Identity als Herausforderung
„Wir kennen unsere Mitglieder und wissen, wie sie unsere Gyms nutzen. Das macht uns zum besten Anbieter. Das können wir aber nur, wenn wir den richtigen Mitarbeitern den richtigen Zugriff auf die richtigen Daten geben. Um das zu leisten, benötigen wir eine sichere Umgebung – sowohl mit Blick auf die Daten als auch mit Blick auf den Betrieb. Gleichzeitig beschäftigen wir Hunderte Mitarbeiter. Nicht alle sind Technik-affin, und viele wechseln regelmäßig zwischen mehreren Standorten. Die Identities werden da schnell zur Herausforderung“, so McIntosh. „Daher mussten wir eine dedizierte Identity-Ebene erstellen, die es unseren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit effizient zu erledigen – und die uns dabei hilft, unsere wertvollen Daten und Systeme mit minimalem Aufwand und maximaler Sicherheit zu nutzen.
Verschärft wurde diese komplexe Aufgabe, als The Gym Group 2015 an die Börse ging – und die Technologie in allen Geschäftsbereichen erneuerte. Heute verwendet das Unternehmen eine Vielzahl von Enterprise-Software-Suiten – darunter Office 365 und Workday – sowie interne Lösungen für Health & Safety, Gym-Services, Mitgliederverwaltung und Marketing.
Vor der Einführung von Okta bedeutete jeder neue Kollege (oder jeder der relativ häufigen Standortwechsel eines Mitarbeiters) eine Wartezeit von 3 bis 5 Tagen, bis der Zugriff auf alle Anwendungen bereitstand – mit erheblichem Fehlerpotenzial. Dies lag unter anderem daran, dass jeder Benutzer, der in der HR-Lösung Workday angelegt oder aktualisiert wurde, anschließend von einem Drittanbieter manuell in die Verzeichnisse eingegeben werden musste. Okta hat diesen Prozess automatisiert, sodass Mitarbeiter heute vom ersten Tag an in den User Directories angelegt sind. Niemand muss mehr auf die Bereitstellung der Zugriffsrechte warten und Statusänderungen sind sofort in den Systemen vermerkt – ganz ohne Einbindung von Dritten.
Seit der Einführung von Okta ist die Zahl der Mitarbeiter bei The Gym Group von 500 auf 600 gestiegen. Okta hat die Erstellung der neuen Benutzer in den Directories vollständig automatisiert, indem alle erforderlichen Daten direkt von der Personalabteilung übernommen werden. Das spart der IT pro Jahr 25 Stunden für manuelle Dateneingaben.
Sobald ein neuer Benutzer in den Directories angelegt wird, benötigt er Zugriff auf Standard- oder Birthright-Anwendungen wie Office 365, Workday, Box, FreshService, PowerBI und Egencia. Früher erfolgte auch dies manuell und dauerte 15 Minuten pro Anwendung. Mit Okta wurde der Prozess automatisiert. Ohne Okta hätte The Gym Group allein in diesem Jahr 450 Stunden darauf verwendet, neue Benutzer in Birthright-Apps einzurichten. Dies entspricht Kosten für manuellen IT-Aufwand in Höhe von 17.000 £ pro Jahr. Mit Okta Day 1 lassen sich bis zu 6 Birthright-Apps zu 100 % automatisch bereitstellen, was Zeit und Kosten spart.
Durch die Automatisierung des Zugriffsmanagements für alle Plattformen konnte The Gym Group das On- und Offboarding von Mitarbeitern erheblich beschleunigen und sicherstellen, dass stets nur autorisierte Personen Zugriff auf die Plattformen haben. „Als die Gruppe expandierte und damit begann, überall im Land neue Gyms zu eröffnen, wurde es auch üblich, dass unsere Manager von Region zu Region wechseln. Das bedeutet, dass sich mitunter schnell ändert, auf welche Daten an welchen Standorten ein Manager zugreifen können muss“, ergänzt McIntosh. The Gym Group verfügt jetzt über mehr als 10 Kernanwendungen, die in die Workforce Identity Cloud-Plattform von Okta integriert sind, darunter Workday, Salesforce und Office 365. Die Mitarbeiter nutzen Single Sign-On (SSO) von Okta, um sich schnell und sicher bei allen Apps anzumelden.
Adaptive Multi-Faktor-Authentifizierung als Game-Changer
Darüber hinaus integrierte The Gym Group Anfang 2022 adaptive Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) von Okta – und erleichterte damit spürbar den Alltag der geografisch verteilten Teams, die regelmäßig zwischen den Standorten wechseln.
„Adaptive MFA ist für uns ein großer Pluspunkt. Wir können damit alle Anwendungen anbinden, die wir bis jetzt nicht integrieren konnten, und sparen zudem viel Zeit. Durch die Kombination von Adaptive MFA und Workday lassen sich Mitarbeiter einfach und schnell verschiedenen Standorten zuweisen und je nach Bedarf zu Gruppen und Plattformen hinzufügen und daraus entfernen. Wir können sogar ihre zuständigen Vorgesetzten ändern“, sagt McIntosh.
Die Verifizierung des Logins bei den einzelnen Systemen erfolgt über Okta Verify – eine Lösung, die den sicheren Anwendungszugriff über einen zweistufigen Verifizierungsprozess mit Push-Benachrichtigungen, einem temporären 6-stelligen Code oder biometrischen Merkmalen sicherstellt. „Okta Verify ist ein fantastisches MFA-Tool“, erklärt McIntosh. „Sie können es genau so konfigurieren, wie es am besten zu den jeweiligen Benutzern und Profilen passt. Das mächtige Werkzeug bietet zudem ein Höchstmaß an Sicherheit, ohne die User Experience für die Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Das ist viel wert. Sie bekommen einfach eine SMS auf ihr Smartphone oder ihre Smartwatch oder nutzen die Okta Verify-App.“
Vor Okta hatte The Gym Group MFA nur für eine ihrer Kernanwendungen aktiviert. Beim bisherigen Ansatz hätte jede Kernanwendung jeden Tag eine MFA-Sicherheitsabfrage generiert. Da Okta 10 tägliche Anwendungsauthentifizierungen zu einer einzigen konsolidierte, konnten 9 MFA-Abfragen vermieden werden. Dies entspricht einer Reduzierung um 90 %, was allein in diesem Jahr Einsparungen von 16.875 Arbeitsstunden (bzw. 513.000 £) entspricht.
Darüber hinaus hat The Gym Group mit Customer Identity Cloud kürzlich auch das Customer Identity and Access Management (CIAM) auf einen neuen Level gehoben. „Wir haben mit minimalem Aufwand über 800.000 Mitglieder von unserem proprietären System zu Customer Identity Cloud migriert und SSO-Zugriff (Single Sign-On) zu allen Kundenanwendungen ermöglicht. Derzeit schöpfen wir das Potenzial der Lösung noch nicht voll aus. Das wollen wir in den kommenden Monaten ändern“, so McIntosh.
Okta und Auth0 unterstützen bei der Governance-Dokumentation
Als börsennotiertes Unternehmen muss The Gym Group die Einhaltung mehrerer Compliance-Vorgaben sicherstellen. Da das Unternehmen heute zahlreiche Customer Identity Cloud-Lösungen einsetzt, ist dies einfacher geworden. McIntosh erklärt: „Dank Okta und Customer Identity Cloud haben wir jetzt einen wesentlich besseren Überblick über die Vorgänge im Unternehmen – und können unsere Sicherheitslage einfacher überprüfen und die Einhaltung der Compliance- und gesetzlichen Bestimmungen leichter im Blick behalten.“
Es gibt auch Überlegungen, The Gym Group nach ISO 27001 zertifizieren zu lassen. Die Okta-Lösungen werden diesem Standard schon heute gerecht, und McIntosh ist zuversichtlich, dass dies die Akkreditierung beschleunigen würde. „Die Tatsache, dass wir die Identity-Plattform von Okta für unser Informationssicherheitsmanagement nutzen, stellt alle unsere Stakeholder zufrieden – und hilft uns, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen“, sagt er. „Die Lösung beantwortet so viele Fragen, dass ich wesentlich besser schlafe, seit ich weiß, dass wir eine der führenden Plattformen für Identitäts- und Zugriffsmanagement einsetzen.“
