kaum merken konnten. Es war an der Zeit, sich nach einer wirklich umfassenden Identitäts- und Zugriffsmanagement-Lösung umzusehen.
Um dynamisch weiter wachsen zu können, suchte Vinted eine Plattform, die bislang manuelle Aufgaben automatisieren konnte und die Sicherheitslage verbesserte, ohne die User Experience zu beeinträchtigen. Staškevičius hatte bereits Erfahrungen mit Okta gesammelt und wusste um die Möglichkeiten der Lösung. Er wollte aber auch andere Produkte testen, um zu sehen, ob sie noch besser zu Vinted passen. Am Ende setzte sich Okta jedoch aufgrund des vielfältigen Features durch.
„Die zwei ausschlaggebenden Faktoren waren für uns der Komfort und die Sicherheit“, sagt Staškevičius. „Von den Plattformen, die wir uns angesehen haben, schaffte es Okta als einzige, alle unsere Wünsche in einem Paket zu bündeln. Es war fast wie Magie.“
Integration ohne Disruption
Nachdem Staškevičius sich für Okta entschieden hatte, stellte er fest, dass die Lösung standardmäßig bereits über SSO-Integrationen für 95 % der bei Vinted eingesetzten 394 Anwendungen verfügte. Ohne die nativen Integrationen von Okta hätte die Anbindung dieser Anwendungen mehr als ein Jahr gedauert und effektiv die Kosten eines Vollzeitmitarbeiters verursacht. Dank der einfachen Integration mit Okta entdeckte Vinted zudem eine Reihe von Schatten-Anwendungen, darunter auch doppelte Abonnements und Services. Vinted entschied sich daher, ein eigenes Benutzer- und Anwendungsverzeichnis auf Basis von Okta Universal Directory zu erstellen. Zum ersten Mal verfügte das Unternehmen über eine zentrale Liste, aus der genau hervorging, wer was verwendet und wie er es verwendet.
In der Zeit vor Okta war für Staškevičius das On- und Offboarding von Mitarbeitern eine der größten Herausforderungen. Mit Lifecycle Management sind diese Prozesse nun vollständig automatisiert, ebenso wie die Provisionierung von 14 besonders intensiv genutzten Anwendungen wie Google Workspace, Microsoft 365, Slack und Zoom. API Access Management ermöglicht es dem IT-Team von Vinted, die APIs des Unternehmens von einem zentralen Punkt aus zu verwalten und zu kontrollieren, um Reibungspunkte und Risiken zu minimieren.
Vor Okta war es für Vinted normal, dass das manuelle Onboarding eines Benutzers 30 Minuten pro Anwendung dauerte. Angesichts des schnellen Wachstums hätte Vinted etliche zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen, um das manuelle Benutzer-Onboarding für die wichtigsten Anwendungen umsetzen zu können. Dank Okta musste Vinted jedoch nicht die Kosten der 37 neuen Mitarbeiter tragen, die erforderlich gewesen wären, um die grundlegenden administrativen Aufgaben in der IT zu bewältigen – wie eben das manuelle Onboarding.
Der Mehrwert von Okta reicht aber noch viel weiter. Ursprünglich mussten neue Mitarbeiter einen ganzen Arbeitstag warten, bis sie Zugriff auf ihre Anwendungen erhielten. Das war noch verhältnismäßig schnell. Doch als das Unternehmen aber rasant zu wachsen begann, wäre es irgendwann nicht mehr möglich gewesen, Anwendungen in diesem Tempo bereitzustellen. Mit Okta erfolgt die Bereitstellung der Apps vom ersten Tag an vollständig automatisiert. Dies hat Vinted 63.000 Stunden gespart – die Zeit, die neue Mitarbeiter sonst auf ihre Anwendungen gewartet hätten.
„Ohne das automatisierte Lifecycle Management von Okta hätten wir alleine für die Erstellung der Konnektoren für die Kernanwendungen ein bis zwei Monate pro Anwendung gebraucht – und das zusätzlich zum Aufbau einer Automatisierungs-Engine, was an sich schon ein Mammutprojekt ist. Mit Okta lassen sich eigenentwickelte Anwendungen innerhalb eines halben Tages in Lifecycle Management integrieren“, sagt Staškevičius.
Sicherheit und Komfort
Mit Okta war Vinted in der Lage, ein Zero-Trust-Modell einzuführen und zugleich den Bedienkomfort für die Benutzer zu verbessern. Das Unternehmen hat Single Sign-On für fast 400 Anwendungen integriert. Die Benutzer müssen sich also nicht mehr mehrere Kennwörter und Benutzernamen merken. Die VPN-Nutzung und die damit verbundenen Kosten sind ebenfalls zurückgegangen. Der Einsatz adaptiver Multi-Faktor-Authentifizierung, die Gerätezertifikate, IP-Adressen und andere Risikofaktoren berücksichtigt, vereinfacht die Anmeldung, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
„Wir haben für die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) früher Einmal-Passwörter verwendet. Allerdings mussten wir die Anfrage oft zweimal senden, da die SMS beim ersten Versuch nicht ankam. Dies sorgte für eine schlechte User Experience und verursachte hohe Kosten, weil das tägliche, zweimalige Versenden der SMS zu einem jährlichen Mehraufwand von 19.000 Stunden führte – und das nur für die Reaktion auf MFA-Sicherheitsabfragen“, erklärt Staškevičius.
Mit Okta sank die Anzahl der Stunden, die für die Multi-Faktor-Authentifizierung aufgewendet werden, auf 375 – nicht zuletzt dank schneller Push-Faktoren und adaptiver Intelligenz hinter den Sicherheitsabfragen. „Single Sign-On und Adaptive MFA haben uns geholfen, die richtige Balance zwischen Sicherheit und User Experiences zu finden“, bestätigt Staškevičius.
Eine Startrampe für Wachstum
Als Vinted Okta einführte, wuchs das Unternehmen rasant und sollte diesen Schwung auch für die nächsten drei Jahre beibehalten, in denen die Zahl der Mitarbeiter von 200 auf über 800 stieg. Früher dauerte das Onboarding eines neuen Mitarbeiters bis zu einen Tag, an dem E-Mails zwischen der Personalabteilung und der IT-Abteilung hin- und hergeschickt und die Anwendungen manuell eingerichtet wurden. Mit Okta erfolgt die Provisionierung der Anwendungen ab Tag 1 vollständig automatisiert.
„Ich wusste, dass wir wachsen würden. Aber das Tempo hat mich überrascht. Ohne Okta wäre das nicht möglich gewesen. Die Lösung hat uns geholfen, unsere Sicherheit zu verbessern und einfache administrative Aufgaben viel schneller zu erledigen“, so Staškevičius.
Okta hat nicht nur den Alltag für Staškevičius und das IT-Teams erleichtert, sondern auch die Abläufe bei Vinted spürbar vereinfacht. Das Unternehmen hat 394 Anwendungen mit Single Sign-On integriert, sodass die Benutzer einfach und schnell auf die benötigten Tools zugreifen können. „Wenn ich mit meinen Kollegen spreche, betone ich immer, dass Okta für sie und nicht für mich ist. Es geht um ihren Komfort“, sagt Staškevičius. „Ich habe ihnen gezeigt, wie sie mit einem einzigen Benutzernamen und einem einzigen Passwort auf alle Tools zugreifen können, die sie benötigen. Das ist es, was Okta uns ermöglicht.“
Durch die Optimierung der Workflows können sich die Mitarbeiter von Vinted ganz auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren: das Unternehmenswachstum und die Optimierung der Customer Experience. Auf diese Weise hat es Okta dem Unternehmen ermöglicht, in kürzester Zeit genügend Mitarbeiter einzustellen, um eine optimale Betreuung der 45 Millionen Vinted-Mitglieder zu gewährleisten.
„In den letzten drei Jahren konnten wir unseren Kunden schnelleren und besseren Support bieten“, sagt Staškevičius. „Das liegt auch daran, dass wir in der Lage waren, so viele Support-Mitarbeiter so schnell ins Boot zu holen. Das ist ein direktes Ergebnis unserer Zusammenarbeit mit Okta.“
Die gemeinsame Reise von Vinted und Okta ist dabei noch lange nicht zu Ende: Das Unternehmen sucht nach wie vor nach Optimierungspotenzialen. Derzeit arbeitet Vinted daran, die HR-Management-Plattform Workday zur zentralen Informationsquelle für Personalverwaltung und Gehaltsabrechnungen zu machen. Die Integration von Workday mit Okta wird die Abläufe noch weiter optimieren und die Effizienz steigern. Und das ist auch notwendig. Nach der Übernahme des niederländischen Startups United Wardrobe und dem Start in Italien Ende 2020 liegt der Fokus von Vinted auf der Expansion.
„Mit Okta haben wir die Architektur für unser weiteres Wachstum geschaffen“, sagt Staškevičius. „Wir kennen unser Ziel und wissen, wie wir es erreichen können.“
