Stärkung von Menschen und Gemeinschaften weltweit
Plan International ist ein Kinderhilfswerk mit dem Schwerpunkt auf der Förderung der Gleichstellung von Mädchen. Die NGO arbeitet seit mehr als 80 Jahren mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützern und Partnern in über 75 Ländern der Welt und will in den nächsten fünf Jahren das Leben von 100 Millionen Mädchen verändern.
„Wir haben auf Gemeindeebene begonnen, arbeiten mittlerweile aber auf allen Ebenen“, erklärt Ellen Wratten, Geschäftsführerin für Gleichstellung und Mädchenrechte. „Wenn man das Leben von Menschen in großem Maßstab verändern will, muss man mit Regierungen bei politischen Maßnahmen zusammenarbeiten und mit Unternehmen kooperieren. Wir arbeiten auch immer mit Kindern und Jugendlichen zusammen – sie können uns am besten sagen, welche Veränderungen für sie am wichtigsten sind.“
Die 12.000 Mitarbeiter von Plan International sprechen verschiedene Sprachen und leben und arbeiten in verschiedenen Zeitzonen. Technologie ist unverzichtbar, damit die Hilfsorganisation als geschlossenes, effektives Team mit verschiedenen Büros weltweit kommunizieren und zusammenarbeiten kann.
„Die Technologie hat Erstaunliches für unsere Zusammenarbeit geleistet“, sagt Wratten. „Wir benutzen sie bei allem, was wir tun.“
Noch wichtiger ist, dass die Technologie die Kernaufgabe von Plan International ermöglicht, die Rechte von Kindern zu fördern. Die Hilfsorganisation arbeitet teilweise in einem schwierigen Umfeld, in dem hochsensible Daten schwer zu erfassen sind und in der Vergangenheit auf Papier festgehalten wurden.
„Wir arbeiten mit gefährdeten Kindern, und ihr Vertrauen ist uns unglaublich wichtig“, sagt Wratten. „Deshalb müssen wir unsere Daten schützen.“
Plan International benötigte auch ein effizienteres und kostengünstigeres System für Identity and Access Management (IAM). Die Hilfsorganisation wollte mehr Flexibilität bei der Integration in Cloud-Anwendungen und der schnellen Bereitstellung der betreffenden Anwendungen erreichen. Dabei war klar, dass eine Entlastung der internen IT neue Ressourcen freisetzen würde, die der eigentlichen Aufgabe der Organisation zugutekommen.
Neue Lösungen für veraltete On-Premise-Systeme und Aufzeichnungen vor Ort
Da eine beträchtliche Menge an Daten auf Papier gesammelt wurde, musste Plan International Effizienzsteigerungen in seinen Prozessen erzielen. Die Mitarbeiter litten unter den schwerfälligen Altsystemen. Die Verwaltung des Status quo war nicht nur zeitaufwändig, sondern machte auch das Speichern von und den Zugriff auf Informationen zu einer Herausforderung. Dies war besonders problematisch, da im Non-Profit-Sektor Unternehmen unbedingt in der Lage sein müssen, ihre Wirkung und die Compliance zeitnah und transparent zu bewerten.
„Unsere Systeme und Abläufe waren isoliert und erforderten viele manuelle Tätigkeiten. Jetzt werden wir mehr und mehr zu einem technologieorientierten Unternehmen“, sagt Gareth Evans, Global IT Architect von Plan International. „Je schneller wir von der Datenerhebung über die Digitalisierung zur Auswertung der Daten und zur Berichterstattung kommen, desto schneller können wir effektive strategische Entscheidungen treffen.“
Bei den bisherigen Systemen bestand auch die Gefahr, dass sensible personenbezogene Daten in die falschen Hände geraten. Für Plan International war es von entscheidender Bedeutung, die IT-Infrastruktur zu modernisieren und diese Daten besser zu schützen. Die Organisation musste das IAM zentralisieren und blinde Flecken im Sicherheitssystem beseitigen.
„Die Sicherheit ist in den Ländern, in denen wir tätig sind, eine besondere Herausforderung“, sagt Evans. „Wir arbeiten mit einigen der am stärksten gefährdeten Menschen der Welt zusammen und müssen benutzerfreundliche User Experiences und Sicherheit in Einklang bringen – das ist ein schmaler Grat. Phishing und Ransomware-Angriffe nehmen immer mehr zu, daher sind wir immer bemüht, unsere Sicherheit weiter zu verbessern.“
Neben Prozessen, die Ressourcen und Infrastrukturen beanspruchten, bei denen ein Risiko von Datenverstößen besteht, verursachten die Altsysteme hohe Kosten, wie sie überall auftreten, wo mit Papierunterlagen gearbeitet wird. Plan International wollte seine Arbeitsabläufe optimieren, um die vorhandenen Mittel für andere Belange einsetzen zu können und seine Leistungen effektiv zu erbringen.
Vor der Implementierung von Okta war Plan International auch stark von Active Directory (AD) abhängig. Das Unternehmen hatte AD im Laufe der Jahre angepasst und war an einem Punkt angelangt, an dem es sich entscheiden musste, ob es weiterhin in die Technologie investieren oder die eigene IT-Infrastruktur überdenken sollte.
„AD war wartungsintensiv und kostspielig. Wir mussten das ändern, und das war der Anstoß für den Wechsel in die Cloud“, sagt Evans. „Letztendlich arbeiten wir mit knappen Budgets und wollen, dass unsere Arbeit die größtmögliche Wirkung entfaltet.“
Ausrichtung an Geschäftsbedürfnisse und ‑werten
Die Technologie von Plan International musste die komplexen, dringenden Probleme lösen, mit denen Kinder – insbesondere Mädchen – auf der ganzen Welt konfrontiert sind. Die Hilfsorganisation musste sich weiterentwickeln, da ihre globalen Zielgruppen und Partner bei der Kommunikation und Zusammenarbeit neue Wege gingen.
„Unsere Organisation muss das Potenzial der Technologie nutzen – und wir wollen, dass junge Menschen bestmöglich von dieser Technologie profitieren“, sagt Wratten.
Die Strategie von Plan International bestand in den letzten fünf Jahren darin, so viele Cloud-Lösungen wie möglich einzuführen, damit das IT-Team mit dem vorhandenen Budget den größtmöglichen Gegenwert erzielen kann. Die Hilfsorganisation wollte die Zeit, die für die Überwachung etwa von Rechenzentren und IP-Konnektivität aufgewendet wurde, besser nutzen.
„Wir wollten zukaufen, nicht selbst entwickeln, und mehr Volumen in unsere Investitionen verlagern“, sagt Evans. „Wir gehen nicht nur in die Cloud, sondern greifen nach den Sternen.“
Die Arbeit von Plan International setzt Offenheit für neue technische Lösungen voraus. Die Hilfsorganisation arbeitet derzeit an einem globalen Monitoring- und Bewertungssystem, mit dem Daten auf einem mobilen Gerät erhoben und sofort an das System gesendet werden können. Die Organisation benötigte einen Partner für das Zugriffsmanagement, der sie bei der Bewältigung dieser Betriebsumstellung unterstützt.
„Das Monitoring- und Bewertungssystem wird es uns ermöglichen, die Wirkung unserer Aktivitäten in den verschiedenen Regionen besser einzuschätzen – wo sie bereits maximal ist und wo wir uns verbessern können“, sagt Evans.
Neben den geschäftlichen Aspekten war es für Plan International wichtig, einen Identity-Anbieter mit ähnlichen Werten zu finden. Der Ausschreibungsprozess der Hilfsorganisation umfasst eine Scorecard, die Fähigkeiten, Kosteneffizienz und Unternehmensphilosophie erfasst.
„Wir erhalten die größte Wertschöpfung, wenn es eine echte Partnerschaft gibt und unser Partner bereit ist, mehr als nur Technologie, nämlich auch Zeit, Mühe und Erfahrung zu investieren und sich ernsthaft mit den Besonderheiten unserer Arbeit auseinanderzusetzen“, sagt Evans.
Plan International konnte bei der IAM-Lösung von Okta alle Punkte auf der Anforderungsliste abhaken. Genauso wichtig war aber, dass das Unternehmen sein soziales Engagement mit der Initiative Okta for Good unter Beweis stellte: Dieses Programm bietet gemeinnützigen Organisationen 25 kostenlose Lizenzen für Okta-Produkte sowie Vorzugspreise für zusätzliche Lizenzen und Produkte.
„Die Philosophie von Okta für gesellschaftliches Engagement war für uns ein Zeichen für ein Engagement im gemeinnützigen Sektor, das nicht selbstverständlich ist. Okta war nicht nur die richtige technische Lösung, das Unternehmen war auch der richtige Partner für uns. In einer Beziehung kommt es immer auf die Menschen an“, sagt Evans.
Einsatz neuer Technologien – schnell und schmerzlos
Nachdem sich Plan International und Okta über eine Vision einig geworden waren, die sowohl geschäftliche Anforderungen als auch organisatorische Werte berücksichtigte, war der erste Schritt die Einführung von Oktas Single Sign-On (SSO) und die Anbindung von Workplace by Facebook. Plan International wollte die neue SSO-Technologie schnell einführen und Vorteile wie die anpassbare User Experience, das sichere Directory und Echtzeit-Sicherheitsberichte nutzen.
„Das war unsere erste echte Cloud-Lösung, und wir wollten die Schwierigkeiten, die wir in der Vergangenheit hatten, nicht noch einmal erleben bzw. unser länger damit aufhalten“, sagt Evans. „Mit Okta haben wir nur 15 Minuten für die Bereitstellung gebraucht, und unsere Benutzer hatten Zugriff mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort. Es war keine Schulung nötig. Es war wirklich ein Kinderspiel.“
Zusätzlich zu den Vorteilen, die sowohl Mitarbeiter als auch externe Beteiligte durch SSO in Bezug auf Workflow und User Experience erhalten, kann Plan International den Zugriff auch einfacher über Oktas Universal Directory verwalten: Die Hilfsorganisation verfügt nun über ein zentrales System, über das sie alle Benutzer, Gruppen und Geräte aus einer Vielzahl von Quellen überwachen kann. Gleichzeitig ist es an AD angebunden, was Wildwuchs der Infrastruktur vermeidet.
„Nachdem wir nun von einem On-Premise-System auf eine Cloud-Lösung umgestellt haben, wird das Tempo, mit der wir Anwendungen dank Okta bereitstellen können, monatelange Entwicklungs-, Konfigurations- und Anpassungskosten einsparen. Das wird schnelle und einfache Entscheidungen ermöglichen, wie z. B.: Wem geben wir Zugriff auf was?“, sagt Evans.
Plan International hat Lifecycle Management von Okta für Workplace by Facebook und Office 365 eingesetzt: Die NGO arbeitet an einer Eigenentwicklung für ihre alte Identity-Synchronisierungslösung, um sie ebenfalls an Lifecycle Management anzubinden. Automatisierung und die vorintegrierte Bereitstellung sind nur zwei der Zeit- und Kostenvorteile für die Hilfsorganisation, die die bisher für manuelle IT-Vorgänge aufgewendeten Arbeitsstunden und die Möglichkeit von Fehlern bei der Rechtevergabe drastisch reduzieren.
Auch das Okta Integration Network bietet Mehrwert für Plan International: Das Netzwerk ermöglicht eine schnelle und nahtlose Integration mit Anwendungen, Personalinformationssystemen und IaaS-Anbietern (Infrastruktur als Service).
„Das Okta Integration Network ist für uns zu einem Marktplatz geworden, auf dem wir uns auf der Suche nach bestimmten Funktionen zuerst umsehen. Wenn wir eine Lösung im Netzwerk wählen, sparen wir bei der Bereitstellung sowohl Zeit als auch Geld“, sagt Evans.
Kundenorientierter Identity-Management-Ansatz
Plan International ist heute kundenorientierter denn je, und das moderne IAM hat dazu beigetragen, diesen Richtungswechsel zu ermöglichen. Das IT-Team der Organisation kann sich auf die Organisation konzentrieren und mit ihren technischen Lösungen ihre Kunden bestmöglich versorgen.
„Anstatt sich durch die Entwicklung von Integrationen für Identity-Lösungen lähmen zu lassen, kann unser Team versuchen, den Wert dieser Anwendungen für uns zu steigern. Wir brauchen keine IT-Mitarbeiter, die sich auf Okta konzentrieren“, sagt Evans.
Ein Paradebeispiel dafür ist das Registrierungsprogramm von Plan International für Bürgerinnen und Bürger, bei dem das Innovationsteam der Organisation derzeit mit der Regierung von Bangladesch zusammenarbeitet, um diese Anwendung in großem Maßstab zu implementieren. Dieser Prozess wird durch die Integrationsmöglichkeiten von Okta schneller und reibungsloser ablaufen.
„Das ist für die Rechte von Kindern und Mädchen wirklich wichtig. Wenn man keine Identität hat, ist es sehr schwierig, zur Schule zu gehen und auf die Leistungen zuzugreifen, die man braucht, um sich zu entwickeln“, sagt Wratten.
Plan International hat jetzt auch einen besseren Überblick über Daten, die strategischen Entscheidungen zugrunde liegen. Die Organisation hat Okta in ihr finanzielles ERP-System integriert, das einen besseren Einblick in die Kosteneffizienz verschiedener Betriebsbereiche ermöglicht.
„Diese Änderung wird unsere Arbeitsweise verbessern, damit wir unsere Wirkung auf der ganzen Welt verstärken und uns und anderen Beteiligten gegenüber besser Rechenschaft ablegen können“, sagt Wratten.
Auch für die Mitarbeiter von Plan International hat sich die User Experience seit der Einführung von Okta verbessert, obwohl noch einige Anwendungen zu integrieren sind. Eines der Ziele der Hilfsorganisation bestand darin, IT-Reibungsverluste zu reduzieren, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Aufgabe der Kinderhilfe konzentrieren können und sich nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten für mehrere Systeme belasten müssen.
„Wenn Sie am entlegensten Ort der Welt arbeiten, stehen Sie vor zahlreichen Problemen. Benutzername und Passwort sollten nicht dazu gehören“, sagt Evans. „Konnektivität wird immer eine Herausforderung sein, aber wir können zumindest unsere IT als Problem ausschließen.“
Weiterhin ambitionierte Ziele
Plan International hat sich in den letzten 80 Jahren stark verändert, und die Organisation ist nach wie vor sehr ambitioniert. Die Hilfsorganisation weiß, dass sie starke Partnerschaften benötigt, um dieses Ziel zu erreichen, auch Partnerschaften mit dem Technologiesektor.
„Durch die Zusammenarbeit mit anderen können wir viel mehr erreichen“, sagt Wratten. „Wir wollen in einer Welt leben, in der jedes Mädchen und jeder Junge lernen, sich entfalten, Erfolg haben und eigene Entscheidungen treffen kann.“
Daten sind der Grundpfeiler der digitalen Strategie von Plan International, und das aus den Daten gewonnene Wissen ist entscheidend für die Umsetzung der Ziele. Eine moderne IAM-Lösung ermöglicht der Organisation mehr Überblick über die Wirkung ihrer weltweiten Aktivitäten und die eigene Compliance.
Für die Zukunft hat Plan International die Einführung adaptiver Multi-Faktor-Authentifizierung als möglichen nächsten Schritt im Blick: Diese Lösung beinhaltet eine Vielzahl von Zweitfaktoren, mit denen die Anwendungssicherheit verbessert und der User Account-Verlauf für die Risikoanalyse genutzt werden kann.
„Wir müssen mit der Zeit gehen. Wir müssen akzeptieren, dass die Daten, die wir haben, sehr sensibel sind und dass mehr Menschen versuchen, Zugriff auf sie zu erhalten“, sagt Evans.
Da Technologien wie KI und maschinelles Lernen sowie prädiktive Analytik immer häufiger eingesetzt werden, sieht Plan International die Möglichkeit, in diesen Bereich vorzudringen und neue Instrumente zu nutzen, um sich von anderen Organisationen abzuheben.
„Ich habe die Entwicklung der Technologie in meinen 17 Jahren hier gesehen“, sagt Evans. „Wir haben gesehen, wie unser Rechenzentrum wächst, wie wir aus dem Rechenzentrum ausgestiegen sind, und jetzt von den On-Premise-Standorten in die Cloud wechseln. Ich bin begeistert über alles, was wir mit Daten machen und wie wir mit Okta mehr erreichen können, als es für uns allein je möglich gewesen wäre.“
Über Plan International
Plan International ist eine unabhängige Entwicklungshilfe- und Nichtregierungsorganisation, die sich für die Rechte von Kindern und die Gleichstellung von Mädchen einsetzt. Plan International wurde 1937 gegründet und arbeitet heute mit Regierungspartnern und Partnern aus der Privatwirtschaft auf der ganzen Welt zusammen. Ziel der Hilfsorganisation ist es, das Leben von 100 Millionen Mädchen innerhalb der nächsten fünf Jahre zu verändern.
