Vereinfachung der Prozesse mit standardmäßig enthaltenen Tools
Vor der endgültigen Entscheidung erstellte SUSE eine Staging-Umgebung, in der unterschiedliche Benutzergruppen und nicht-aktive Anwendungen mit Okta integriert wurden. Dieser Prototyp wurde innerhalb von weniger als einer Woche und lediglich mithilfe der Okta-Anleitungen und -Dokumentation erstellt. Dank der praktischen Erfahrung aus dieser Testphase verfügten die SUSE-Techniker anschließend über das notwendige Wissen, um den Migrationsprozess starten.
Zuerst erstellte SUSE die Benutzeridentitäten für die 1.900 Mitarbeiter und Auftragnehmer in Universal Directory. Anschließend begann das Unternehmen mit der Integration der jeweils benötigten Anwendungen und Systeme. Den Anfang machte ServiceDesk, die bei SUSE am häufigsten verwendete Anwendung.
„Bislang dauerte es mehrere Wochen, eine neue Anwendung in unseren Identity-Prozess aufzunehmen. Diese Arbeit musste von einer Person mit spezifischen Kenntnissen unserer Systeme durchgeführt werden. Mit Okta dauerte es weniger als eine Woche von der Entscheidung für eine neue Anwendung bis zu ihrer Bereitstellung für alle relevanten Benutzer. Okta bietet standardmäßige Integrationen und alle Anleitungen für ihre erfolgreiche Umsetzung. Das beschleunigt unsere Prozesse erheblich“, betont Chernikov.
Dank der Unterstützung durch einen dedizierten Customer Success Manager, der Empfehlungen für die erfolgreiche Bereitstellung wichtiger Anwendungen wie Microsoft 365 und Workday lieferte, konnte SUSE 74 aktive Anwendungen in Okta integrieren. Heute können Mitarbeiter und Auftragnehmer von SUSE dank Single Sign-On über eine vollständig angepasste Anmeldeseite von jedem Ort der Welt auf diese Anwendungen zugreifen. Das Zurücksetzen des Passworts ist zudem per Self-Service möglich. Hinzu kommt, dass SUSE das Risiko von Angriffen durch Anmeldedatenmissbrauch beseitigt, da die Mitarbeiter gerätegebundene adaptive Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden können. Dabei wird ihnen ein einmaliges Passwort zugeschickt, mit dem sie ihre Identität bei der Anforderung von Zugriff auf Anwendungen bestätigen.
Vor Kurzem konnte SUSE in Gesprächen mit dem Customer Success Manager weitere Automatisierungsmöglichkeiten aufdecken. Das Unternehmen implementierte daraufhin Advanced Lifecycle Management zur Automatisierung des On- und Offboarding-Prozesses von Teammitgliedern, sodass bei Neueinstellungen automatisch ein Account erstellt bzw. der Account beim Verlassen des Unternehmens deaktiviert wird und die Berechtigungen bei Positionswechseln angepasst werden. Zuvor musste der Zugriff auf die Anwendungen über die unterschiedlichen Systeme erfolgen, auf denen sie gespeichert waren. Chernikov erinnert sich: „Als ich zum Unternehmen stieß, musste ich mich mit vier unterschiedlichen Zugriffsmethoden für unterschiedliche Systeme vertraut machen. Jetzt ist das alles erheblich einfacher und stärker automatisiert. Wenn neue Mitarbeiter zu SUSE stoßen, können sie an einer zentralen Stelle auf ihre Anwendungen zugreifen und müssen sich keine großen Gedanken über die Identity machen – weil Okta diese Aufgabe übernimmt. Ein hervorragendes Tool ist wie hervorragendes Design: Es unterstützt Prozesse, ohne sich in den Weg zu stellen. Tatsächlich merken Sie häufig gar nicht, dass es überhaupt vorhanden ist.“
Mitarbeiter und Kunden: Mehr Zeit für wertvolle Interaktionen
Abgesehen von den internen Prozessen führte der Wechsel zu Okta auch zu Änderungen bei den SUSE-Kunden, die sich für den Zugriff auf Anwendungen und Services im SUSE-Portal anmelden müssen. „Wir haben SLAs (Service Level Agreements) mit unseren Kunden, in denen festgelegt ist, dass wir sehr schnell auf ihre Anfragen reagieren müssen. Das hängt direkt mit dem Identitäts- und Zugriffsmanagement zusammen, da die Kunden sich bei unserem System anmelden müssen, um auf unseren Service zuzugreifen. Die Tatsache, dass wir während der Umstellung des Identity-Prozesses kein einziges SLA verletzt haben, ist für uns also ein wichtiger Erfolg. Wir arbeiten mit wichtigen Unternehmen zusammen, die für ihre Kunden zeitkritische Aufgaben erfüllen. Deshalb war der reibungslose Wechsel zu Okta für sie und uns unverzichtbar“, so Chernikov weiter.
Mit API Access Management können SUSE-Kunden und -Partner über APIs auf Daten zugreifen und einen Workflow starten. Da es sich um einen automatisierten Prozess handelt, kann sich SUSE auf wertschöpfende Interaktionen mit Kunden konzentrieren, anstatt sich um Anmeldungen und Zugriffe zu kümmern.
„Bei uns dreht sich alles um die Lösung von Problemen“, fügt Fentiman hinzu. „Durch die Beseitigung komplizierter Anmeldeprozesse für unsere Kunden löst Okta für uns ein Identity-Problem, sodass wir uns auf die Lösung der Probleme konzentrieren können, die für unsere Kunden an erster Stelle stehen.“
Stärkere Automatisierung für mehr Innovationen
Im nächsten Schritt wird SUSE mithilfe von Okta weitere Aufgaben automatisieren. Dazu werden Systeme integriert, die bisher manuell synchronisiert werden. Ziel von SUSE ist, dass das IAM keine manuellen Anforderungen mehr erfordert. „Stärkere Automatisierung bedeutet mehr Zeit für unser Wertversprechen. Identity-Management gehört nicht zu unserem Geschäftsmodell. Wenn wir sie an Okta auslagern, können wir uns stattdessen auf die Unterstützung unserer Kunden, die Entwicklung neuer Produkte und die Weiterentwicklung unseres Geschäfts konzentrieren… Unsere Möglichkeiten sind schier grenzenlos! Ebenso wie SUSE entwickelt sich Okta ständig weiter. Daher können wir darauf vertrauen, dass Okta uns immer unterstützen wird“, betont Chernikov.
